Für viele Wanderbegeisterte und Radsportenthusiasten ist die Alpenüberquerung ein festes Ziel auf ihrer Bucket List. Diese sportliche Herausforderung ist natürlich nicht ohne eine gute Vorbereitung und Zeitplanung zu bewältigen. Ähnlich verhält es sich auch im Arbeitsalltag: Wenn uns die To-Do-Liste mal wieder wie ein unbezwingbarer Berg und der Tag viel zu kurz im Verhältnis der zu erledigenden Aufgaben erscheint, hilft nur eins: exzellentes Selbst- und Zeitmanagement. Um dies zu erreichen, bedarf es der richtigen Werkzeuge. Zwei sehr populäre Methoden, um sowohl Privat- als auch Berufsleben besser zu strukturieren sind die ALPEN-Methode und die „Getting Things Done“ Methode. Diese möchten wir Ihnen im Folgendem vorstellen.
Den Arbeitsberg bezwingen mit der ALPEN-Methode
Eine einfache, aber effektive Art, den Tagesablauf zu planen und das Zeitmanagement zu optimieren ist die sogenannte ALPEN-Methode – damit Sie in stressigen und chaotischen Zeiten schnell „über den Berg” sind.
Bei dieser vom Zeitmanagement Experten Lothar Seiwert entwickelten einfachen Methode geht es darum, sich einen schnellen und effektiven Überblick über alle anstehenden Aufgaben zu verschaffen. Hierzu nutz man die Buchstaben ALPEN. Am besten schreibt man dazu am Vorabend alle Aufgaben, Termine und Aktivitäten (A) des nächsten Tages auf und versucht die ungefähre Länge einzuschätzen (L). Da man sich meist verschätzt, was den zeitlichen Aufwand betrifft, baut man nun Puffer (P) ein. So lässt es sich zeitlich flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren und man erhält einen Überblick über die kommenden Aufgaben, Termine und Aktivitäten und deren zeitlichen Aufwand. Nun gilt es zu entscheiden (E) womit am nächsten Morgen als erstes begonnen werden soll. Am besten schluckt man die dickste Kröte, also die Aufgabe, für die man die meiste Konzentration braucht, gleich als erstes am Morgen. Eat the frog first heißt es nicht ohne Grund im Zeitmanagement. Morgens sind wir noch konzentriert und können Dinge rasch erledigen. Im Laufe des Tages kommen leider viele neue Anfragen und Ablenkungen hinzu. Das Tagesgeschäft lässt uns dann kaum noch Zeit für die wichtigen Aufgaben des Tages.
Nicht zu vergessen: am Ende des Arbeitstages eine Bilanz ziehen und nachkontrollieren (N). Gleichzeitig kann man nun auch schon den kommenden Tag planen.
Feierabend-Routine: Letztendlich fällt auch das Abschalten nach dem Arbeitstag leichter, wenn Sie die ALPEN Methode nutzen. Der kommende Tag ist vorbereitet, alle Termine und Aufgaben sind klar. Der Mental Load und der Stress werden minimiert. Mit cleverer Selbstorganisation haben Sie weniger Stress und Zeit und Kraft zum Auftanken im Privatleben.
Stress reduzieren mit effizienten Listen: Die „Getting Things Done“ Methode
Die Zeitmanagementmethode „Getting Things Done“ (kurz: „GTD“) eignet sich besonders gut für Menschen, die sich schnell von ihren täglichen Verpflichtungen überfordert fühlen, alles auf den letzten Drücker erledigen und gerne mal Aufgaben oder Termine aus den Augen verlieren. Wer jedoch eine Abneigung gegen Listen hat, dürfte sich mit GTD eher schwertun, da es sich um ein Allroundsystem handelt, das mit Listen und Terminkalender für Beruf und Privatleben arbeitet.
Im Kern geht es darum, das Gehirn zu entlasten und Stress zu reduzieren, indem alle Aufgaben schriftlich erfasst werden und daher nicht mehr vergessen. So können wir in Ruhephasen besser entspannen und das nächtliche, schlafraubende Grübeln nimmt ab. Umfangreichere Aufgaben werden in kleinere Teilaufgaben aufgesplittet, und auf konkrete Termine festgelegt. Zu guter Letzt stellen tägliche und wöchentliche Reviews sicher, dass wir alle Projekte und To-Do’s im Blicke behalten.
Die vom US-Produktivitätsberater David Allen entwickelte Methode gliedert sich in fünf aufeinander aufbauende Schritte:
1. Sammeln
2. Verarbeiten
3. Organisieren
4. Durchsehen
5. Erledigen
1. Schritt: Sammeln
Zuerst sammeln Sie alle Termine, Aufgaben und Ideen aus Ihren digitalen, wie analogen Eingängen (Mail-Postfach, Tischkalender, OneNote, etc.) und halten Sie fest. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie diese digital (Zum Beispiel mit Evernote oder Trello) oder handschriftlich zusammentragen.
2. Schritt: Verarbeiten
Um festzustellen, wie mit den einzelnen Aufgaben zu verfahren ist, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
1. Worum handelt es sich?
2. Wie viel Zeit beansprucht die Aufgabe?
3. Wird eine Aktion benötigt? Ja/Nein
Lautet die Antwort auf die letzte Frage Nein, gibt es folgende Möglichkeiten:
• Die Notiz kann entsorgt werden, da sie nicht mehr gebraucht wird.
• Sie können derzeit nicht handeln, müssen es vielleicht aber später. In dem Fall wird die Notiz in einem „Vielleicht“ Ordner gespeichert.
Lautet Ihre Antwort auf die letzte Frage Ja, haben Sie folgende Optionen:
• To-Dos, die in weniger als zwei Minuten bearbeitet werden können, sollten Sie direkt erledigen und nicht ins GTD-System übernehmen.
• Alle Aufgaben, die mehr als zwei Minuten in Anspruch nehmen, werden in die entsprechenden GTD-Listen übertragen (Siehe Schritt 3).
• Delegieren Sie Aufgaben, falls möglich. Diese To-Dos werden in der Warteliste/Erinnerungsliste vermerkt (siehe Schritt 3).
Tipp: Es gibt immer unvorhersehbare Aufgaben, die uns jederzeit im Verlauf des Tages „überraschen“ können. Für diese Aufgaben sollte täglich Notfallzeitpuffer eingeplant werden.
3. Schritt: Organisieren
Nun müssen alle Aufgaben in unterschiedliche Listen einsortiert werden. Alle Aufgaben, die eine Handlung erfordern und länger als zwei Minuten in Anspruch nehmen, kommen entweder auf die „Nächste Schritte”-Liste oder werden als Projekt erfasst und in Teilschritte zerlegt (siehe unten)
Projekte
Laut GTD-Methode ist jede Aufgabe, die verschiedene Schritte enthalten, sind ein Projekt. Das trifft auf einen geplanten Umzug ebenso zu, wie auf die Erstellung einer Website oder Marketingkampagne. Erfassen Sie zunächst alle Projekte auf einer Projektliste, und definieren dann für jedes Projekt die einzelnen Teilschritte, die Sie als festen Termin inklusive Deadline und rechtzeitiger Erinnerung in Ihrem Kalender festhalten. Alle To-Dos, die Sie delegiert haben, setzen Sie auf eine Warte-, beziehungsweise Erinnerungsliste.
Nächste Schritte
Hier werden alle Aufgaben erfasst, die (im Gegensatz zu Projekten) in einem Schritt durchgeführt werden können. Nun ordnen Sie die einzelnen To-Dos nach Priorität und halten zudem die Zeit fest, die Sie voraussichtlich für die Bearbeitung benötigen.
Warteliste/Erinnerungsliste
Alles, was delegiert wurde, wird auf einer Warteliste-, beziehungsweise Erinnerungsliste notiert und abgehakt, sobald die andere Person sie abgeschlossen hat.
Vielleicht-Irgendwann-Liste
Auf dieser Liste notieren Sie Aufgaben, die nicht eilig oder besonders dringend sind, aber trotzdem irgendwann erledigt werden sollten (zum Beispiel PC aufräumen oder Büro entrümpeln).
Übrigens handelt es sich bei den aufgeführten Listen lediglich um Vorschläge. Natürlich steht es Ihnen frei, die Listen anders zu benennen oder zu erweitern.
Schritt 4: Durchsehen
Zwar sorgen Sie durch das Organisieren Ihrer Termine und Aufgaben für Übersichtlichkeit, allerdings ist dies noch kein Garant dafür, dass alles in der vorgesehenen Zeit erledigt wird und Ihre Produktivität steigt. Damit dies gelingt, müssen die Listen regelmäßig anhand von Reviews durchgesehen und überprüft werden – nur so können Sie sicher sein, dass das System auf dem neusten Stand ist und Ihnen nichts „durchrutscht“. Erst dann ist es möglich, sich voll und ganz auf die aktuell anstehende Aufgabe zu konzentrieren, ohne Angst, etwas zu vergessen.
Tägliche Reviews:
Gehen Sie mindestens einmal täglich Ihre Aufgabenliste durch, um zu kontrollieren, ob sie noch auf dem aktuellen Stand und alle erledigten To-Dos gestrichen sind und um die nächsten Aufgaben auszuwählen. Den Kalender hingegen sollten Sie mindestens zweimal täglich checken, um keine Termine zu verpassen. Leeren Sie auch täglich alle Eingangskörbe.
Wöchentliche Reviews:
Einmal pro Woche sollten Sie eine Wochendurchsicht vornehmen. Überprüfen Sie Termine, ordnen gegebenenfalls Prioritäten neu und sortieren Sie erledigte Aufgaben aus, um den Überblick zu behalten. Darüber hinaus werden bei den wöchentlichen Reviews auch neue Projekte ins System eingepflegt und nächste Teilschritte definiert.
Schritt 5: Erledigen
Der letzte Schritt der GTD-Methode ist selbsterklärend: Die Planung ist abgeschlossen und es geht endlich an die aktive Umsetzung der Aufgaben.
Die Getting Things Done Methode ist nicht kompliziert, aber komplex. Es wird einige Zeit benötigen, bis Ihnen das System in Fleisch und Blut übergeht. Lassen Sie sich davon aber nicht abschrecken. Die Zeit, die Sie zunächst für das Etablieren der Methode benötigen, zahlt sich schon bald durch eine strukturiertere und effizientere Arbeitsweise und gesteigerte Produktivität aus.
„Getting things done“ im Alltag anwenden
Eine gute Unterstützung für GTD bietet Outlook. Damit lassen sich zum Beispiel Aufgaben und Projekte als Termine in den Kalender eintragen. So ist eine feste Zeit für die jeweilige Aufgabe reserviert, und Outlook erinnert rechtzeitig daran, dass wir uns darum kümmern sollten. Es lassen sich auch direkt Aufgaben erstellen, terminieren und diesen Prioritäten zuweisen.
Zusätzlich bietet Outlook die Möglichkeit, einen Statusbericht in Form einer E-Mail an Kollegen oder den Chef zu senden. Gerade in Zeiten von Homeoffice bietet das Tool eine gute Möglichkeit, die eigene Leistung sichtbar zu machen und in Kontakt zum Team zu bleiben. Auch auf Meeting-Einladungen, die per E-Mail in Outlook ankommen, lässt sich Getting Things Done anwenden. Sobald der Termin bestätigt ist, wird dieser automatisch in den Outlook Kalender übertragen. Ohne weiteres Zutun wird aus der Aufgabe „Teilnahme am Meeting xy“ ein Termin, an den wiederum das System eigenständig erinnert und die Aufgabe wandert von einer Stufe im GTD System in die nächste.
Fazit:
Die hier beschriebenen Zeitmanagement-Methoden lassen sich sehr gut kombinieren. Leider gibt es nicht die eine, für alle perfekte Zeitmanagementmethode. Probieren Sie die hier vorgestellten Tools einfach einmal aus und testen Sie weitere Methoden. Prüfen Sie, was sich in Ihren Alltag integrieren lässt und lesen Sie dazu auch die folgenden Artikel:
Wenn’s eng wird: 6 Tipps für besseres Zeitmanagement
Von Zeitmanagement zur Zeitkompetenz
