Delegieren ohne Weisungsbefugnis: So geht’s!

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Sind Sie selbst Projektleiter eines Teams oder haben Kollegen, welchen Sie Aufgaben abtreten dürfen, denen gegenüber Sie aber nicht weisungsbefugt sind? Dann kennen Sie die Schwierigkeiten nur allzu gut: wie delegieren Sie, wenn die hierarchische Macht fehlt oder die Organisation in Netzwerken strukturiert ist, in denen Menschen überzeugt und nicht verpflichtet werden können? Fern von struktureller Macht ist hier Motivations- und Organisationsfähigkeit gefordert.

Zunächst einmal stellt sich die Frage: Kennen Sie die Motive Ihrer Mitarbeiter, in Ihrem Unternehmen oder in Ihrem Projekt (mit) zu arbeiten?

Drei mögliche Motive Ihrer Mitarbeiter sind für Sie von besonderem Interesse. McClelland beschreibt sie in seiner Motivationstheorie (1961) so:

1) Leistungs-Motiv

Einige Mitarbeiter sind schon durch Leistung an sich motiviert, manche sind kleine Perfektionisten. Sie möchten besser sein als andere oder die eigene Höchstleistung beim nächsten Mal übertreffen. Sie haben sich freiwillig für ein Projekt entschieden, dieses wertet das eigene Tätigkeitsspektrum auf und bietet ihnen eine Qualifizierung für spätere Karriereaussichten. Geben Sie ihnen durch Delegation einen entsprechenden Handlungsspielraum, Entscheidungsfreiheiten und das nötige Vertrauen.

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Erfolgreiche Delegation ohne Weisungsbefugnis

Wie delegieren, wenn die hierarchische Macht fehlt oder die Organisation in Netzwerken strukturiert ist, in denen Menschen überzeugt und nicht verpflichtet werden können? Hier lernen Sie, wie Sie Aufgaben erfolgreich schriftlich und mündlich vermitteln, auch mal „Nein“ sagen und sich so selbst entlasten, Projekte am Laufen halten und Ihren Arbeitsalltag effektiv gestalten.


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2) Macht-Motiv

Mitarbeiter mit einem starken Macht-Motiv bzw. Interesse an Einfluss und Status benötigen von Ihnen einen hohen Gestaltungsfreiraum. Sie verfolgen das Ziel, andere von ihrer Vorgehensweise, Fachwissen und ihren Zielen zu überzeugen. Diese Kollegen neigen dazu, Informationen als Machtmittel zu nutzen und sie bewusst vor anderen zurückzuhalten. Diese Mitarbeiter freuen sich über Verantwortung, Titel, weitere Handlungsspielräume und Einfluss auf Teamentscheidungen.

3) Zugehörigkeits-Motiv

Echte Teamplayer sind verlässliche Kollegen mit dem Wunsch nach Zugehörigkeit, denn sie arbeiten gern in der Gruppe und suchen stets den Kontakt und Austausch, besonders bei Problemen. Bei der Delegation sind ihnen eine regelmäßige Absprache, verbindliche Meetings und die persönliche Wertschätzung wichtig.

Die vier Erfolgsfaktoren erfolgreicher Delegation

Die Mitarbeiter mit dem richtigen Anreiz anzusprechen reicht nicht aus. Delegieren heißt, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten an Kollegen und Projektmitarbeiter zu übertragen und dabei das Ziel des Ganzen zu vermitteln. Einerseits soll Ihr Mitarbeiter wissen, wofür er diese Aufgabe übernimmt und damit Ziel und Nutzen kennen. Sie sollten andererseits wissen, dass erfolgreiche Delegation folgende vier grundlegende Punkte beherzigt:

  1. Eine eindeutig definierte Aufgabe mit einer Aussage zur Priorität, dem zu erwartenden Zeitaufwand und der zur Verfügung stehenden Mittel.
  2. Ein eindeutig definiertes Ziel sowohl in qualitativer als auch in quantitativer Hinsicht bzw. ein Ergebnis, das erreicht werden soll.
  3. Eindeutig definierte Befugnisse oder Kompetenzen.
  4. Loslassen können und damit eindeutige Aufgabenübertragung ohne Einschränkung.

Erst wenn Ihr Mitarbeiter diese vier Eckpunkte übertragen bekommt, kann er auch die Aufgabe übernehmen. Sie schließen mit Ihrem Mitarbeiter dann ein Committent. Manchmal fällt das schwer, weil die eigenen Kontrollbedürfnisse und die Ansprüche an Genauigkeit dem entgegenstehen.

Das Delegationsgespräch – worauf Sie im Gespräch achten sollten

Im Delegationsgespräch geben Sie dem Mitarbeiter bzw. Kollegen Orientierung über die jetzige Situation und ermöglichen ihm, den Auftrag richtig zu verstehen und einzuordnen. Dies verläuft optimalerweise so:

  • Beginnen Sie mit einem Warm up (Small Talk) als positiven Einstieg.
  • Besprechen Sie die derzeitigen Aufgaben des Mitarbeiters.
  • Wecken Sie bei Ihrem Mitarbeiter Interesse für die neue Aufgabe.
  • Formulieren Sie klare Erwartungen bezüglich der zu erreichenden Ergebnisse.
  • Vereinbaren Sie die Art und Weise der Kontrolle sowie den Zeitpunkt.
  • Beenden Sie mit einem Cool down als positiven Ausstieg.

Fazit

Die richtige Delegation von Aufgaben und Arbeitspaketen motiviert nicht nur Ihre Mitarbeiter und Kollegen – sie verschafft Ihnen auch Freiräume für Ihre eigenen Aufgaben und der aktiven Steuerung Ihres Tagesablaufs. Es lohnt sich, sich auf Delegationsgespräche gut vorzubereiten und das eigene Bedürfnis nach Kontrolle abzustreifen, um so optimale Ergebnisse zu ermöglichen.

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Delegieren - aber richtig!

Mehr führen – weniger durchführen! Steigern Sie Commitment und Eigenverantwortung Ihrer Mitarbeiter durch wirkungsvolle Delegation und motivieren Sie Ihr Team zu Bestleistungen. Erzielen Sie deutlich bessere Arbeitsergebnisse mit einer sicheren Führungskommunikation, zielgerichteter Vor- und Nachbereitung und wirkungsvollem Feedback. Entlasten Sie sich selbst und steigern und erreichen Sie vereinbarte Ziele schneller und effektiver.


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Über den Autor

ist zertifizierte Trainerin, NLP-Practicioner (DVNLP),
Team-Coach (LNLPT), Coach und Mediatorin. Ihre Trainingsschwerpunkte umfassen die Bereiche Führung, Kommunikation, Teamentwicklung, konstruktiver Umgang mit Konflikten. Stefanie Rathmann verfügt über langjährige Erfahrung als Referentin für Personalentwicklung und ist Leiterin einer Sprachschule.

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