Die Versanddisposition hat in den Unternehmen die unterschiedlichsten Namen: vom „Transport”- und dem „Verkehrswesen” oder der „Logistik” bis hin zu anderen fantasievollen Bezeichnungen. So unterschiedlich die Bezeichnungen sind – so unterschiedlich ist auch der Stellenwert der Versanddisposition in der Praxis.
Von einer zentralen, oft weisungsbefugten Abteilung (z. B. in Chemiekonzernen) bis zum „Mauerblümchen”, das irgendwie die Wünsche z. B. des Einkaufs oder des Vertriebs erfüllen muss. Je höher der Transport- und/oder auch der Zollkostenanteil ist, umso wichtiger die Bedeutung der Versanddisposition.
Der Fokus dieses Beitrags liegt auf einer optimierten Zusammenarbeit zwischen Versand und den mit dem Versand kooperierenden Abteilungen mit dem Ziel, die Zusammenarbeit effektiv und effizient zu gestalten, Falschbeurkundungen, lange Wartezeiten sowie unangenehme Überraschungen beim Zoll zu vermeiden. Und zwar unabhängig davon, ob ein Unternehmen diese transport-/versandrelevanten Aufgaben selbst durchführt oder Dritte, z. B. Speditionen, damit beauftragt.
Mitarbeiter:innen der Versanddisposition klagen oft, dass ihre Einarbeitung mittels „learning by doing” erfolgt, dass sie von anderen Fachbereichen schlecht informiert oder erst zu spät eingeschaltet werden. Exporteure und Importeure glauben oft, wenn sie Fachpersonal z. B. aus Speditionen einstellen, sei das Problem gelöst. Diese müssten doch über alles Bescheid wissen. Weit gefehlt – dazu ist das Feld aber einfach zu groß.
Praxisbeispiel Export
Ein Unternehmen produziert Güter und vertreibt diese weltweit: innerhalb der EU, in assoziierte Staaten und andere Drittländer. Ihre Produkte haben Ursprungseigenschaft (geprüft) und werden von einer EUR.1 begleitet, die in der Versanddisposition erstellt wird. Eines Tages bestellt der Einkauf ein Zulieferteil in einem anderen Land als bisher, weil es dort etwas günstiger ist. In solchen Fällen kann die Ursprungseigenschaft verloren gehen. Erwartet wird, dass die Versanddisposition weiterhin die EUR.1 erstellt (War doch schon immer so!). Diese ist nicht informiert und macht nun eine Falschbeurkundung. Es kann sein, dass es monatelang niemandem auffällt. Aber dann doch: Geldbuße oder Strafe wegen Falschbeurkundung, der ausländische Käufer muss Zölle nachzahlen, der Kunde ist eventuell verloren.
Praxisbeispiel Import
Ein Computer-Chip-Händler kauft weltweit Chips ein und verkauft sie an Hersteller von Elektronikgeräten weiter – oft zu Tagespreisen. Bei der Einfuhr einer günstigen Lieferung aus Südkorea gibt es nun die Überraschung: Auf die Chips dieses Herstellers wird ein Antidumpingzoll erhoben, die die Einfuhrkosten um 40 % erhöhen. Das „Schnäppchen” muss unter Gestehungskosten verkauft werden. Wäre die Versandabteilung vorher befragt worden, wäre dies vermeidbar gewesen, denn ein Blick in den gemeinsamen Zolltarif hätte genügt.
Beide Beispiele sind nicht erfunden, sondern finden in der Praxis statt. Die Beispiele lassen sich beliebig fortsetzen. Gerade im Versand und bei der Abwicklung mit Zollbehörden oder Banken im Akkreditivgeschäft kommt es auf eine einwandfreie und vollständige Dokumentation an. Hier sollen und müssen Einkaufs- bzw. Verkaufsabteilungen und auch die Produktion eng mit ihren Versandabteilungen zusammenarbeiten. Rechtzeitige Informationen und Absprachen sind unabdingbar – und zwar häufig vor Abschluss eines Kaufvertrages. Und es muss ein Verständnis entstehen, dass es bei der Abwicklung mit Behörden auch manchmal dauern kann. Bei allen Erleichterungen, die die Zollbehörden inzwischen gewähren: Unabdingbare Voraussetzung ist immer eine fehlerfreie und lückenlose Dokumentation.
Zur Abbildung: Der Informationsfluss aus drei Bereichen zur Versanddisposition muss lückenlos sein – er ist notwendig, um die vielen Aufgaben fehlerfrei und kompetent erfüllen zu können.
Und wenn es dann doch mal schiefgeht: Kann man „reparieren”? Welche Möglichkeiten gibt es? Viele Fehler entstehen aus Unwissenheit, und gerade im internationalen Geschäft kann man nicht alles wissen. Aber man muss sich zu helfen wissen. Das Internet bietet dazu viele Möglichkeiten, aber es genügt nicht, sein Problem nur zu „googeln”.
Eine permanente Weiterbildung ist unerlässlich, weil Regeln sich immer wieder ändern, neue internationale Abkommen getroffen werden und viele Vorschriften zu beachten sind. Eine gut ausgebildete Versandabteilung verbunden mit einer guten innerbetrieblichen Kommunikation führt nicht nur zu einem reibungsloseren Ablauf, sondern hilft auch, Kosten zu senken.
