Professionelles Informationsmanagement im digitalen Office

Informationszentrale Outlook

• Gegen die E-Mail-Flut.
• Posteingang überwachen und strukturieren.
• „Piler“ oder „Filer“? E-Mails ablegen oder alles in einem Ordner lassen?
• Übersicht schaffen mit angepassten Ansichten und bedingter Formatierung.

Wiedervorlage in Outlook

• Kategorien für zu Erledigendes.
• Nachverfolgung gezielt einsetzen und auch für Empfänger:innen einstellen.
• E-Mails im Kalender – wann ist das sinnvoll?
• Aufgaben in Outlook erstellen und nutzen.

Suchen und finden

• Ansichten und Möglichkeiten des Windows-Explorers.
• Arbeiten mit Metadaten – für alle Office-Dateien und Bilder.
• Profi-Sucheingabe im Explorer.
• Outlook-Suchtools.

Teamarbeit an Word-Dokumenten

• Den Änderungsmodus gezielt einsetzen.
• Änderungen mehrerer Benutzer verwalten.
• Die Kommentarfunktion verwenden.
• Das Dokument „reinigen“ und für die Freigabe vorbereiten.

OneNote als Infopool

• Ein Notizbuch erstellen.
• Inhalte einpflegen.
• Dateien einbinden.

OneNote zur gemeinsamen Nutzung einrichten

• Ein Vertretungshandbuch erstellen.
• Notizbuch "freigeben".
• Markierungs- und Suchfunktionen.

PDF-Formate

• Unterschiede zwischen verschiedenen PDF-Formaten.
• Kann ich PDF-Dateien durchsuch- oder bearbeitbar machen?
• Wie sicher ist eine PDF-Datei?

Ordnung im digitalen Ordner

• Gemeinsam eine Struktur festlegen.
• Vorgaben für Dateibenennung erstellen und kommunizieren.
• Transparente Regelungen für die Ordner auf gemeinsamen Laufwerken.

Bitte bringen Sie zum Seminar einen Windows Laptop mit installiertem Microsoft-Office Paket ab der Version 2010 mit.