Zeitmanagement: Der rote Faden im Job

Haben Sie Ihre Vorsätze und  Ziele für das aktuelle Jahr noch im Blick? Bei vielen sind sie sehr schnell verblasst und ein Großteil wird überhaupt nicht umgesetzt – wie unsere repräsentative forsa-Umfrage im letzten Jahr ergab. Wenn das nicht passieren soll, benötigt man einen roten Faden für die Umsetzung – zum Beispiel durch ein gutes Zeitmanagement und eine vorausschauende Arbeitsorganisation.

Ich habe meine Kollegen befragt, ob sie es schaffen, das umzusetzen, was sie sich vorgenommen haben:

Wegen einem Post-It nicht gleich den ganzen Vorsatz knicken

„Ich mache dieses Jahr Schluss mit dem Blätterwald! Mit einem neuen Tool verwalte ich nun To-Do-Listen und Notizen. Bislang klappt das überraschend gut. Vielleicht auch deshalb, weil ich nicht zu streng mit mir bin: Wegen einem Post-It muss ich nicht gleich den ganzen Vorsatz knicken.“
Anna-Sophie Calow kümmert sich als PR- und Social-Media-Managerin bei der Haufe Akademie um den roten Faden in der Kommunikation.

Tagesstrukturen mit Luft für Unvorhergesehenes

„Leider hält mich das Tagesgeschäft bei strategischen Themen oft auf. Mein Vorsatz im Job ist deshalb, Tagesstrukturen zu schaffen und dabei trotzdem im Kalender Luft für Unvorhergesehenes lassen. Für die Bearbeitung von E-Mails plane ich mir beispielsweise feste Zeiten ein. Mein Credo: Erst Überblick verschaffen, dann agieren.“
Teresa Quast hält im neu gegründeten Bereich „Trainer Relations Management“ die roten Fäden im Projektmanagement und bei der Kommunikation zusammen.

Arbeitsorganisation als Pilgerreise: Der Weg ist das Ziel?

Meine Kollegen setzen also auf ein fixes, vorausschauendes Zeitmanagement und versuchen gleichzeitig, sich bei der Umsetzung Ihrer Vorsätze nicht zu viel Druck aufzubauen – und bislang haben sie damit Erfolg. Was sagt der Experte? „Bei Vorsätzen gibt es häufig das Problem des großen Wurfes: Alles muss auf einmal perfekt umgesetzt werden. Ein Scheitern ist dann vorprogrammiert“, erklärt der Theologe und Managementcoach Dr. Armin Kutscher.

Er vergleicht die Vorsätze mit dem Pilgern: „Es ist etwas völlig anderes, ob ich von Freiburg aus nach Santiago de Compostella pilgere oder von Kyoto aus starte. Ich habe ganz andere Voraussetzungen und Ressourcen zu berücksichtigen. Denken Sie also über Ihren Ausgangspunkt nach, schätzen Sie die Zeitfenster, die Ihnen zur Verfügung stehen, und überlegen Sie, wie Sie Ihre Umgebung bei Ihrem Vorhaben beeinflusst. Rechnen Sie auch mit Rückschlägen und Durststrecken. Um das Ziel zu erreichen, brauchen Sie mehrere Etappen.“

Das Ziel ist im Weg – wenn der rote Faden zur Spirale wird

Übertragen auf die Arbeitsorganisation heißt das: Wer seine Pläne erfolgreich umsetzen will, muss Zwischenschritte definieren und ein realistisches Zeitmanagement betreiben. Und weil sich bei vielen von uns in Zeiten von New Work und Digitalisierung immer schneller und häufiger die Rahmenbedingungen ändern, müssen wir lernen, unser Zeitmanagement immer wieder flexibel anpassen, ohne dabei die Ziele aus den Augen zu verlieren. Der berühmte „rote Faden“ unseres Zeitmanagements und der To-do Listen stellt dann eben keine gerade Linie mehr dar, sondern wird zu einer Spirale. Wer allerdings das Gefühl hat, sein roter Faden gleiche mehr einem Zickzack-Kurs, der sollte sich nochmal mit seinen Zielen, Prioritäten und Zeitmanagement beschäftigen.

Zeitmanagement – fünf wirksame Tipps

Diese einfachen, aber wirksamen Tipps helfen Ihnen, Ihr Zeitmanagement und Ihre Arbeitsorganisation zu optimieren:

  • Analysieren Sie Ihren Ausgangspunkt: Wo stehen Sie aktuell? Wo finden Sie Unterstützung? Was sind Risikofaktoren auf dem Weg zu Ihrem Ziel?
  • Setzen Sie sich realistische Zwischenziele. Planen Sie dabei auch Durststrecken ein.
  • Ihre Zeitplanung immer wieder umzustellen, heißt nicht, dass Sie Ihre Ziele über Bord werfen. Stellen Sie sich darauf ein, dass Änderungen der Prioritäten immer mehr zum Alltag gehören.
  • Stellen Sie sich Ihren roten Faden als Spirale vor: Passen Sie Ihre Pläne den Gegebenheiten an, ohne Ihre Ziele dabei aus den Augen zu verlieren.
  • Ihnen fehlt die Zeit, um Ihr Zeitmanagement zu verbessern? Wie Sie sich Freiräume für wichtige Aufnahmen schaffen können, erfahren Sie in unserem Artikel über die Top 5 der Zeitfresser im Job.

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