6 praxiserprobte Verhandlungstipps für Einkäufer:innen

Mit Bonus: Die ultimative Checkliste für Ihre perfekte Einkaufsverhandlung

Jakob Fugger, der reichste Mann seine Zeit, hatte ein ausgesprochenes Verhandlungsgeschick: Er schloss Freundschaften mit den richtigen Leuten, knüpfte geschickt Kontakte und hatte immer eine klare Strategie im Kopf. Noch heute steht der Name Fugger für einzigartigen Unternehmergeist und besonderen Verhandlungssinn. Doch wie wurde Fugger vor über 500 Jahren zum brillanten Verhandlungsführer und reichsten Menschen der damaligen Welt? Er war ein herausragender Kommunikator, stets perfekt vorbereitet und war somit seinen Verhandlungsgegnern immer einen Schritt voraus.

Mit der richtigen Strategie und einigen wertvollen Tipps werden auch Sie zum:zur Top-Verhandlungsführer:in. Im folgenden Blogbeitrag geben wir Ihnen 6 praxiserprobte wirksame Tipps, wie Sie Ihre nächste Verhandlung zum Erfolg führen. Sie erfahren, wie Sie sich am besten vorbereiten, welche psychologischen Tricks es gibt, wie verschiedene Verhandlungsstile aussehen und wie Sie Ihre Ziele erreichen. Es lohnt sich für Sie!

1. Vorbereitung ist alles

Eine fundierte Vorbereitung ist Gold wert: Erfahrene Einkäufer:innen berichten, dass allein die Vorbereitung zu 80% über den Erfolg einer Verhandlung entscheidet. Setzen Sie sich konkrete Ziele und schreiben Sie diese auf. Dazu gehören auch Ziele Ihres:ihrer Gesprächspartner:in, eigene Argumente nach Wichtigkeit geordnet, zu erwartende Einwände, Fragen und Ihre Strategie.

Ein:e gute:r Einkäufer:in kennt seinen:ihren Verhandlungspartner:in genau. Heutzutage ist die Recherche relativ einfach: Informieren Sie sich über soziale Netzwerke, machen Sie sich ein genaues Bild der Person, mit der Sie verhandeln. Welche Funktion hat Ihr:e Gesprächspartner:in im Unternehmen, welchen Hobbys und Gewohnheiten geht er:sie nach? Mit welcher Einstellung, welchen Argumenten und Zielen wird Ihr Gegenüber in die Verhandlung gehen?

Hilfreich ist es auch, im Vorfeld einige Szenarien im Kopf durchzuspielen, denn so sind Sie bestens vorbereitet.

2. Die richtige Verhandlungsstrategie wählen

Sie entscheiden, wie Sie verhandeln wollen und zwar VOR der Verhandlung. Überlegen Sie genau wo Sie stehen und entscheiden Sie sich für eine Strategie, mit der Sie Ihr Ziel erreichen:

• Die Durchsetzungsstrategie: Hier hat einer der Partner:innen klar die Oberhand und will seine Ziele durchsetzen, was oft in einem Preiskampf gipfelt. Beide Seiten verlieren und die Beziehung der Geschäftspartner:innen leidet, deshalb sollten Sie diese Strategie, wenn möglich, vermeiden.
• Die Kompromissstrategie: Beide Partner:innen gehen einen Kompromiss ein und treffen sich in der Mitte. Das mag für beide erst einmal einen Rückschritt bedeuten, ist aber gerade dann sinnvoll, wenn sonst keine Einigung in Sicht ist.
• Die Defensivstrategie: Sie gehen einen Kompromiss ein, haben aber das Ziel dadurch auf lange Sicht einen Vorteil zu haben. So können Sie auf die Wünsche Ihres:Ihrer Verhandlungspartner:in eingehen, bauen ein Vertrauensverhältnis auf und haben dadurch künftig Vorteile. Sie sollten sich dabei aber nicht ausnutzen lassen.
  Die Win-win-Strategie: eine der beliebtesten Strategien, da beide Partner:innen aufeinander eingehen und sich als Gewinner:innen fühlen. Das stärkt eine nachhaltige Geschäftsbeziehung.
• Die Wenn-dann-Strategie: Hier verknüpfen Sie Forderung und Nutzen. Beispielsweise fragen Sie nach einer zusätzlichen Lieferung, welche Ihrem:Ihrer Lieferant:in mehr Umsatz verspricht, fordern aber gleichzeitig einen Rabatt für die Basisleistung.
  Die Buhmann-Strategie:  Mit dieser Strategie schieben Sie eine Entscheidung auf, indem Sie sie an eine höhere Stelle weitergeben. Das kann einen Vorteil bedeuten, da Sie Zeit gewinnen, es schmälert allerdings Ihre eigene Kompetenz und bedeutet daher auch oft einen Nachteil für künftige Verhandlungen.

3. Rhetorik

Auch in Verhandlungen gilt: Der erste Eindruck ist der Wichtigste. Eine herzliche Begrüßung, interessierter Smalltalk, ein aufrichtiges Kompliment: Schaffen Sie eine angenehme Basis. Heben Sie Gemeinsamkeiten hervor und halten Sie Blickkontakt, denn das suggeriert Ihrem Gegenüber Verbindlichkeit. Kommunizieren Sie klar und formulieren Sie positiv.

In Preisverhandlungen erzielen Sie oft ein besseres Ergebnis, wenn Sie eine Spannbreite nennen, innerhalb derer sich Ihr:e Verhandlungspartner:in frei entscheiden kann. Das gibt dem Gegenüber das Gefühl der Macht. Einen höheren Preis zu fordern scheint plötzlich wie ein Affront. Natürlich wählen Sie die Spanne geschickt: So kommen Sie zu einem besseren Abschluss.

4. Körpersprache

Erfolgreiches Verhandeln basiert nicht nur auf darauf, was gesagt wird. Mit diesen Körpersprachetipps werden Sie mehr erreichen:

– Halten Sie Augenkontakt
– Nehmen Sie eine offene Körperhaltung ein (keine verschränkten Arme oder Beine)
– Spiegeln Sie Ihr Gegenüber, nehmen Sie eine ähnliche Haltung ein – das schafft Vertrauen
– Setzen Sie sich auf die gleiche Seite und zeigen Sie Ihrem:Ihrer Verhandlungspartner:in beispielsweise etwas. Damit signalisieren Sie unterbewusst: Wir sitzen im selben Boot.

5. Schwierige Situationen lösen

Auch wenn es emotional wird: Bleiben Sie immer sachlich, gelassen und ruhig. Fassen Sie vorausgegangene Gespräche zusammen und erläutern Sie schrittweise Ihre Ziele. So kommen Sie voran:

– Hat sich die Verhandlungssituation geändert? Gibt es ein Problem? Dann reden Sie darüber und fragen Sie nach den Gründen.
– Überlegen Sie gemeinsam, wie Sie das Problem lösen können.
– Legen Sie das weitere Vorgehen fest und setzen Sie gemeinsame Ziele.
– Vereinbaren Sie mit Ihrem:Ihrer Partner:in, wie das Ergebnis überprüft wird.
– Drücken Sie dem anderen Ihre Wertschätzung aus und betonen Sie die Gemeinsamkeiten.

6. Tricks durchschauen – Einkaufserfolge erreichen

Achtung: Auch Ihr Gegenüber schläft nicht! Ihr Verhandlungspartner bereitet sich genauso wie Sie auf das Gespräch vor. Psychologische Tricks sind dabei an der Tagesordnung. Jede:r Verkäufer:in versucht, sich so viele Informationen wie möglich von dem:der  Einkäufer:in zu beschaffen: Was ist ihm:ihr wichtig? Wer hat noch ein Wörtchen mitzureden? Wer ist jetzige:r Lieferant:in? Was würde den:die Einkäufer:in zu einem Wechsel bewegen? Welche Wettbewerbsangebote gibt es sonst noch? Je mehr der:die Verkäufer:in weiß, desto besser kann er einschätzen, wo er:sie Sie als Einkäufer:in packen kann.
Ein:e Profiverkäufer:in macht kein Zugeständnis ohne Gegenleistung: geringerer Preis – größere Abnahmemenge oder andere Zugeständnisse. Darüber hinaus wird er immer das Gesamtkonzept im Auge behalten, bevor er sich auf Details einlässt. Seien Sie darauf gefasst und bereiten Sie sich selbst so gut wie möglich vor!

Die ultimative Checkliste für Ihre perfekte Einkaufsverhandlung

Gründliche Vorbereitung und Recherche, die richtige Einschätzung Ihres:Ihrer Geschäftspartner:in und die dazu passende Strategie sind die wichtigsten Bausteine für eine erfolgreiche Verhandlung. Sehen Sie Ihr Gegenüber nicht als „Feind“, sondern als einen Spielgegner:in, ähnlich wie beim Sport. Deshalb sollten Sie immer eine Partnerschaft aufbauen und versuchen, eine Win-win-Situation zu gestalten.

Als kleine Hilfe haben wir eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten für Ihre Vorbereitung zusammengestellt. Beantworten Sie die folgenden Fragen und erreichen Sie so Ihren optimalen Einkaufserfolg:

Die richtige Vorbereitung

Ziele

• Was will ich im Gespräch erreichen?
• Welche Muss- und welche Kann-Ziele (Kompromiss) habe ich?
• Welche Ziele hat mein:e Gesprächspartner:in?

Argumente

• Welche Argumente habe ich?
• Welche Einwände sind zu erwarten?
• Welche Wichtigkeit haben die Argumente für mich und für den:die andere:n?
• Welche Reihenfolge der Argumente wähle ich?

Herausforderungen

• Was könnte gegen die Umsetzung sprechen? Gibt es Beschränkungen?
• Was ist die beste Alternative, die ich erreichen kann?

Die richtige Recherche

Verhandlungshintergrund

• Worum geht es?
• Wie ist die Historie – gibt es Hintergrundinformationen?
• Welche Folgen resultieren hieraus für Ihre Firma und die andere Seite?
• Welche Schwierigkeiten sind zu erwarten und wie gehe ich damit um?

Verhandlungsführer

• Was weiß ich über die Person, die die Verhandlungen führt (Funktion, Gewohnheiten, Hobbys …)?
• Wie verhält sich die Person und wie muss ich mich darauf einstellen?
• Mit welcher Einstellung und Meinung wird der andere in das Gespräch gehen?

Die richtige Strategie

Überlegen Sie sich VOR dem Termin genau, welche Strategie sich für Ihre Verhandlungen anbietet. Welche Fragen stellen Sie wann? Wie gehen Sie vor? Und was ist Ihr Plan B?

Wählen Sie aus den folgenden Strategien diejenige aus, die am besten zu Ihrem Verhandlungspartner passt:

• Die Durchsetzungsstrategie – wenn möglich vermeiden
• Die Kompromissstrategie – wenn nichts anderes hilft
• Die Defensivstrategie – auf die Wünsche des anderen eingehen und auf künftige Vorteile bauen
• Die Win-win-Strategie – beide gewinnen und stärken die Geschäftsbeziehung
• Die Wenn-dann-Strategie – Forderung + Nutzen = Erfolg
• Die Buhmann-Strategie – Entscheidung weitergeben und dadurch Kompetenzverlust in Kauf nehmen