Digital Working im Office 4.0

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Wie sieht das Office der Zukunft aus? Was sind die kommenden Anforderungen für die Assistenz? Welche neuen Tools sind unerlässlich?

Sicher ist, dass der technische Fortschritt und die zunehmende Digitalisierung vieles verändern werden. Neue Apps erleichtern Prozesse und machen sie schneller. Ebenso wird sich die Zusammenarbeit verändern – z. B. durch zunehmend agiles Arbeiten oder virtuelle Teams. Seien Sie bereit und offen, um den Wandel erfolgreich mitzugestalten!

Digitalisierung ist schon lange kein Zukunftsthema mehr: Smartphones, Clouds und Apps, Sprachassistenten und künstliche Intelligenz sind schon längst in der Arbeitswelt 4.0 angekommen. Neue Formen der Kommunikation, New Work oder Digital Leadership sind Zukunftstrends. Doch was heißt dies konkret für die Office-Welt? Wie sieht das Büro 4.0 aus? Was ändert sich an Ihrem Job-Profil als Assistent/in oder Office-Manager/in? Die Antwort ist vermutlich: „Es kommt darauf an…“. Sicher ist, dass es im Office der Zukunft eine Vielzahl neuer Möglichkeiten geben wird. Die Frage ist, welche davon für Ihre Bedürfnisse sinnvoll sind. Das kann je nach Tätigkeitsfeld ganz unterschiedlich sein. Auch die Frage, wie mit dem Thema Digitalisierung generell in Ihrem Unternehmen umgegangen wird, spielt natürlich eine große Rolle. Wichtig ist es allerdings, sich aktiv mit dem Thema zu beschäftigen und den Wandel voranzutreiben – sonst wird man leicht abgehängt.

Was ändert sich im Office der Zukunft durch die Digitalisierung?

Effiziente Büroorganisation 4.0 verändert die Office-Welt schnell und nachhaltig. Allerdings wird auch kein Unternehmen von heute auf morgen vollständig auf Digitalisierung umstellen. Analoge und digitale Büro- und Arbeitsorganisation müssen sinnvoll verbunden werden. Wo sind analoge und wo sind digitale Hilfsmittel sinnvoll? Wieviel Papier wird noch benötigt? Wie (re)organisieren Sie Workflows und Prozesse?

Klassische (digitale) Office-Tools wie Word, Excel und Outlook werden in den meisten Büros schon über 20 Jahre benutzt. Aber trotzdem entwickeln sich diese permanent weiter. Die Möglichkeiten von Word werden in vielen Büros z. B. gar nicht ausgenutzt. Wenn die Analyse von Daten oder das Erstellen von Reportings auch zu Ihrem Aufgabenbereich gehört, bietet Excel mit neuen Tools wie PowerPivot oder PowerView ganz andere Möglichkeiten.

Outlook ist ein besonderes Thema. Wie begegnen Sie der E-Mail-Flut und dem Informationsüberfluss? Es gibt klare Empfehlungen führender Wissenschaftler: Permanentes Checken und Beantworten von E-Mails verschlechtert die Konzentration und senkt die Produktivität. Einfache Tipps sind: Nur klare E-Mail-Botschaften senden, keine überflüssigen E-Mails verschicken, Sound- oder Desktop-Benachrichtigungen für neue E-Mails deaktivieren, E-Mails nach dem Sofort-Prinzip bearbeiten (sofort beantworten, löschen, entscheiden, ablegen etc.) und E-Mail-Ping-Pong vermeiden, sondern lieber zum Telefonhörer greifen, wenn nötig. Wichtig ist es besonders, eine E-Mail-Policy im Team bzw. im Unternehmen zu entwickeln.

Neue digitale Tools bieten zusätzliche Möglichkeiten: So lassen sich z. B. mit OneNote Notizen digitalisieren und im Team gemeinsam nutzen. MS Teams, Messengerdienste oder Wikis können ebenso für die übergreifende Kommunikation oder Sammlung von Daten und Wissen genutzt werden. Sharepoint oder moderne Cloud-Angebote wie icloud und Dropbox bieten sich für den Austausch von Dokumenten an. Wer aber beispielsweise keine Daten in den USA ablegen möchte, kann auch auf deutsche Anbieter wie die Telekom Cloud oder TeamDrive zurückgreifen. Digitale Termin- und Reiseplanungstools können ebenso Vorteile bieten. Der Einsatz von AR- und VR-Brillen kann in Zukunft Zeit und Kosten sparen… Die Möglichkeiten sind vielfältig – stellen Sie sich Ihre persönliche Toolbox für digitales Arbeiten zusammen und nutzen Sie gezielt die neuen Medien.

Auf dem Weg zur digitalen Ablage und zum papierarmen Büro

Häufig möchten Unternehmen heute weitgehend auf Papier verzichten, denn übervolle Regale und Schreibtische belasten die Arbeitsorganisation. Gehen Sie als Office-Manager/in auf dem Weg vom Papierschreibtisch zum digitalen Schreibtisch voran. Wichtig ist es, ein strukturiertes Ablagesystem für Ihre Dateien und E-Mails zu erarbeiten. Nehmen Sie Ihren Chef und die Kollegen auf dem Weg mit und erstellen Sie eine einheitliche Struktur. Natürlich ist dabei wichtig zu beachten, welche Dokumente und E-Mails wann und wie lange gesetzlich aufbewahrungspflichtig sind. Und welche müssen in Papierform aufbewahrt werden? Aber ansonsten gilt es, ein schlankes und verständliches Ablagesystem zu entwickeln, was die Aufbewahrung von doppelten oder überflüssigen Daten weitgehend vermeidet. Das verringert die Suchzeiten deutlich! Und Sie stärken so Ihre Position als Organisationsspezialist/in im Unternehmen.

Wie verändert sich die Zusammenarbeit in der Zukunft?

Mobiles Arbeiten, agile Teams, virtuelle Zusammenarbeit sind die Trend-Schlagwörter. Was bedeutet das für Sie als Assistenz? Wie verändert sich die Zusammenarbeit innerhalb von Teams oder zwischen Ihnen und Ihrem(n) Chef(s)? Natürlich ist es notwendig, das digitale Repertoire von Apps und Clouds bis Skype und Wiki zu beherrschen. Mehr Flexibilität erfordert einen effizienten Informationsaustausch aller Beteiligten – und die dazugehörigen Dokumentenmanagement- oder Kommunikationssysteme. Noch wichtiger ist es aber, gemeinsame Spielregeln zu definieren. Nur so lässt sich die Zusammenarbeit gezielt und professionell organisieren. Dabei wird das Büro als klassischer Ort der physischen Zusammenarbeit auch in der Zukunft des digitalen Arbeitens noch einen hohen Stellenwert behalten.

Hinzu kommen ein neues Bewusstsein und veränderte Ansprüche an den Job. Der Arbeitsmarkt der Zukunft ist ein Arbeitnehmermarkt. Der „Battle for Talents“ ist schon längst im Gange. Themen wie Gesundheit, Work-Life-Balance, wellness@office und Feel Good Management werden immer wichtiger. Hier sind Sie als Assistenz häufig Bindeglied zwischen den Menschen und Abteilungen und können wichtige Impulse setzen. Machen Sie sich unentbehrlich für ein positives Betriebsklima.

Wie positionieren Sie sich im Office 4.0?

Welcher Typ ist Ihr Chef? Als Millenial selbst ein „Digital Native“? Oder eher konservativ und weniger affin für die neuen Medien? Wahrscheinlich ist das egal, denn jeder Chef hat gern eine Assistenz und Office-Manager/in, die ganz selbstverständlich und souverän in der digitalen Welt agiert. Ihr Jobprofil wird sich durch die Digitalisierung mit Sicherheit verändern. Gehen Sie mit der Zeit, bilden Sie sich fort und bleiben Sie up-to-date. Auch Soft Skills wie Flexibilität, Selbstmanagement, Kommunikationskompetenz oder Organisationstalent werden vermutlich in Zukunft noch wichtiger. Wenn Sie Ihr berufliches Profil entsprechend schärfen, machen Sie sich auch für die Zukunft unersetzlich.

Gehen Sie den Wandel positiv an und nutzen Sie den Change als Chance! Motivierte und optimal vorbereitete Mitarbeiter sind die Voraussetzung für eine gelungene Digitalisierung. Das gilt insbesondere für das Office als Verbindungsknoten zwischen den Abteilungen und Schaltzentrale des Unternehmens.

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Über den Autor

Kathrin Merz

Produktmanagerin Assistenz und Officemanagement

Zur Themenübersicht Assistenz und Office-Management

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