Wissenstransfer im Unternehmen

Ihre erfahrenste Projektleiterin geht in Rente. Der Vertriebsexperte wechselt zur Konkurrenz. Die IT-Spezialistin verabschiedet sich in Elternzeit. Was bleibt? Oft nur Wissenslücken, die Teams ausbremsen und Projekte verzögern. Wissenstransfer im Unternehmen ist längst wirtschaftliche Pflicht. Wer heute strategisch denkt, sichert das Wissen seiner Organisation – bevor es verschwindet.

Wissenstransfer: Das Wichtigste in Kürze

• Wissenstransfer sichert kritisches Wissen bei Personalwechseln und schafft wirtschaftliche Vorteile durch schnelleres Onboarding und optimierte Prozesse.
• Explizites Wissen lässt sich gut dokumentieren, während implizites Erfahrungswissen persönlichen Austausch erfordert.
• Erfolgreiche Strategien kombinieren personifizierte Methoden wie Mentoring mit kodifizierten Ansätzen wie Wikis und Datenbanken.
• Die Umsetzung folgt in fünf Schritten: Wissensträger:innen identifizieren, Risiken analysieren, Methoden wählen, Strukturen schaffen und Erfolg messen.
• Eine starke Wissenskultur mit Führungsunterstützung, klaren Anreizen und digitalen Tools macht Wissenstransfer im Unternehmen nachhaltig wirksam.

Was ist Wissenstransfer?

Wissenstransfer beschreibt den gezielten Prozess, bei dem Wissen zwischen Personen, Teams oder Abteilungen weitergegeben wird. Anders als beim Wissensmanagement, das den gesamten Umgang mit Wissen im Unternehmen umfasst, konzentriert sich Wissenstransfer auf den konkreten Austausch.

Die Abgrenzung zum Lerntransfer ist ebenfalls wichtig: Während Lerntransfer die Anwendung von neu Erlerntem in der Praxis meint, geht es beim Wissenstransfer um die Weitergabe von vorhandenem Wissen.

Warum ist Wissenstransfer für Unternehmen unverzichtbar?

• Wissensverlust stoppen: Wenn Mitarbeitende in Rente gehen oder das Unternehmen verlassen, nehmen sie jahrelange Erfahrungen mit. Der Generationswechsel von Baby Boomern zu Digital Natives verschärft diese Herausforderung.
• Onboarding beschleunigen: Neue Kollegen und Kolleginnen erreichen schneller ihre volle Leistungsfähigkeit, wenn sie auf strukturiert aufbereitetes Wissen zugreifen können.
• Prozesse optimieren: Doppelarbeit verschwindet, wenn Teams voneinander lernen und bewährte Lösungen austauschen.
• Innovationen fördern: Wissensaustausch schafft neue Perspektiven und treibt kreative Lösungen voran – ein echter Wettbewerbsvorteil in einer dynamischen Wirtschaft.

Explizites und implizites Wissen: Die zwei Seiten der Medaille

Nicht jedes Wissen lässt sich gleich leicht weitergeben. Die Unterscheidung zwischen explizitem und implizitem Wissen hilft, die richtige Strategie zu wählen.

• Explizites Wissen können Sie dokumentieren und strukturieren. Es steckt in Handbüchern, Prozessbeschreibungen, Datenbanken und Anleitungen. Die Weitergabe funktioniert reibungslos – vorausgesetzt, jemand schreibt es auf.
• Implizites Wissen ist schwieriger zu greifen. Dieses Erfahrungswissen entsteht durch Jahre der Praxis: das Gespür für Kundenbedürfnisse, die Fähigkeit, Konflikte zu deeskalieren, oder die Intuition bei komplexen Entscheidungen. Oft wissen die Wissensträger:innen selbst nicht, was sie alles wissen – sie handeln einfach.

Die größte Herausforderung beim Wissenstransfer in Organisationen: Implizites Wissen macht den Großteil des Unternehmenswissens aus. Wer nur auf Dokumentationen setzt, verliert den wertvollsten Teil.

Personifizierter und kodifizierter Wissenstransfer

Um beide Wissensformen zu sichern, brauchen Sie unterschiedliche Ansätze.

Personifizierter Wissenstransfer: Mensch zu Mensch

Beim personalisierten Ansatz steht der direkte Austausch im Zentrum. Menschen lernen durch Beobachtung, Dialog und gemeinsame Praxis voneinander. Diese Form eignet sich besonders für implizites Wissen und Erfahrungswissen.

Typische Formate:

• Mentoring-Programme
• Job Shadowing (Mitarbeitende begleiten Experten und Expertinnen im Arbeitsalltag)
• Communities of Practice, in denen Kollegen und Kolleginnen mit ähnlichen Aufgaben regelmäßig Erfahrungen austauschen

Kodifizierter Wissenstransfer: Wissen dokumentieren und strukturieren

Der kodifizierte Ansatz setzt auf die systematische Erfassung und Speicherung. Sie dokumentieren Wissen in Wikis, Datenbanken, Prozessbeschreibungen oder Wissenslandkarten. Diese Methode funktioniert hervorragend für explizites Wissen.

Typische Formate:

• Unternehmens-Wikis
• Video-Tutorials
• Standard Operating Procedures (SOPs)
• FAQ-Datenbanken

Die Balance finden: Kombinierte Ansätze

Die erfolgreichsten Unternehmen kombinieren beide Strategien. Hansen, Nohria und Tierney unterschieden bereits 1999 in ihrem wegweisenden Artikel die Kodifizierungs- und Personalisierungsstrategie. Die Kunst liegt darin, je nach Wissensart und Unternehmenskultur die richtige Balance zu finden.

Diese Kombination verschafft wirtschaftliche Vorteile: Kodifiziertes Wissen skaliert gut, während personifizierter Austausch die Tiefe sichert. Beratungsunternehmen setzen oft auf Personalisierung, während produzierende Unternehmen stärker auf Kodifizierung bauen.

Theoretische Modelle für den Wissenstransfer

Einige bewährte Modelle helfen, Wissenstransfer organisieren zu können.

SECI-Modell nach Nonaka & Takeuchi

Das SECI-Modell beschreibt, wie Wissen zwischen implizit und explizit hin- und herwandert:

• Sozialisierung (Socialization): implizites Wissen durch gemeinsame Erfahrung teilen (zum Beispiel beim Job Shadowing)
• Externalisierung (Externalization): implizites Wissen in Worte fassen und dokumentieren
• Kombination (Combination): verschiedene explizite Wissensquellen zu neuem Wissen verbinden
• Internalisierung (Internalization): dokumentiertes Wissen durch Anwendung verinnerlichen

Drei-Phasen-Modell

Dieses pragmatische Modell strukturiert jeden Wissenstransfer-Prozess in drei Schritte:

• Initiierung (Bedarf erkennen und Partner finden)
• Übertragung (Wissen aktiv weitergeben)
• Integration (Wissen im neuen Kontext verankern)

Es hilft besonders bei der Planung konkreter Projekte.

TOM-Modell

Das TOM-Modell zeigt die drei Erfolgsdimensionen für Wissenstransfer:

• Technologie (passende Tools bereitstellen)
• Organisation (Strukturen und Prozesse schaffen)
• Mensch (Motivation und Kompetenzen fördern)

Nur wenn alle drei Dimensionen zusammenwirken, gelingt nachhaltiger Wissenstransfer.

Methoden und Instrumente für erfolgreichen Wissenstransfer

Die Theorie kennen Sie jetzt. Welche konkreten Methoden funktionieren in der Praxis?

Strukturierte Wissenssicherung

Diese Instrumente helfen, explizites Wissen zu bewahren:

• Wikis und Wissensplattformen ermöglichen es Teams, Informationen zentral zu sammeln und zu aktualisieren.
• Prozessdokumentationen halten bewährte Abläufe fest.
• Wissenslandkarten visualisieren, wer im Unternehmen welches Wissen besitzt.
• Wissensmanagementsysteme bündeln verschiedene Wissensquellen und machen sie durchsuchbar.

Persönlicher Wissensaustausch

Für implizites Wissen brauchen Sie andere Formate:

• Mentoring und Tandems verbinden Erfahrene mit weniger Erfahrenen über längere Zeiträume.
• Beim Job Shadowing schauen Mitarbeitende den Experten und Expertinnen im Arbeitsalltag über die Schulter.
• Job Rotation ermöglicht Einblicke in verschiedene Bereiche und fördert das bereichsübergreifende Verständnis.
• Communities of Practice schaffen Räume für regelmäßigen Erfahrungsaustausch unter Kollegen und Kolleginnen mit ähnlichen Aufgaben.
• Workshops und Lessons Learned Sessions reflektieren abgeschlossene Projekte und sichern gewonnene Erkenntnisse.
• Peer-Learning-Formate fördern das gegenseitige Lernen auf Augenhöhe.

Strukturierte Interviews zur Wissenssicherung

Exit-Interviews bei ausscheidenden Mitarbeitenden helfen, kritisches Wissen zu erfassen, bevor es verschwindet. Noch besser: Führen Sie proaktiv Interviews mit Wissensträger:innen, bevor die Kollegen und Kolleginnen Ihr Unternehmen verlassen. Fragen Sie gezielt nach Prozessen, Kontakten, Herausforderungen und Lösungsstrategien.

Systematische Prozesse etablieren

Wissenstransfer darf keine Einmalaktion bleiben. Integrieren Sie die kontinuierliche Aktualisierung von Wissen in bestehende Arbeitsabläufe – etwa durch regelmäßige Reviews von Dokumentationen oder feste Austauschformate.

Wissenstransfer organisieren: In 5 Schritten zur erfolgreichen Strategie

Erfolgreicher Wissenstransfer im Unternehmen braucht Struktur. Diese fünf Schritte helfen, Wissen nachhaltig zu sichern und weiterzugeben.

Schritt 1: Wissensträger:innen und kritische Wissensbereiche identifizieren

Starten Sie mit einer Bestandsaufnahme: Wer in Ihrem Unternehmen verfügt über welches Wissen? Welche Expertise ist geschäftskritisch?
Wissenslandkarten visualisieren diese Zusammenhänge und zeigen, wo Know-how nur bei einzelnen Personen liegt. Ein zentraler Erfolgsfaktor: Je früher Sie analysieren, desto besser können Sie Wissensverlust vorbeugen.

Schritt 2: Wissensverlust-Risiken analysieren

Prüfen Sie die Altersstruktur in Ihrem Unternehmen und bewerten Sie Fluktuationsrisiken: Wo könnte kritisches Wissen demnächst verschwinden? Identifizieren Sie Abhängigkeiten von Einzelpersonen – etwa wenn nur eine Person einen komplexen Prozess beherrscht oder eine wichtige Kundenbeziehung pflegt.

Schritt 3: Geeignete Methoden auswählen

Kombinieren Sie die zuvor genannten personifizierten und kodifizierten Ansätze und passen Sie diese an Ihre Unternehmenskultur und verfügbaren Ressourcen an.

Schritt 4: Strukturen, Verantwortlichkeiten und Wissenskultur etablieren

Dieser Schritt entscheidet über den Erfolg oder Misserfolg:

• Klare Verantwortung: Definieren Sie, wer für den Wissenstransfer zuständig ist – ob dedizierte Wissensmanager:in oder verteilte Verantwortung bei Führungskräften.
• Technologie bereitstellen: Stellen Sie die nötigen Tools zur Verfügung, damit der Wissensaustausch reibungslos funktioniert.
• Wissenskultur fördern: Schaffen Sie psychologische Sicherheit, in der Menschen ihr Wissen offen teilen. Führungskräfte sollten als Vorbilder vorangehen.
• Anreize setzen: Integrieren Sie Wissenstransfer in Zielvereinbarungen und sprechen Sie Wertschätzung für aktive Wissensteilende aus.
• Zeit und Raum geben: Planen Sie feste Zeiten für den Austausch ein – Wissenstransfer nebenbei funktioniert selten.
• In Prozesse integrieren: Verankern Sie Wissenstransfer in Onboarding, Exit-Prozessen und Projektabschlüssen. So wird er Teil der Routine.

Schritt 5: Umsetzen, monitoren und kontinuierlich anpassen

Starten Sie mit Pilotprojekten, um erste Erfahrungen zu sammeln. Optimieren Sie Ihre Prozesse kontinuierlich, basierend auf den Erkenntnissen. Wie Sie den Erfolg des Wissenstransfers systematisch messen, zeigt das nächste Kapitel.

Wissenstransfer messen: KPIs und Erfolgskontrolle

Was Sie nicht messen, können Sie nicht steuern. Transparente Kennzahlen helfen, den Erfolg Ihrer Wissenstransfer-Initiativen nachzuweisen und Verbesserungspotenziale zu erkennen.

Quantitative KPIs:

Qualitative Indikatoren:

• Mitarbeitendenbefragungen zur Wissenskultur und Zufriedenheit mit dem Wissensaustausch
• Innovationseffekte: neue Ideen und Lösungen durch Wissenstransfer?
• dokumentierte Prozessverbesserungen durch geteiltes Wissen

Erstellen Sie regelmäßige Reports und nutzen Sie die Erkenntnisse zur kontinuierlichen Optimierung Ihrer Strategie.

Wenn Wissenstransfer stockt: Häufige Barrieren überwinden

Selbst durchdachte Strategien stoßen auf Hindernisse. Diese Hürden beim Wissenstransfer sollten Sie kennen und gezielt angehen:

Zeitmangel und Prioritätenkonflikte

• Problem: Der Wissensaustausch konkurriert mit dem Tagesgeschäft.
• Lösung: Integrieren Sie Wissenstransfer fest in Arbeitsabläufe und schaffen Sie geschützte Zeitfenster.

„Wissen ist Macht“-Mentalität

• Problem: Manche Mitarbeitende fürchten, durch Wissensteilung ersetzbar zu werden.
• Lösung: Etablieren Sie eine Kultur der Anerkennung und zeigen Sie, dass Wissensteilung die persönliche Position stärkt.

Fehlende Infrastruktur

• Problem: Ohne passende Tools scheitert selbst die beste Absicht.
  Lösung: Investieren Sie in benutzerfreundliche Technologien wie eine Learning Experience Plattform.

Generationsunterschiede

• Problem: Ältere und jüngere Mitarbeitende kommunizieren oft unterschiedlich.
• Lösung: Nutzen Sie diese Vielfalt bewusst und schaffen Sie Brücken durch Tandem-Programme.

Geografische Distanz

• Problem: Verteilte Teams erschweren den persönlichen Austausch.
• Lösung: Kombinieren Sie digitale Tools mit gelegentlichen Präsenz-Workshops (Blended Learning).

Komplexität von implizitem Wissen

• Problem: Erfahrungswissen lässt sich schwer vermitteln.
• Lösung: Setzen Sie auf langfristige Mentoring-Beziehungen und Job Shadowing.

Zukunft des Wissenstransfers: Digitalisierung & KI

Technologie verändert, wie wir Wissen teilen. Digitale Wissensplattformen machen Informationen jederzeit und überall verfügbar. KI-gestützte Wissenssysteme mit intelligenten Suchfunktionen oder Chatbots helfen, relevantes Wissen schneller zu finden. Social-Learning-Formate fördern den kollaborativen Austausch und brechen Silos auf.

Hybride und remote Arbeitswelten treiben diese Entwicklung voran. Unternehmen, die heute in systematischen Wissenstransfer investieren, sichern sich einen strategischen Wettbewerbsvorteil: Sie sind schneller, innovativer und resilienter gegenüber Personalwechseln.

Haufe Akademie: 360° L&D für nachhaltigen Wissenstransfer

Wissenstransfer braucht mehr als gute Absichten – er erfordert eine ganzheitliche Strategie, Expertise, Struktur und die richtigen Partner. Die Haufe Akademie unterstützt Sie mit 360° L&D dabei, Wissenstransfer strategisch zu verankern und messbare Erfolge zu erzielen.

Ob Analyse, strategische Beratung, Implementierung oder Erfolgs-Monitoring: Wir verbinden jahrzehntelange Erfahrung mit innovativen Lösungen und entwickeln gemeinsam mit Ihnen maßgeschneiderte Konzepte, die zu Ihrem Unternehmen passen.

Als vertrauensvoller Partner auf Augenhöhe begleiten wir Sie auf dem Weg zu einer nachhaltigen Wissenskultur, die Ihr Unternehmen fit für die Zukunft macht.

Mehr über 360° L&D erfahren

FAQ

Welche Beispiele gibt es für Wissenstransfer?

Wissenstransfer findet in vielen Formen statt: Ein:e Vertriebsmitarbeiter:in führt seine:ihre Nachfolger:innen in wichtige Kundenbeziehungen ein. Ein Entwicklungsteam dokumentiert Lessons Learned für künftige Projekte. Eine Abteilung nutzt ein internes Wiki, um Prozesswissen zu sammeln. In Mentoring-Programmen geben erfahrene Führungskräfte ihr Wissen an Nachwuchskräfte weiter. Bei der Job Rotation lernen Mitarbeitende verschiedene Bereiche kennen und bringen frische Perspektiven mit.

Was ist der Unterschied zwischen Wissenstransfer und Lerntransfer?

Wissenstransfer beschreibt die Weitergabe von Wissen zwischen Personen, Teams oder Abteilungen – etwa wenn eine erfahrene Kollegin ihr Know-how an einen neuen Kollegen weitergibt. Lerntransfer bezeichnet die Anwendung von neu Erlerntem in der Praxis – also ob jemand nach einer Schulung das Gelernte im Arbeitsalltag umsetzt. Kurz: Wissenstransfer betrifft die Weitergabe, Lerntransfer die Umsetzung von (neuem) Wissen.

Wie gelingt die systematische Sicherung und Weitergabe von kritischem Wissen?

Erfolgreiche Wissenssicherung folgt einem strukturierten Prozess: Identifizieren Sie Wissensträger:innen und kritische Wissensbereiche. Analysieren Sie Risiken durch Altersstruktur und Fluktuation. Kombinieren Sie personifizierte Formate wie Mentoring mit kodifizierten Ansätzen wie Wikis. Schaffen Sie klare Verantwortlichkeiten und verankern Sie Wissenstransfer in Prozessen wie Onboarding und Exit-Interviews.

Wie lässt sich Wissenstransfer messen und sichtbar machen?

Nutzen Sie eine Kombination aus quantitativen und qualitativen Kennzahlen: Verfolgen Sie die Nutzung von Wissensdatenbanken, die Teilnahme an Austauschformaten und die Time-to-Competency neuer Mitarbeitender. Erfassen Sie über Befragungen, wie Mitarbeitende die Wissenskultur erleben, und dokumentieren Sie Innovationseffekte sowie Prozessverbesserungen.