Teamassistenz: Definition, Aufgaben & Gehalt

Teamassistenten sind oft das Herzstück einer effizienten Organisation mit einem oder mehreren Teams. Eine Teamassistenz ist nicht nur für eine Führungskraft verantwortlich, sondern für Aufgaben, die das ganze Team betreffen – sei es bei der allgemeinen Organisation bis hin zur Unterstützung bei spezifischen Projekten.

Teamassistenz: Key Facts

Definition: Was ist eine Teamassistenz?

Eine Teamassistenz ist eine Unterstützung für mehrere Personen, die eng oder lose zusammenarbeiten. Ihre Verantwortungsbereiche sind vielfältig und reichen von allgemeinen organisatorischen Aufgaben bis hin zur Unterstützung bei speziellen Projekten. Eine Teamassistenz unterstützt ein Team aus verschiedenen Personen, oder auch mehrere Führungskräfte bei deren täglichen Aufgaben und der dabei anfallenden administrativen Tätigkeiten.

Gerade, wenn es größere Teams sind, braucht es einen Verantwortlichen für die Büroorganisation. Workflows sollten effizient sein und die Kommunikation innerhalb des Teams reibungslos funktionieren. Dabei ist heute auch die Nutzung digitaler Tools zur effizienten Zusammenarbeit von Bedeutung. Die Teamassistenz ist damit eine erweiterte Rolle zum traditionellen Sekretariat, mit stärkerer Einbindung in die strategischen und operativen Aspekte des Teams oder Unternehmens.

Aufgaben einer Teamassistenz

Die Arbeitsaufgaben von Bürobeschäftigten, einschließlich Teamassistenten, umfassen in der Regel administrative und organisatorische Tätigkeiten. Da auch Teamwork, Zusammenarbeit und flache Hierarchien in vielen Unternehmen an Bedeutung gewinnen, bekommt auch die Assistenz im Team neue Relevanz und damit auch deren Aufgaben.

Einige der Hauptaufgaben einer Teamassistenz sind:

• Branchenspezifische Computer-Anwendungen bedienen zu können, um Arbeitsprozesse
  im Team schnell und effizient zu halten
• Dazu können Excel- und Präsentationskenntnisse ebenfalls gehören wie effiziente Teamkoordination, Terminabfragen und die Kommunikation (z. B. Stimmungs- und Meinungsbilder abfragen und Meeting-Organisation)
• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses, Unterstützung mehrerer Führungskräfte und/oder Kollegen gleichzeitig, beispielsweise bei Bewerbungsprozessen, oder beim Einschätzen von Prioritäten sowie dem Erstellen von Erinnerungen für wichtige Fristen im Unternehmen, die das Team zu beachten hat.

Assistenz, Teamassistenz, Sekretariat: Was ist der Unterschied?

Ein Sekretär oder eine Sekretärin arbeitet eher administrativ und hat beispielsweise selten Projektverantwortung. Die Rolle der Teamassistenz geht über reine Sekretariatsaufgaben hinaus. Sie umfasst ein breiteres Spektrum an Aufgaben, einschließlich Projektmanagement und -koordination, Unterstützung bei der Durchführung von Veranstaltungen und Meetings sowie die Übernahme eigener Projekte. So arbeitet eine Teamassistenz eng mit einem Team zusammen und kann auch als Verbindungsperson zu anderen Teams, Abteilungen oder externen Partnern fungieren.

Teamassistenz: Fähigkeiten und Kompetenzen

Als Teamassistenz sind ausgeprägte kommunikative und organisatorische Fähigkeiten wichtig, aber auch Wissen um PC-Anwendungen und oft auch gute Fremdsprachenkenntnisse. Dier Bereitschaft sich entwickeln zu wollen, spielt heute mehr als je zuvor eine zentrale Rolle. Der technische Wandel, die Möglichkeiten des Internets, neue Tools für die Kooperation oder Künstliche Intelligenz bringen neue Anforderungen und Kompetenzen mit sich, die es heute zu erfüllen gilt.

Somit benötigt eine zukunftsorientierte Teamassistenz folgende Hard- und Soft-Skills:

Hard Skills:

• Technische Kenntnisse – der Umgang mit modernen digitalen Technologien und
  Softwareanwendungen gilt als Schlüsselkompetenz
• Büroorganisation und Verwaltung (MS-Office-Programme, Kalenderpflege, Outlook,
  Kollaborations-Tools)
• Grundlegende Kenntnisse in Recht, Buchhaltung und Finanzmanagement

Soft Skills:

• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und Eigeninitiative
• Fähigkeit, mit verschiedenen Persönlichkeitstypen umzugehen
• Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Lernbereitschaft
• Selbstmanagement, Methodenwissen und Problemlösungskompetenz

Weiterbildung & Ausbildung: Teamassistenz

Kontinuierliche Weiterbildung ist heutzutage besonders wichtig – auch für den Beruf der Assistenz bzw. Teamassistenz. Gerade die Büroarbeit ist aber den technischen Entwicklungen besonders stark unterworfen. Folglich ist die Bereitschaft zur ständigen Weiterbildung eine wesentliche Voraussetzung. Aktuell sind die stärksten Faktoren für den Wandel neue Software und der Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI), z. B. zur Automatisierung von Arbeitsprozessen. Im sogenannten „SmartAIwork” wurde 2020 untersucht, wie Büroarbeit durch KI-gestützte Sachbearbeitungsprozesse produktivitäts- und kompetenzfördernd gestaltet werden kann und welche Chancen und Risiken sich für Berufsbilder ergeben können. Dieses Wissen fließt in Schulungs- und Qualifizierungsmaßnahmen mit ein.²

Ausbildung Teamassistenz

Obwohl es keine spezifische Ausbildung zur Teamassistenz gibt, ist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung im Bereich Büromanagement ein guter Ausgangspunkt. In der Regel wird kein Studium vorausgesetzt. Auf die Ausbildung und Berufserfahrung kann dann auch eine Weiterbildung aufsetzen. Aber auch Absolventen von Fachschulen, Hochschulen und Universitäten
finden sich inzwischen in dieser Funktion.

Weiterbildung Teamassistenz

Es gibt unterschiedliche Auffassungen darüber, inwiefern Berufe im Bereich klassisches Office-Management durch Automatisierung und durch den Gebrauch von Künstlicher Intelligenz ersetzt werden könnten. Eine Vielzahl von Weiterbildungsmöglichkeiten helfen dabei, sich für die Zukunft und das moderne Berufsbild der Teamassistenz vorzubereiten.

Die Wahrscheinlichkeit für Ersetzbarkeit – die sogenannte „Substituierbarkeit” – liegt dem Job-Futuromat zufolge, für das Büromanagement, bei 57 Prozent, wie das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) der Bundesagentur für Arbeit (BA) angibt.³

Um gegen dieses Risiko ersetzbar zu sein, helfen Weiterbildungen. Seien es Softskills, aber auch Hardskills.

Auch das Thema Selbstorganisation für die Teamassistenz ist ein wichtiger Aspekt für die Karriere. Soziale Fähigkeiten, Durchsetzungsstärke, Abgrenzung, Informationsmanagement, Konfliktlösungskompetenz im Team und Methodenwissen wird wichtiger. Gerade, da sich repetitive Aufgaben künftig mit KI automatisieren lassen, könnte mehr Zeit für Methoden oder auch zwischenmenschliche Beziehungspflege, Teamzusammenhalt etc. investiert werden.

Teamassistenz: auch als Quereinstieg möglich?

Der Beruf der Teamassistenz ist auch als Quereinstieg möglich. Eine kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung in Büroverwaltung kann jedoch hilfreich sein. Neben Erfahrungen und fachlichem Know-how sind auch Arbeitsjahre in verwandten Bereichen und besuchte Seminare und Weiterbildungen in den Bereichen Kommunikation, Projektmanagement oder digitales Know-how zur Nutzung spezifischer Software bzw. Tools von Bedeutung.

Wie hoch ist das Gehalt einer Teamassistenz

Das Gehalt einer Teamassistenz variiert je nach Unternehmen, Region und Branche. In Deutschland kann das Durchschnittsgehalt einer Teamassistenz zwischen 28.000 und 42.000 € brutto pro Jahr liegen. Ausschlaggebend ist auch das Skillset, das Know-how (Methoden- und Softwarekenntnis) und Verhandlungsgeschick, sodass diese Spanne des Gehalts unterschiedlich ausfallen kann. Besonders ausschlaggebend sind womöglich sogar die Berufserfahrungen. Dabei kann ein Top-Gehalt bei bis zu über 45.000 Euro liegen.¹

Teamassistenz: Arbeitsplätze im Wandel – Haufe Akademie

Wer bereits den Beruf Assistenz ausgeübt hat, oder plant mit der eigenen beruflichen Karriere in Richtung Teamassistenz zu gehen, kann sich gezielt vorbereiten. Gerade die Haufe Akademie hat verschiedene passende Aus-, Weiter- oder Fortbildungen im Angebot, um auf die Arbeitsplätze der Zukunft vorzubereiten. Denn die richtigen Skills können heute ausschlaggebend sein für mehr Gehalt.

Das neue Berufsbild „Feelgood Manager” ist ein Beispiel dafür, wie sehr die Arbeitswelt im Wandel steckt und wie stark Organisationen inzwischen auf das Wohlbefinden ihrer Belegschaft setzen.

Der Standard ist hoch, die Belegschaft anspruchsvoll. Arbeitskräfte, die gut ausgebildet sind und sich an den digitalen Wandel anpassen können, werden immer gefragter. Unternehmen sind immer mehr bereit, für eine angenehme und moderne Arbeitswelt gut ausgebildetes Personal zu finden und sogar ganz neue Positionen in diesem Bereich durch entsprechende Stellenangebote zu schaffen.

FAQs: Teamassistenz

Wofür werden Teamassistenzen eingesetzt?

Teamassistenzen werden eingesetzt, um die alltäglichen Verwaltungs- und Organisationsaufgaben eines Teams in einer Organisation zu erledigen. Diese können die Abrechnung und Dokumentation von Projekten, Personalangelegenheiten, Auswertungen oder Reisekosten umfassen.

Eine Teamassistenz kann dabei z.B. verantwortlich sein für die Koordination von Terminen im Team, die Pflege des Terminkalenders oder die Kontrolle der eingehenden Mails für Partner eines Unternehmens. Darüber hinaus sind sie in der Regel für die Vorbereitung und Abwicklung von Tagungen, Workshops und Meetings zuständig.

Was macht eine gute Teamassistenz aus?

Eine gute Teamassistenz zeichnet sich durch ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihr fachliches Know-how aus. Sie ist in der Lage, eigenverantwortlich und selbständig zu arbeiten und hat Erfahrungen in Sekretariats-, Verwaltungs- und Organisationsaufgaben. Eine präzise und zuverlässige Arbeitsweise, hohe Team- und Kommunikationsfähigkeit sind ebenfalls wichtige Eigenschaften. Darüber hinaus sind umfangreiche Kenntnisse in Microsoft Office und weiteren modernen Tools von hoher Bedeutung.

Warum braucht man eine Teamassistenz?

Eine Teamassistenz ist wichtig, um die Effizienz und Produktivität von mehreren Personen eines Teams oder Unternehmens zu erhöhen. Dieser Beruf findet sich in verschiedenen Branchen, in Anwaltskanzleien, an Universitäten oder in der Metallindustrie. Durch die Übernahme von administrativen und organisatorischen Aufgaben ermöglicht eine Teamassistenz anderen Teammitgliedern, sich auf ihre spezifischen Rollen und Aufgaben zu konzentrieren. Darüber hinaus fungiert die Teamassistenz oft als Kommunikationsschnittstelle, sowohl intern als auch mit Kunden und Projektpartnern. Ihre Rolle ist daher von zentraler Bedeutung für das reibungslose Funktionieren des Teams und die Erreichung der Unternehmensziele oder die Entlastung von Führungskräften in Organisationen.

¹ https://www.stepstone.de/gehalt/Teamassistent-in/city/Stuttgart.html#:~:text=Als%20Teamassistent%2Fin%20k%C3%B6nnen%20Sie,StepStone.de%20112%20verf%C3%BCgbare%20Stellen.
² Vgl. Fraunhofer IAO-Projekt „Smart AIwork“
³ Vgl. Wissenschaftliche Diskussionspapiere „Umgang mit technischem Wandel in Büroberufen“. Bundesinstitut für Berufsbildung (2022).