Ein Fall für zwei – Job-Sharing wird immer beliebter

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Job-Sharing und flexible Arbeitszeiten werden immer populärer. Unternehmenskulturen passen sich dem Bedarf an mehr zeitliche Flexibilität in den Unternehmen an.

Während im Jahr 2003 flexible Arbeitszeitmodelle in 9,1 Prozent der Unternehmen praktiziert wurden, waren es 2009 bereits über 20 Prozent. Teilzeitarbeit liegt dabei in Deutschland absolut im Trend: Im Jahr 2011 arbeiteten rund 26 % der Erwerbstätigen (ca. 10 Mio Menschen) in Teilzeit. Dies ist ein Anstieg von 33 % gegenüber dem Jahr 2000. Im Vergleich liegt der Anteil an Teilzeitkräften in Deutschland deutlich über dem EU Durchschnitt mit 19 % (vgl. Zeit Online, 2011). Dies hat auch Auswirkungen auf den Bereich Assistenz und Sekretariat: Die Zahl der Doppelsekretariate nimmt zu – oft mit dem Ziel, die Assistenz immer im Office erreichbar zu haben, auch zu ungewöhnlichen Arbeitszeiten. Dies wird nicht nur von Führungskräften sehr positiv beurteilt – auch Ihre Kunden profitieren von diesem Service. Untersuchungen ergaben, dass Teams im Job-Sharing sehr produktiv sind.

jobsharingWenn Sie im Duo für zwei oder sogar mehrere Chefs verantwortlich sind, stellt Ihr Arbeitsalltag ganz besondere Herausforderungen an Sie. Ein hohes Maß an guter Organisation und Kommunikation ist gefragt – denn im Team müssen Sie täglich eine Vielzahl anspruchsvoller Aufgaben und Informationen bearbeiten und weiterleiten. Gegenseitige Verlässlichkeit und ein synchronisiertes Zeitmanagement sind dabei das A und O im Job-Sharing.

Falls nicht, können Ihnen folgende Fragen helfen, die Knackpunkte in der Zusammenarbeit aufzudecken:

  1. Klären Sie, wer prinzipiell für welche Zuständigkeitsbereiche verantwortlich ist. Wer arbeitet wem zu? Wie sieht die Aufgaben verteilung aus? Welche Tätigkeiten fallen in diesen Aufgabenbereich?
  2. Einigen Sie sich auf gemeinsame Arbeitsweisen. Mit welcher Ablagesystematik lässt sich ein Dokument sofort finden? Welche Maßnahmen gelten bei Info-Flut oder auch mangelndem Info-Fluss?
  3. Wenn Sie die Aufgabenbereiche klar verteilt haben, sorgen Sie dafür, dass Sie sich gegenseitig vertreten können. Planen Sie Termine für diese Einarbeitung fest in Ihrem Terminkalender ein. So viel Zeit muss sein.

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Bei all diesen Fragen des Job-Sharings bietet Ihnen ein Job-Buch als Organisations-Tool eine gute Hilfe. Wenn Sie Ihre Zusammenarbeit bestmöglich aufeinander abstimmen, können Sie Ihren Vorgesetzten noch zielführender unterstützen und behalten Sie auch in stressigen Situationen alles im Griff und einen kühlen Kopf.

Unsere Empfehlung:

Ein Fall für zwei: Das professionelle Doppelsekretariat
Immer häufiger unterstützen heute zwei Assistentinnen gemeinsam einen oder mehrere Chefs. Höchste Priorität bei gemeinsamen Zuständigkeiten ist ein reibungsloser Tagesablauf und ein klarer Informations- und Kommunikationsfluss. In diesem Seminar lernen Sie, wie Sie die Zusammenarbeit im Doppelsekretariat noch effektiver gestalten können.
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Über den Autor

Geprüfte und lizensierte MAT-Konzentrationstrainerin, jahrelange Praxis erfahrung als Assistentin, Trainerin und Coach.

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