Digitalisierung im Controlling

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Digitalisierung im Controlling: Komplexe Datenaufbereitung und automatisierte Berichte im Controlling

Ausgangssituation

Im Controlling laufen die Daten des Rechnungswesens und anderer Quellen zusammen. Ohne diese Daten ist kein Controlling möglich. Sie sind der Kern jeder theoretischen und praktischen Controllingbetrachtung.

Unterschiedliche Datenstrukturen sind eine große Herausforderung für das Controlling. Die Datenquellen sind überwiegend unterschiedlich strukturiert und stammen meist aus verschiedenen Softwarefamilien. So sind in der Praxis die Daten der Finanzbuchhaltung mitunter mit einer völlig anderen Software erfasst worden, als die Daten aus der Personalbuchhaltung. Für die Planung, Steuerung und Kontrolle aller Unternehmensbereiche ist es jedoch unabdingbar, die Informationsinhalte miteinander zu verknüpfen und zielgerecht aufzubereiten.

Die Controllerinnen und Controller können in der Praxis ein Lied davon singen, wie aufwändig sich nur kleine oder auch große Strukturbrüche in den Daten auf die zielgerichtete Aufbereitung auswirken.

Aus diesen hinlänglich bekannten Grundwahrheiten wurden aufgrund der ständig zunehmenden Komplexität der Ziel- und Fragestellungen sowie der immensen Menge an Daten, die gemanaged werden müssen, solche Themen wie Digitalisierung, Big Data, Business Intelligence u.v.a., oft mit alt bekannte Inhalten versehen, in den Fokus der Controllingaufgaben gerückt.

Was ist neu beim Datenmanagement im Controlling?

Grundsätzlich neu ist die rasante Entwicklung zu immer mehr digitalen Informationen in unterschiedlichsten Formaten.

Die zielgerichtete Aufbereitung der Daten ist jedoch durch die IT-Organisationen in den Unternehmen nicht zu übernehmen, da ein enger Zusammenhang zu den inhaltlichen Aussagen dieser Daten besteht und eine hohe Flexibilität gefordert ist. Dazu bedarf es unter anderem Kenntnisse über die ablaufenden Unternehmensprozesse.

Das hat zur Folge, dass die Controllerinnen und Controller insbesondere im dezentralen Controlling immer mehr Selfservice-Zugriffe auf entscheidungsrelevante Informationen bewältigen müssen. Das wiederum bringt einen gestiegenen Bedarf an gut ausgebildeten Controllerinnen und Controller in bisher klassischen Themen der Wirtschaftsinformatik mit sich.

Wie werden von den Empfängern akzeptierte Berichte erstellt?

Uralt ist die Frage wie müssen Berichte aussehen, damit sie bei den Empfängern der Informationen wahrgenommen und akzeptiert werden. Eine eindeutige Antwort darauf gibt es nicht. Die diesbezüglichen individuellen Ansprüche sind zu vielfältig und verhalten sich dynamisch.

Eine Form der Berichterstattung in führungsgerechten Informationssystemen ist der Standardbericht mit festen Konventionen bei der Gestaltung. Zu deren Erstellung gibt es auf dem Markt überaus zahlreiche Softwareprodukte, die allesamt mit ihrer angeblich hohen Flexibilität und Gestaltungsvielfalt beworben werden.

Bei den Bedarfsberichten, Adhoc-Berichten oder Abweichungsberichten funktioniert dies in der Praxis überwiegend nicht.

Hier ist Excel mit seinen

  • Datenmodellen zum Cubemanagement,
  • den Möglichkeiten mit externen Measures zu arbeiten,
  • den Automatisierungen mit Visual Basic
  • seinen Power-Business-Intelligence-Tools,
  • und den Interaktionen innerhalb der Office-Familie
  • sowie den Verbindungen zum Power BI Desktop und anderen interaktiven Datenvisualisierungen das Controllinginstrument schlechthin.

Excel ist nicht gleich Excel

Für ein effektives Datenmanagement, welches den heutigen Anforderungen im Controlling genügt, müssen mehrere mächtige Bereiche von Excel eingesetzt und somit beherrscht werden:

  • Grundlagenkenntnise von Datenbanken (Schlüssel, Datenfelder und Datensätze)
  • Funktionen und Formeln (Cubefunktionen, Datenbankfunktionen, Matrixfunktionen, strukturierte Verweise, Spezialfilter, Pivot-Tabellen und – Charts u.a.)
  • Visual Basic (Objektmanagement, Variablen, Schleifen, Module, UserForms u.a.)
  • Power Pivot (Aufbau von Dashboard, DAX – Data Analysis Expressions, externe Measures, KPI – Key Performance Indicators)
  • Query und Power Query ( Treiberverwaltung, intelligente Tabellen, Internet- Intranetverbindungen, ausgewählte Befehle der M-Sprache, Aufbau von Abfragen)
  • Zugriff auf lokale und Cloudquellen über Netzwerke sowie Funktionen wie Quickmeasures, Gruppierungen, Vorhersagen und Clustering. (PBID – Power BI Desktop, Tableau, Google Data Studio, SAS u.a.)

Diese Bereiche greifen inhaltlich und technisch ineinander. Insofern ist die Grenze zwischen Controlling und Wirtschaftsinformatik fließend. Die Anforderungen an die Controllerinnen und Controller sind daher enorm gestiegen. Zugleich ist deren Arbeit in der Datenmodellierung schneller und interessanter geworden.

Für moderne Firmen und Unternehmen mit globalem Aktionskreis eine Voraussetzung um erfolgreich zu sein.

Unsere Seminarempfehlungen:

Excel-Tools für Controller I
Oft wünscht man sich vereinfachende „Handgriffe” im Excel-Alltag des Rechnungswesens. Umständliche, zeitaufwendige und immer wiederkehrende Arbeiten könnten effizienter gestaltet werden. Aber wie? Dieses Seminar liefert Ihnen Antworten und Beispiele zum Mitnehmen, die Sie sofort in Ihrem Unternehmen umsetzen können.
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Excel-Tools für Controller II
Sie ärgern sich über lästige Routineaufgaben im Controlling? In diesem PC-Seminar erfahren Sie, was Sie zum Automatisieren Ihrer Excel-Anwendungen benötigen. Sie erhalten von einem erfahrenen Controller eine leicht verständliche und praxisnahe Einführung in die Programmierung unter VBA (Visual Basic for Applications – Makros).
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Excel-Tools für Controller III

Sie haben bereits grundlegende Erfahrungen mit der Excel-Automatisierung oder schon das Seminar „Excel-Tools für Controller II“ besucht und möchten nun Ihre Auswertungen und Übersichten weiterführend automatisieren? In diesem Seminar erfahren Sie, wie Sie aussagefähige Controllingauswertungen noch effizienter und in Sekundenschnelle auf Knopfdruck erstellen können. Dabei erhalten Sie verständliche und praxisnahe Lösungen vom Controller für Controller, die im Seminar auch geübt werden.
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Business Intelligence mit Excel
Für Mitarbeiter aus dem Controlling ist Business Intelligence (BI) mit Excel eine kostengünstige und einfache Möglichkeit, eigenständig und weitgehend unabhängig von der IT-Abteilung, auf wichtige Unternehmensinformationen zuzugreifen und diese zu analysieren. Die Microsoft Excel-Tools PowerPivot, PowerView, PowerQuery, PowerMap (3D-Karte) sowie Power BI Desktop ermöglichen es, auf einfache Weise, Daten und Auswertungen abzurufen, zu analysieren, zu visualisieren und zu verknüpfen, um aussagekräftige Berichte, Charts und Datenanalysen zu verfassen.
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PowerBI Desktop – Das moderne Business Intelligence-Tool
PowerBI Desktop ermöglicht es Ihnen, Ihre Aufgaben im Controlling effizienter und schneller zu erledigen. Sie können Daten aus unterschiedlichen Quellen importieren, bereinigen und in Datenmodellen zusammenfassen. Die sogenannten Visuals von PowerBI ermöglichen es, auf einfache Weise Daten und Auswertungen ansprechend darzustellen, um aussagekräftige Berichte, Charts und Datenanalysen zu verfassen. Diese Berichte können für die Mitarbeiter und andere Organisationen freigegeben und dann im Rahmen der Freigabe vom Benutzer multivariat geändert werden.
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Über den Autor

Dr.rer.nat. Dr.sc. Hans-Rainer Nau

ist seit über 20 Jahren für die Haufe Akademie als Dozent für EDV-gestützte Finanzwirtschaft tätig. Er ist Berater für Unternehmen, die automatisierte Controlling-Lösungen in Excel benötigen und Autor zahlreicher Fachbücher für das Controlling. Dr. Nau ist seit 1995 Dozent für Finanzbuchhaltung und Controlling an der Verwaltungsakademie in Berlin.

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