Kleiner Helfer – große Wirkung: OneNote fürs Sekretariat

0

Kennen Sie OneNote? Das vermeintlich kleine aber sehr mächtige Programm von Microsoft? Es ist bei jedem Office 2010 oder 2013 Paket im Lieferumfang eingeschlossen. Ein elektronisches Notizbuch – braucht man so etwas? Nein, sagt so manche IT-Abteilung in Unternehmen und installiert es gleich gar nicht. Wie schade, denn OneNote ist eine hervorragende Schaltzentrale, um der Informationsflut Herr oder Herrin zu werden.

Word schreibt Texte, Excel rechnet, PowerPoint präsentiert und Outlook kommuniziert. Und was macht OneNote? Der Zweck erschließ sich nicht auf den ersten Blick – vor allem, weil es mehrere gibt. OneNote sammelt Informationen aus buchstäblich allen möglichen Quellen. Ob als Screenshot aus dem Internet, als Datei, die auf dem Laufwerk liegt, ein Gedankenblitz, den man eben notiert, ein Fotoprotokoll, ein Scan aus einer Zeitschrift, ein Mitschnitt eines Telefonats oder einer Videokonferenz. Das alles erfasst OneNote, kategorisiert, sichert und vor allem: findet die Information schnell und zuverlässig wieder.

Um aus dieser Fülle der Möglichkeiten von OneNote das Richtige auszuwählen, hier einige Beispiele:

OneNote als Vorlagen-Pool

Eine gute Vorlagen-Verwaltung spart Zeit, Sucherei und erhöht die Professionalität. Leider ist die übergreifende Vorlagen-Verwaltung der Office-Produkte nicht gerade komfortabel, denn je nach Produkt funktioniert sie etwas anders. Vor allem in Outlook kann man zwar E-Mail-Vorlagen ablegen, aber um diese (im Standardverzeichnis) wiederzufinden, benötigt man einen Kompass.

Mein Tipp: Legen Sie alle Vorlagen in OneNote ab. Im Dock-Modus ist OneNote ein schmaler Streifen am rechten Rand Ihres Bildschirms. So können Sie benötigte Texte, die dort frei erfasst wurden, einfach in den Brief oder die E-Mail ziehen.

Komplett vorbereitete E-Mails können zunächst einfach als Entwurf gespeichert werden, und dann per Drag&Drop in OneNote abgelegt werden.

Wollen Sie die E-Mail-Vorlage verwenden, öffnen Sie diese einfach per Doppelklick: Es wird eine Kopie davon erstellt, die wie jede andere E-Mail versendet werden kann.

OneNote als Reiseplanungs-Instrument

Sie haben eine Buchung im Internet gemacht und wollen dies zur Sicherheit dokumentieren? Betätigen Sie einfach die Windows-Taste +s. Der Bildschirm wird trüb und der Mauszeiger verwandelt sich in ein Kreuz. Fahren Sie nun mit gehaltener Maustaste über den zu kopierenden Bereich. Der Screenshot wird (vom Internet Explorer aus) mit Datum, Uhrzeit und URL versehen in OneNote abgelegt.

Auch im Vorfeld einer Reise, z.B. bei der Recherche ist OneNote nützlich: erfassen und kommentieren Sie verschiedene Optionen und Ergebnisse in einem Reise-Notizbuch.

Erstellen Sie z. B. ein Kapitel pro Ziel, und notieren Sie darunter die Informationen für Hotel, Flug, Mietwagen etc. So erhalten Sie eine übersichtliche Dokumentation. Um wichtige Aktionen nicht zu vergessen, können Sie diese direkt aus OneNote heraus in Ihre Outlook-Aufgaben übernehmen.

Auf diese Weise verknüpfen Sie OneNote mit Outlook und erhalten wie gewohnt eine Erinnerung. Ist das Notizbuch für mehrere Benutzer freigegeben, hat auch die Vertretung jederzeit den Überblick.

Unsere Empfehlung:

Best of Word, Excel & Outlook
Um im Büro die vielfältigen Prozesse sauber zu strukturieren und Schnittstellen reibungsarm zu gestalten, sind gut gemachte Vorlagen und Formulare eine unschätzbare Hilfe. Das Microsoft Offi ce 2010Paket bietet in Word und Excel viele Elemente, mit denen sich intelligente und benutzerfreundliche Vorlagen und Formulare erstellen lassen.
In diesem Seminar erhalten Sie Tipps von unserem Profi und üben die praktische Anwendung.
Direkt zur Veranstaltung

Teilen Sie den Beitrag auf:

Über den Autor

Sigrid Hess

Diplom-Ingenieurin (FH). Seit 1999 Trainerin, Beraterin und Autorin für Büroeffizenz, Organisatorin für Ablageoptimierung und Dokumentenmanagement. Weitere Schwerpunkte: Prozessoptimierung und Qualitätsmanagement im Büro und MS Office für anspruchsvolle Nutzer. Mehrjährige Assistenz-Tätigkeit in der Pharmaindustrie.

Comments are closed.