Delegation Poker: So klärst du Entscheidungsspielräume im Team

Delegieren bedeutet mehr, als eine Aufgabe weiterzugeben. Entscheidend ist, wie viel Entscheidungsbefugnis mit der Aufgabe verbunden ist. Genau an diesem Punkt entstehen im Führungsalltag häufig Missverständnisse: Mitarbeitende holen Freigaben ein, obwohl sie selbst entscheiden könnten, oder treffen Entscheidungen, bei denen die Führungskraft beteiligt bleiben wollte.

Delegation Poker schafft dafür einen klaren Rahmen. Mit sieben Delegationsstufen klärst du gemeinsam mit deinem Team, wer bei einer konkreten Fragestellung wie weit entscheiden darf. Entwickelt wurde Delegation Poker von Jurgen Appelo, Autor des Buches Management 3.0″.¹
Die Grundidee: Delegation ist kein Entweder-oder. Zwischen „Ich entscheide“ und „Das Team entscheidet selbst“ liegen mehrere sinnvolle Abstufungen.

Was ist Delegation Poker?

Delegation Poker ist eine Methode, mit der Führungskraft und Team Entscheidungsspielräume gemeinsam klären. Dafür stehen sieben Karten zur Verfügung. Jede Karte entspricht einer Delegationsstufe und beschreibt, wer eine Entscheidung trifft und wie die jeweils andere Seite beteiligt wird.²

Der Fokus liegt auf Entscheidungen, nicht allein auf Aufgaben. Wenn du deinem Team beispielsweise die Auswahl einer neuen Projektsoftware überträgst, ist damit noch nicht geklärt, ob es verschiedene Lösungen recherchiert, eine Empfehlung ausspricht oder den Anbieter eigenständig auswählt und beauftragt. Genau solche Unterschiede macht Delegation Poker sichtbar.

Die 7 Stufen von Delegation Poker

Die sieben Delegationsstufen reichen von der Entscheidung durch die Führungskraft bis zur vollständigen Übertragung auf das Team.²

1. Tell: Du entscheidest. Du triffst die Entscheidung und informierst anschließend dein Team. Das passt etwa zu Vorgaben, bei denen die Verantwortung aufgrund deiner Rolle bei dir liegt.
2. Sell: Du entscheidest und erklärst. Die Entscheidung bleibt bei dir, du erläuterst aber Hintergründe und Beweggründe. So kann dein Team nachvollziehen, worauf die Entscheidung basiert.
3. Consult: Du holst Rat ein und entscheidest. Du beziehst dein Team vorab ein und nutzt dessen Erfahrung oder Fachwissen. Die endgültige Entscheidung triffst du.
4. Agree: Ihr entscheidet gemeinsam. Führungskraft und Team suchen zusammen nach einer Entscheidung. Das eignet sich besonders, wenn Wissen und Verantwortung auf beiden Seiten liegen.
5. Advise: Das Team entscheidet nach deiner Beratung. Du gibst eine Einschätzung oder Empfehlung ab, anschließend entscheidet das Team. Dein Rat ist dabei keine Vorgabe.
6. Inquire: Das Team entscheidet und informiert dich. Dein Team trifft die Entscheidung selbst und informiert dich anschließend über das Ergebnis und gegebenenfalls die Gründe.
7. Delegate: Das Team entscheidet selbstständig. Du überträgst den Entscheidungsbereich vollständig. Innerhalb des vereinbarten Rahmens entscheidet das Team ohne deine Beteiligung.

Stufe 7 ist dabei nicht automatisch besser als Stufe 3 oder 5. Welche Delegationsstufe passt, hängt von der konkreten Entscheidung, der Erfahrung im Team, möglichen Risiken und verbindlichen Vorgaben ab. Gute Delegation zeigt sich deshalb nicht daran, möglichst viel abzugeben, sondern den passenden Entscheidungsspielraum zu vereinbaren.

Was bringt Delegation Poker dir als Führungskraft?

„Du kannst das übernehmen“ klingt zunächst eindeutig. Im Arbeitsalltag lässt der Satz jedoch viele Fragen offen. Soll die Person lediglich die Aufgabe erledigen? Darf sie den Lösungsweg selbst bestimmen? Muss sie ihre Entscheidung mit dir abstimmen? Delegation Poker bringt dich dazu, diese Erwartungen konkret zu formulieren.

Das kann unnötige Rückfragen und Rückdelegation reduzieren. Mitarbeitende kommen häufig zur Führungskraft zurück, weil bei einer Aufgabe nicht klar ist, welche Entscheidungen sie selbst treffen dürfen. Eine vereinbarte Delegationsstufe schafft Orientierung darüber, wann du beteiligt werden möchtest und wann das Team selbst entscheidet.

Das gibt dir zugleich die Gelegenheit, dein eigenes Führungsverhalten zu reflektieren. Wählst du beispielsweise Stufe 3, während mehrere Teammitglieder Stufe 6 für angemessen halten, lohnt sich die Diskussion. Vielleicht verfügt das Team über mehr Erfahrung, als du angenommen hast. Vielleicht siehst du Risiken, die den anderen noch nicht bekannt sind. Umgekehrt kann sich zeigen, dass dein Team weniger Verantwortung übernehmen möchte als erwartet.

Delegation Poker schafft außerdem Verbindlichkeit. Überträgst du deinem Team einen klar definierten Entscheidungsraum, sollte eine Entscheidung innerhalb dieses Rahmens Bestand haben, auch wenn du selbst anders entschieden hättest. Greifst du regelmäßig nachträglich ein, wird für dein Team schnell unklar, wie viel Entscheidungsspielraum tatsächlich gilt.

Was gewinnt dein Team?

Auch für Mitarbeitende schafft die Methode Klarheit. Sie wissen, was sie eigenständig entscheiden können und bei welchen Themen deine Beteiligung vorgesehen ist. Aus einer allgemeinen Aufforderung wie „Arbeitet selbstständiger“ wird dadurch ein konkretes Mandat: „Über die Einsatzplanung entscheidet ihr selbst und informiert mich anschließend.“

Die Karten können zugleich sichtbar machen, wo Informationen oder Erfahrung fehlen. Wählt dein Team eine niedrigere Stufe als du, muss dahinter keine fehlende Motivation stecken. Vielleicht sind finanzielle Folgen unklar, verbindliche Kriterien fehlen oder die Konsequenzen einer Entscheidung sind schwer einzuschätzen. Diese Punkte lassen sich klären, bevor Verantwortung übertragen wird.

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Delegation Poker anwenden: So gehst du vor

Für eine Runde brauchst du ein konkretes Entscheidungsthema und die sieben Delegationsstufen. Je genauer das Thema formuliert ist, desto besser lässt es sich besprechen. „Kundenmanagement“ ist beispielsweise zu breit. „Rabatte bis zehn Prozent freigeben“ beschreibt dagegen eine konkrete Entscheidung.

1. Klärt zunächst die sieben Stufen. Alle Beteiligten sollten dasselbe darunter verstehen. Besonders bei den Stufen 5 bis 7 ist wichtig, wann die Führungskraft einbezogen oder lediglich informiert wird.
2. Wählt unabhängig voneinander eine Karte. Jede Person entscheidet sich zunächst verdeckt für die Delegationsstufe, die sie für angemessen hält. Anschließend decken alle gleichzeitig auf.²
3. Besprecht unterschiedliche Einschätzungen. Unterschiedliche Karten sind dabei besonders aufschlussreich. Wenn du Stufe 6 wählst und dein Team Stufe 3, könnt ihr beispielsweise klären, welche Informationen fehlen oder welche Risiken ihr unterschiedlich bewertet.
4. Trefft eine Vereinbarung. Es gewinnt weder automatisch die höchste noch die am häufigsten gewählte Karte. Entscheidend ist, einen Rahmen zu finden, dessen Bedeutung für alle klar ist.
5. Haltet wichtige Vereinbarungen fest. Wenn ihr mehrere Entscheidungsbereiche besprecht, könnt ihr sie in einem Delegation Board dokumentieren. Darin werden die Entscheidungsbereiche den vereinbarten Delegationsstufen zugeordnet.³ Prüft die Festlegungen später erneut, denn Erfahrung, Rollen und Rahmenbedingungen können sich verändern.

Praxisbeispiel: Wer darf Kundenrabatte freigeben?

Eine Vertriebsleiterin führt ein sechsköpfiges Team. Bislang muss sie jeden Rabatt über fünf Prozent selbst genehmigen. Die Folge sind regelmäßige Rückfragen und Wartezeiten bei Kundinnen und Kunden.

In der Delegation-Poker-Runde wählt die Führungskraft Stufe 6. Zwei Teammitglieder entscheiden sich dagegen für Stufe 4. Im Gespräch wird der Grund deutlich: Ihnen fehlen klare Kriterien dafür, wann ein höherer Rabatt wirtschaftlich vertretbar ist.

Führungskraft und Team definieren deshalb finanzielle Grenzen und Ausnahmen. Innerhalb dieses Rahmens entscheidet das Team künftig selbst, andere Fälle bleiben bei der Vertriebsleiterin. Das Beispiel zeigt, worum es bei Delegation Poker im Kern geht: Unterschiedliche Karten machen sichtbar, was geklärt werden muss, bevor Verantwortung sinnvoll übertragen werden kann.

Typische Fehler bei Delegation Poker

Ein klarer Ablauf allein löst noch keine Führungsfragen. Einige Punkte solltest du deshalb im Blick behalten:

• Stufe 7 wird zum Ziel erklärt. Nicht jede Entscheidung gehört vollständig ins Team. Entscheidend ist der passende Spielraum.
• Das Thema ist zu groß. „Personalentscheidungen“ lässt viele Interpretationen zu. „Freigabe einer Weiterbildung bis 1.500 Euro“ lässt sich konkreter besprechen.
• Eine niedrigere Stufe gilt als Misstrauen. Rechtliche Verantwortung, finanzielle Risiken oder fehlende Erfahrung können einen engeren Rahmen sachlich begründen.
• Verantwortung wird ohne Informationen übertragen. Wer entscheiden soll, braucht Zugang zu den relevanten Zahlen, Kriterien und Vorgaben.
• Vereinbarungen werden nicht überprüft. Teams entwickeln sich und damit können sich auch sinnvolle Delegationsstufen verändern.

Wann eignet sich Delegation Poker?

Besonders hilfreich ist die Methode, wenn Entscheidungsspielräume wiederholt zu Rückfragen oder Konflikten führen. Auch bei einer neuen Führungskraft, nach einer Neuorganisation oder wenn ein Team mehr Verantwortung übernehmen soll, kann Delegation Poker Orientierung geben.

Grenzen hat die Methode dort, wo Entscheidungsspielräume tatsächlich nicht bestehen. Gesetzliche Vorgaben, Compliance-Anforderungen oder eindeutig festgelegte Verantwortlichkeiten lassen sich nicht neu verhandeln. Auch das gehört zu einer klaren Delegation: transparent zu machen, welche Entscheidungen überhaupt übertragen werden können.

Delegieren beginnt mit Klarheit

Delegation funktioniert besser, wenn Führungskraft und Team dasselbe darunter verstehen. Die sieben Stufen von Delegation Poker schaffen dafür eine gemeinsame Sprache: Wer entscheidet, wie wird die andere Seite einbezogen und welcher Rahmen gilt?

Die Karten geben dem Gespräch eine Struktur. Entscheidend ist, dass unterschiedliche Vorstellungen über Verantwortung und Entscheidungsspielräume sichtbar werden und ihr daraus eine gemeinsame Vereinbarung entwickelt.

Für den Einstieg reicht ein Entscheidungsbereich, bei dem es in deinem Team regelmäßig Rückfragen gibt. Vergleicht eure Einschätzungen, besprecht Unterschiede und vereinbart, wer künftig wie weit entscheiden darf. So wird aus „Übernimm du das“ eine klare Aussage darüber, welche Verantwortung tatsächlich übertragen wird.

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FAQ zu Delegation Poker

Was ist Delegation Poker?

Delegation Poker ist eine Methode, mit der Führungskraft und Team klären, wer bei einer konkreten Fragestellung wie weit entscheiden darf. Sie unterscheidet sieben Delegationsstufen und macht sichtbar, ob eine Entscheidung bei der Führungskraft, gemeinsam oder beim Team liegt.

Welche 7 Stufen gibt es beim Delegation Poker?

Die sieben Stufen heißen Tell, Sell, Consult, Agree, Advise, Inquire und Delegate. Sie reichen von „Die Führungskraft entscheidet“ bis zu „Das Team entscheidet selbstständig“. Dazwischen liegen unterschiedliche Formen der Beteiligung und Abstimmung.²

Wie funktioniert Delegation Poker in der Praxis?

Alle Beteiligten wählen für einen konkreten Entscheidungsbereich zunächst unabhängig eine der sieben Stufen. Danach werden die Karten gleichzeitig aufgedeckt und unterschiedliche Einschätzungen besprochen. Anschließend vereinbaren Führungskraft und Team, welcher Entscheidungsraum gelten soll.²

Ist Stufe 7 beim Delegation Poker immer das Ziel?

Nein. Die höchste Delegationsstufe ist nicht automatisch die beste. Welche Stufe sinnvoll ist, hängt unter anderem von der Entscheidung, vorhandener Erfahrung, möglichen Risiken und verbindlichen Vorgaben ab.

¹ Haufe: Delegation Poker: Agile Führung spielerisch lernen, Haufe.de News und Fachwissen.

² Management 3.0: Delegation Poker & Delegation Board. Grundlage für die sieben Delegationsstufen und den beschriebenen Spielablauf. Die Methode ist außerdem als eigenes Kapitel in Jurgen Appelos Managing for Happiness dokumentiert.

³ Management 3.0: Delegation Poker & Delegation Board. Grundlage für die Beschreibung des Delegation Boards.