Überzeugen Sie andere im Auftrag des:der Chef:in

Präsentationen für den:die Vorgesetzte:n zu erstellen, ist eine Standardaufgabe im Assistenzbereich. Aber immer öfter sollen Assistent:innen auch selber präsentieren. Bislang gehörten Präsentieren und Moderieren nicht unbedingt ins Repertoire von Assistent:innen, aber wer sein berufliches Profil weiterentwickeln möchte, sollte sich recht zeitig auf die Anforderungen der Zukunft vorbereiten. Unsere Expertin Jasmin Schümann fasst für Sie die Erfolgsfaktoren einer guten Präsentation zusammen und hat 10 Tipps für Sie, wie Sie Besprechungen professionell moderieren. So können Sie auch auf ungewohntem Terrain Kompetenz zeigen und bleiben positiv im Gedächtnis.

„Frau S., Sie haben die Präsentation über das Weiterbildungskonzept für die nächsten zwei Jahre ja bereits für mich recherchiert, ausgewertet und in eine ansprechende Präsentation verpackt. Was halten Sie davon, wenn Sie nun auch die Präsentation in der Vorstandssitzung in der nächsten Woche selbst übernehmen? Sie sind ja eigentlich am besten im Thema!”

Mit diesen Worten überrumpelte mich meine Chefin vor einigen Jahren. Auf einmal sollte ich auch präsentieren, was ich vorbereitet und erarbeitet hatte. Doch eine Präsentation vor dem Unternehmensvorstand war eben doch eine ungewohnte Situation und ich damals noch kein Präsentationsprofi. Seitdem habe ich mich intensiv mit den Erfolgsfaktoren gelungener Meetings und erfolgreicher Präsentationen beschäftigt. Gute Präsentationen sind selten eine PowerPoint-Schlacht, sondern leben von einer besonderen Dramaturgie, die Sie kennen und befolgen sollten, um Ihre Zuhörer für Ihr Thema zu fesseln.

Reißen Sie Ihre Zuhörer mit – mit dem richtigen Drehbuch für Ihre Präsentation

Präsentationen sollen Ihr Publikum für ein von Ihnen erarbeitetes Thema begeistern. Wie oft sind Sie begeistert aus einer zweistündigen PowerPoint-Präsentation in einem abgedunkelten Raum gekommen? Wahrscheinlich nicht allzu oft! Wenn Sie folgende Punkte beachten, kann (fast) nichts mehr schief gehen und wie so oft gilt: Übung macht den Meister.

Unsere Empfehlung

Führen und delegieren im Auftrag des:der Chef:in

Sie unterstützen Ihre Vorgesetzten unmittelbar bei deren Führungsverantwortung, indem Sie Aufgaben an Mitarbeiter:innen bzw. Kolleg:innen weitergeben und dafür sorgen, dass diese auch professionell und zuverlässig erledigt werden. In diesem Training erfahren Sie, wie Sie Ihre natürliche Autorität unterstreichen und weiterentwickeln. Zusätzlich lernen Sie, wie Sie es durch das bewusste Annehmen und Gestalten Ihrer Rolle schaffen, souverän und selbstsicher aufzutreten, zu kommunizieren und sich durchzusetzen.

Training: Führen und delegieren im Auftrag des:der Chef:in

5 Eckpunkte für klare und überzeugende Präsentationen

1. Der Ohröffner: Mit dem Ohröffner interessieren Sie Ihr Publikum für das folgende Thema. Sparen Sie sich zum Start in Ihre Präsentation also langwierige Begrüßungs- und Vorstellungsformeln, in denen Sie sich für das Erscheinen bedanken etc. Machen Sie die Anwesenden lieber hellhörig, etwa mit einer gewagten, provokanten These zum Thema, auf die Sie im Laufe Ihrer Präsentation immer wieder verweisen können. Auch ein lustiges Bild zum Start oder ein passendes Zitat kann diesen Zweck erfüllen.
2. Thema und Einstieg: Nachdem Sie Ihr Publikum ‚aufgeweckt’ haben, sollten Sie in dieser Phase den Bogen schlagen zu Ihrem Thema und weshalb Sie als Experte für dieses Thema stehen. Auch Dinge wie eine Agenda, die Ihr Publikum auf das, was kommt vorbereitet, findet hier Platz. Klären Sie in dieser Phase zudem, wie Sie mit Fragen umgehen wollen: direkt klären oder im Anschluss besprechen?
3. Argumentation: Kommen Sie nun zu den Fakten Ihres Themas, zu den Argumenten und Ergebnissen, die Sie vorstellen wollen. Doch bleiben Sie bei vielen Beispielen und lassen Sie Bilder in den Köpfen Ihres Publikums entstehen. Nutzen Sie hierzu auch visuelle Hilfsmittel, wo es nur geht! Versuchen Sie Emotionen zu wecken, denn nur darüber erzeugen Sie Begeisterung für Ihr Thema!
4. Zusammenfassung: Bevor Sie Ihre Präsentation beenden, fassen Sie die wichtigsten Kernpunkte Ihrer Präsentation zusammen. Ihr Publikum kann so das Gehörte noch einmal Revue passieren lassen und Sie können die wichtigsten Punkte stärker in den Köpfen der Zuhörer verankern. Lassen Sie sich diese Chance nicht entgehen.
5. Der Ohrschließer: Erinnern Sie Ihr Publikum zum Abschluss daran, womit Sie eingestiegen sind. Indem Sie auf Ihre These, Ihr Bild oder Zitat vom Anfang zurückkommen, machen Sie die Sache für Ihre Zuhörer rund und klären ggf. auch erst jetzt auf, was der Grund für diesen Einstieg war – wenn Sie es schaffen, den Spannungsbogen bei Ihren Zuhörern bis hierher aufrecht zu halten, haben Sie garantiert gefesselt!

Auch die Moderation einer Besprechung ist keine alltägliche Aufgabe in der Assistenz – umso besser, wenn Sie trotzdem brillieren können. Mit ein paar Tipps und ein wenig Übung ist auch diese Herausforderung leicht zu meistern. Vorbereitung ist – wie so oft – das „A und O”. Die folgenden Tipps helfen Ihnen bei der Planung und Durchführung eines strukturierten und effizienten Meetings, das pünktlich abgeschlossen werden kann.

10 Tipps für eine gelungene Besprechungsleitung

1. Bereiten Sie sich gut vor!
   a) Worum geht’s?
   b) Wie will ich zum Ziel kommen?
   c) Was muss organisiert werden?
   d) Worauf muss ich besonders achten?
2. Stellen Sie ein positives Arbeitsklima her!
   (Lächeln hilft).
3.  Legen Sie das Ziel des Meetings fest und stimmen Sie mit den Teilnehmern zu Beginn noch einmal die Agenda ab, legen Sie Prioritäten fest und klären kurz den Zeitrahmen!
4. Visualisieren Sie für alle sichtbar mit bzw. lassen Sie sichtbar mitprotokollieren, was entschieden wurde (dies geht einfach über Laptop/Beamer oder Whiteboard/Flipchart)!
5. Erläutern Sie die Art Ihres Vorgehens!
6. Seien Sie so neutral wie möglich und geben Sie Raum für Wortbeiträge anderer. Besprechungsleitung heißt nicht, dass Sie die ganze Zeit sprechen müssen!
7. Fragen Sie die Anwesenden nach Meinungen, Erkenntnissen etc. – am besten mit offenen Fragen mit den bekannten Fragewörtern „Was”, „Wie”, „Wer” usw.
8. Bleiben Sie beim Thema und behalten sie die Agenda/den „roten Faden” im Auge!
9. Achten Sie auf konkrete Vereinbarungen! Schließen Sie positiv und pünktlich ab! Schließen Sie positiv und pünktlich ab!

Beachten Sie bereits bei der Vorbereitung Ihres Meetings oder Ihrer Präsentation die genannten Punkte. Und dann: rein ins kalte Wasser! Denken Sie immer daran, dass Sie sich bereits ausgiebig mit den Themen beschäftigt haben – ein Vorteil, den Sie den Teilnehmer:innen immer voraus haben!