Hausverwaltung: Aufgaben, Herausforderungen & digitale Zukunft

Eine Immobilie sein Eigen zu nennen, bedeutet mehr als diese nur zu verwalten – es bedeutet Verantwortung. Die Verkehrssicherheit ist zu bewahren, technische Defekte müssen behoben, rechtliche Vorgaben eingehalten und bei Vermietung die Kommunikation mit Mieterinnen und Mietern professionell gemanagt werden.

Eine gut organisierte Hausverwaltung übernimmt diese Aufgaben und sorgt für den langfristigen Werterhalt sowie eine effiziente Bewirtschaftung der Immobilie. Doch welche konkreten Leistungen bietet eine Hausverwaltung? Welche Herausforderungen gibt es in der Praxis? Und welche Rolle spielt die Digitalisierung, inkl. KI, in diesem Bereich? Hiermit erhalten Sie einen umfassenden Einblick in das Thema Hausverwaltung – von den zentralen Aufgaben bis zu modernen Technologien, die den Verwaltungsalltag erleichtern.

Das Wichtigste in Kürze

• Hausverwaltungen übernehmen technische Aufgaben wie Reparaturkoordination, Instandhaltung und Modernisierungsplanung, um den Immobilienwert zu erhalten.
• Kaufmännisch sind sie für Betriebskostenabrechnungen, Buchhaltung, Forderungsmanagement und die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben wie des WEG verantwortlich.
• Digitale Tools und KI-Anwendungen verbessern Effizienz und Transparenz in der Verwaltung, z. B. durch automatisierte Prozesse und bessere Kommunikation mit Mieter:innen und Eigentümer:innen.
• Zusatzleistungen wie energetische Sanierungen oder rechtliche Anpassungen können bis zu 5 % der Gesamtkosten ausmachen, insbesondere bei Projekten über 5.000 Euro.
• Eine professionelle Hausverwaltung sollte über nachweisliche Referenzen, Mitgliedschaften in Berufsverbänden und den Einsatz moderner Softwarelösungen verfügen.

Was ist eine Hausverwaltung?

Eine Hausverwaltung übernimmt die Verantwortung für die Verwaltung und Bewirtschaftung von Immobilien im Auftrag der Eigentümerinnen und Eigentümer. Sie agiert als Bindeglied zwischen Eigentümer:innen und Mieter:innen, mit dem Ziel: den Wert und die Rentabilität der Immobilie zu sichern. Dabei lassen sich verschiedene Arten der Hausverwaltung unterscheiden:

• WEG-Verwaltung: Verantwortlich für das gemeinschaftliche Eigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie organisiert z. B. Eigentümerversammlungen, setzt Beschlüsse um, zieht Vorschüsse (Hausgeld) ein, verwaltet das Gemeinschaftsvermögen, kümmert sich um die gesamte Bewirtschaftung, wie Beauftragung von Hausmeister, Versorgungsunternehmen, Instandhaltungen und Instandsetzungen des gemeinschaftlichen Eigentums. Die Aufgaben ordnungsmäßiger Verwaltung sind im Wohnungseigentumsgesetz geregelt.
• Mietverwaltung: Hier werden Mietobjekte im Auftrag eines Eigentümers/einer Eigentümerin oder bspw. einer Erbengemeinschaft verwaltet. Die Aufgaben erstrecken sich von der Mietersuche bei Neuvermietung, Vertragsmanagement, Bewirtschaftung, Betriebskostenabrechnung, Forderungsmanagement bis hin zur Abnahme der Wohnungen bei Kündigung.
• Sondereigentumsverwaltung: Verwaltung einzelner Eigentumseinheiten innerhalb einer WEG, z. B. einer Eigentumswohnung, wenn diese vermietet wird. Hier kann eine Sondereigentumsverwaltung zwischengeschaltet werden. Diese ist dann Ansprechpartner für die Mietenden und kümmert sich im Auftrag der Eigentümerin oder des Eigentümers um verschiedene, zu vereinbarende Aufgaben.

Hinweis
Ein Einzeleigentümer bzw. eine Einzeleigentümerin kann selbst entscheiden, ob und wie umfangreich eine Hausverwaltung für das Eigentum eingesetzt wird.
Bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft nach WEG ist jedoch gesetzlich die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums vorgeschrieben (§ 20 Abs. 2 WEG).

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Welche Aufgaben übernimmt eine Hausverwaltung?

Die Hausverwaltung hat ein breites sowie anspruchsvolles Aufgabenspektrum. Es verlangt kaufmännisches Know-how, technisches und juristisches Wissen sowie Einfühlungsvermögen im Umgang mit Mieter:innen und Eigentümer:innen.  Neben den klassischen Aufgaben einer Hausverwaltung (kaufmännische und technische Verwaltung, Erstellung von Hausordnungen und Abschluss von Verträgen, Organisation von Eigentümerversammlungen) sind oftmals auch Sonderaufgaben zu übernehmen (bspw. Koordination von Sanierungsmaßnahmen, Nachhaltigkeitsmanagement, Krisenmanagement bei Schadenseintritten und Notfällen). In aller Regel sind schnelle Lösungen und klare Entscheidungen gefordert.

Technische Aufgaben der Hausverwaltung

Im technischen Bereich verantwortet sie, dass die Immobilie stets in einem guten, funktionstüchtigen und verkehrssicheren Zustand bleibt und, dass gesetzliche Auflagen und Verordnungen eingehalten werden. Das bedeutet, sie organisiert Reparaturen, beauftragt Handwerker:innen und kontrolliert die Arbeitsergebnisse. Beispiel: Wenn im Treppenhaus die Beleuchtung ausfällt oder die Heizungsanlage Probleme bereitet, ist es die Hausverwaltung, die sich um eine schnelle Lösung kümmert. Auch die Planung von größeren Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen fallen nach Absprache mit der Eigentümerseite in den Aufgabenbereich.

Kaufmännische Aufgaben einer Hausverwaltung

Die Aufgaben im kaufmännischen Bereich beinhalten u. a.

• Betreuung der Mietverhältnisse: Mietersuche, Bonitätsprüfung, Erstellung und Abwicklung von Mietverträgen, Wohnungsübergabe und -rücknahme. Überwachung der Mieteinnahmen: Prüfung des fristgerechten Eingangs der Mietzahlungen bzw. der Vorschüsse, Forderungsmanagement (Mahn- und Vollstreckungswesen)

• Buchführung und Rechnungsprüfung: Miet-/WEG-Buchhaltung, korrekte Verbuchung der Einnahmen und Ausgaben, Führen bzw. Verwalten der Bankkonten, Erstellung der Jahresabrechnungen und Betriebskostenabrechnungen, Rechnungslegung

• Budgetplanung: Liquiditätsplanung, Kalkulation für Instandsetzungs-/Modernisierungsmaßnahmen

• Vertragsmanagement: Abschluss und Verwaltung von Verträgen mit Dienstleistern, Versicherungen

Gesetzliche Pflichten einer Hausverwaltung

Die Hausverwaltung muss für deren Auftraggeber umfassende gesetzliche Vorgaben kennen, u. a. die Bestimmungen

• des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB),
• des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG),
• der Betriebskostenverordnung (BetrKV),
• der Heizkostenverordnung (HeizkostenV),
• des Gebäudeenergiegesetzes (GEG),
• der Trinkwasserverordnung (TrinkwVO).

Sie ist zuständig für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.

Gegenüber den Auftraggebenden/Eigentümer:innen zählen zu ihren Pflichten die Erstellung von Betriebskosten- und Heizkostenabrechnungen, bei WEG-Anlagen die Jahresabrechnungen und Vermögensberichte samt Protokollführung und Anfertigung einer Beschluss-Sammlung betreffend Eigentümerversammlungen.
Darüber hinaus ist eine transparente Kommunikation gegenüber Eigentümern/Eigentümerinnen und Mietenden wichtig. Insbesondere hier fungiert die Hausverwaltung auch beratend ggf. auch ausgleichend.

Optionale Zusatzaufgaben

Je nach vertraglicher Vereinbarung kann die Hausverwaltung weitere Aufgaben übernehmen, wie die Vermittlung von Mietverhältnissen, die Organisation von zusätzlichen Versammlungen oder die Betreuung/Projektsteuerung von Modernisierungsmaßnahmen.

Mehr Aufgaben sorgen für zusätzliche Einnahmen bzw. Kosten
Die CRES-Studie (Center for Real Estate Studies) zeigt, dass nicht nur die Basissätze für Hausverwaltungen steigen, sondern auch die zusätzlichen Einnahmen bzw. Zusatzkosten. Besonders bei speziellen Verwaltungsaufgaben, wie energetischen Sanierungen oder rechtlichen Anpassungen, entstehen zusätzliche Gebühren. Diese Zusatzeinnahmen variieren je nach Umfang und Aufgabe.
In der Praxis werden im Zusammenhang von größeren Sanierungsvorhaben häufig Pauschalen ab eines Mindestauftragsvolumina vereinbart (z. B. 3 % Zusatzaufwand bei einem Auftragsvolumen ab 5.000 Euro brutto).

Herausforderungen und Risiken in einer Hausverwaltung

Die Arbeit einer Hausverwaltung ist keineswegs ein Spaziergang. Sie ist mit einer Vielzahl von Herausforderungen verbunden, die täglich Aufmerksamkeit und ein hohes Maß an Organisation verlangen. Ein häufiges Problem sind Konflikte innerhalb der Eigentümergemeinschaft. Wenn etwa unterschiedliche Meinungen zu Instandhaltungsmaßnahmen oder Modernisierungen aufeinandertreffen, muss die Hausverwaltung vermitteln und für eine Lösung sorgen, die alle zufriedenstellt. Auch schwierige Mieterinnen oder Mieter können viel Zeit und Energie kosten, sei es bei ausbleibenden Mietzahlungen oder Streitigkeiten um Betriebskosten- bzw. Nebenkostenabrechnungen.

Recht und Wirtschaft in einer Hausverwaltung

Darüber hinaus gibt es immer wieder rechtliche Stolperfallen, etwa bei der korrekten Umsetzung von Vorschriften aus dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) oder bei der Mängelanzeige. Falsche Entscheidungen können schnell zu teuren Rechtsstreitigkeiten führen.

Auch die wirtschaftliche Verantwortung darf nicht unterschätzt werden – insbesondere bei der Rücklagenbildung für spätere Reparaturen und Renovierungen (Erhaltungsrücklagen). Hier gilt es, den richtigen Ausgleich zu finden: Rücklagen sollten ausreichend hoch sein, ohne die Liquidität der Eigentümerseite kurzfristig zu belasten.

Buchhaltung und Steuern

Ein weiteres Risiko ist die steuerliche und buchhalterische Verantwortung, die ebenfalls mit den täglichen Aufgaben einer Hausverwaltung einhergeht. Falsch berechnete Betriebskosten, Nebenkosten oder unvollständige Abrechnungen können sowohl zu rechtlichen Problemen führen als auch das Vertrauen der Eigentümer:innen und Mietparteien zerstören.

Wie finde ich eine gute Hausverwaltung?

Die Wahl der passenden und versierten Hausverwaltung ist von entscheidender Bedeutung, wenn es um den langfristigen Werterhalt einer Immobilie geht. Achte dabei nicht nur auf fachliche Kompetenz und Erfahrung, sondern auch darauf, dass die Hausverwaltung über nachweisliche Referenzen verfügt. Gesetzliche Regelungen zur Ausbildung zum:zur Immobilienverwalter:in gibt es zwar nicht, jedoch bieten z. B. die Ausbildung zum:zur Immobilienkaufmann oder -frau eine solide Basis. Mitgliedschaften im Berufsverband oder Zertifizierungen durch die IHK zu WEG-Verwaltern weisen zudem eine fachliche Expertise aus.

Sonstige Qualitätskriterien

Ein weiterer wichtiger Punkt: Technologieeinsatz. Moderne Softwarelösungen erleichtern zum einen die Verwaltung; zum anderen sorgen sie für effizientere Prozesse und Transparenz. Vertragsgestaltung ist ebenfalls ein zentraler Aspekt. Achte darauf, dass die Aufgaben und Pflichten klar geregelt sind und die Kostenstruktur nachvollziehbar und transparent bleibt. Ein gut strukturierter Vertrag sorgt dafür, dass es später zu keinen unerwarteten Überraschungen kommt.

Digitalisierung in der Hausverwaltung

Die Digitalisierung bietet der Hausverwaltung zahlreiche Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung. Immobilienverwaltungssoftware erleichtert die Buchhaltung, Kommunikation und Dokumentation. Smart-Building-Technologien ermöglichen eine automatisierte Steuerung von Gebäudefunktionen, und digitale Kommunikationsplattformen fördern den Austausch mit Mieterinnen, Mietern und Eigentümer:innen. Künstliche Intelligenz (KI) kann sowohl bei der Kontaktaufnahme/Meldestelle des Verwalterportals als auch bei der Analyse von Verbrauchsdaten unterstützen und Prognosen für Instandhaltungsbedarfe liefern.

Heutzutage ist der Einsatz moderner Technologien ein Muss. Durch digitale Tools werden sowohl die Verwaltungsprozesse effizienter gestaltet als auch die Kommunikation transparenter und schneller. Dies führt zu einer besseren Nachvollziehbarkeit aller Schritte – von der Betriebskostenabrechnung bis hin zu Reparaturaufträgen. Wenn deine Hausverwaltung zudem eine benutzerfreundliche Software zur Verfügung stellt, hast du jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Daten und erhältst automatisiert Nachrichten und Änderungen.

FAQ: Wichtige Fragen und deren Antworten

Was kostet eine Hausverwaltung und welche Leistungen sind im Preis enthalten?

Die Kosten variieren je nach Region, Leistungsumfang und Immobiliengröße. Üblicherweise werden sie als monatliche Pauschale pro Einheit berechnet. Enthalten sind meist die Grundaufgaben der Verwaltung; Zusatzleistungen können separat vereinbart werden.

Welche Rechte und Pflichten haben Eigentümer:innen gegenüber einer Hausverwaltung?

Eigentümerinnen und Eigentümer haben das Recht auf ordnungsmäßige Verwaltung, transparente Information und Rechnungslegung. In einer Wohnungseigentümergemeinschaft nach WEG sind sie verpflichtet, Beschlüsse der Gemeinschaft zu respektieren und diese zu dulden und die Hausverwaltung bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zu unterstützen.

Welche Rechte haben Eigentümende, wenn die Hausverwaltung nicht zufriedenstellend arbeitet?

Bei mangelhafter Leistung können Eigentümerinnen und Eigentümer die Hausverwaltung abmahnen und bei fortgesetzten Verstößen den Verwaltervertrag kündigen. In schweren Fällen ist auch eine gerichtliche Abberufung möglich.
Eine bestellte WEG-Verwaltung kann seit Inkrafttreten des Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetzes (WEMoG) zum 01.12.2020 ohne Grund gekündigt werden.