HR-Controlling 2020: Die große HR-Studie der Haufe Akademie

Welchen Stellenwert hat HR-Controlling in der DACH-Region? Welche Herausforderungen sehen Personalverantwortliche? Und wie verbreitet ist die datengetriebene HR-Analytics in der Praxis? Diese und weitere Fragen haben wir fast 200 Unternehmen in einer großen Studie gestellt, die Sie nun kostenlos herunterladen können. Erfahren Sie mehr über die Top-Erkenntnisse für jedes HR-Team und wie der Status Quo der digitalen Personalarbeit wirklich ist.

Management Summary: Die Personalcontrolling-Studie in 5 Sätzen

• Personalcontrolling ist noch immer eine Randdisziplin und in nur einem Fünftel der Unternehmen in einer eigenen Organisationseinheit zusammengefasst.
• 64 Prozent der befragten HR-Verantwortlichen gaben an, dass sie in ihrem Unternehmen das Zusammenspiel aus Microsoft Excel und Access als Software-Lösung für ihr Personalcontrolling nutzen.
• Zwei von drei Unternehmen fürchten den zusätzlichen Arbeitsaufwand eines HR-Controllings, und weitere 40 Prozent sehen zu große Hürden in der Akzeptanz eines datenbasierten Personalcontrollings.
• Nur wenige HR-Kennzahlen werden systematisch erhoben.
• Die Frage der Effizienz und Effektivität der Personalorganisation wird im Prinzip nicht gestellt, ebenso werden keine Daten zu diesem Thema erhoben.

Wer hat an der Personalcontrolling-Studie der Haufe Akademie teilgenommen?

Zusammen mit der Hochschule RheinMain in Wiesbaden hat die Haufe Akademie im vergangenen Jahr die deutschsprachige Studie „Personalcontrolling 2020“ durchgeführt. 195 Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz haben an der Online-Befragung teilgenommen und spannende Einblicke in den Status Quo des Personalcontrollings im DACH-Raum gegeben. Bereits 2015/2016 hatte die Haufe Akademie eine vergleichbare Personalcontrolling-Studie umgesetzt, so dass sich nun in der aktuellen Auswertung auch interessante Rückschlüsse auf die Entwicklung bestimmter Trends ziehen lassen.

Vor allem kleine und mittlere Unternehmen nahmen an der Befragung teil. Etwa drei Viertel der Unternehmen haben weniger als 1.000 Beschäftigte, nur fünf Prozent der Studienteilnehmer:innen arbeiten in Konzernen mit mehr als 5.000 Mitarbeiter:innen. Die Branchen sind sehr unterschiedlich verteilt: Vom Fahrzeugbauer oder Elektrohersteller bis hin zum Bankenwesen oder dem öffentlichen Dienst war alles dabei.

Wer übernimmt das Controlling? Personalabteilungen verteilen Aufgaben unterschiedlich

Schon im ersten Fragencluster zur Organisation des Personalcontrollings geben die befragten HR-Verantwortlichen aufschlussreiche Antworten. Durchschnittlich haben 20 Prozent der Unternehmen überhaupt eine eigene Organisationseinheit, die sich nur um das Personalcontrolling kümmert. Wenn eine eigenständige Einheit für das Personalcontrolling im Unternehmen existiert, so ist sie zu 53 Prozent in der Personalabteilung und zu 25 Prozent im Controlling angesiedelt. Ist im Betrieb keine eigene Personalcontrolling-Abteilung vorhanden, müssen mit einer 50-prozentigen Wahrscheinlichkeit die Personalreferenten diese Aufgabe zusätzlich übernehmen.

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Kosten und Effizienz im Blick? Dafür wird das HR-Controlling in der Personalwirtschaft eingesetzt

Ob für die Aufgabenverteilung, die Kostenplanung oder einfach nur für das Reporting an die Geschäftsführung: HR-Verantwortliche können die Erkenntnisse aus ihrem Personalcontrolling für unterschiedliche Aufgaben einsetzen. Aber tun sie das auch? Die Studienergebnisse zeigen, dass es in der Realität nur wenige gemeinsame Nenner gibt, die für alle Personaler:innen relevant sind. Am häufigsten gaben die Befragten an, dass Personalcontrolling für das interne Reporting (zutreffend für 70 Prozent), für die Personalkostenplanung (zutreffend für 49 Prozent) sowie für die quantitative Personalplanung (zutreffend für 48 Prozent) zu nutzen. Alle weiteren Aufgabenfelder des HR-Controllings, wie etwa die qualitative Personalplanung oder die Erstellung von Prognosen (Predicitve Analysis), werden nur von wenigen Unternehmen umgesetzt.

Darüber hinaus fällt auf, dass nur wenige der Studienteilnehmer:innen die vorhandenen Informationen nutzen, um die Relevanz ihrer Arbeit für das gesamte Unternehmen zu messen. 23 Prozent machen mithilfe des Personalcontrollings transparent, wie wichtig ihre personalwirtschaftlichen Leistungen für den Unternehmenserfolg sind. Darüber hinaus untersuchen nur 13 Prozent der Unternehmen überhaupt die Effizienz der Personalabteilung.

Nur in seltenen Fällen erheben Unternehmen die Daten mit Personalcontrolling-Software

Ausschließlich 45 Prozent der Betriebe setzen eigene Softwaresysteme für ihr Personalcontrolling ein. Vor allem bei kleinen und mittelständischen Unternehmen gibt es Nachholbedarf. Falls HR-Teams sich doch für ein softwarebasiertes Personalcontrolling entscheiden, fällt die Wahl erstaunlich häufig auf eine Produktkombination aus dem Hause Microsoft: Drei von fünf Unternehmen setzen hier auf eine Mischung aus Excel und Access. Nur rund 26 Prozent gaben an, dass sie Systeme aus dem Controlling einsetzen

HR-Controlling und Mitarbeiterzufriedenheit: Die Angst vor der fehlenden Akzeptanz

Die Furcht vor einer fehlenden Akzeptanz der Belegschaft ist für mehr als 40 Prozent der befragten Unternehmen ein Grund, wieso sie noch kein Personalcontrolling eingeführt haben. Eng verknüpft mit diesem Thema ist der Datenschutz, der nicht zuletzt mit der Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) auf der Agenda der Personalverantwortlichen weiter nach oben gerückt ist.

Darüber hinaus spielt auch der befürchtete Anstieg des Arbeitsaufwands eine wichtige Rolle, ob sich HR-Teams für ein Personalcontrolling entscheiden. Da Personalreferenten, wie bereits beschrieben, die Controllingaufgaben sehr häufig „on top“ zu ihrem Tagesgeschäft dazubekommen, ist diese Befürchtung zumindest in der Einführungsphase wahrscheinlich nicht unbegründet. Außerdem vermuten weitere 29 Prozent der Studienteilnehmer:innen, dass ein Personalcontrolling mehr kostet als es tatsächlich bringt.

Die Zukunft des Personalcontrollings mit HR-Analytics und Big Data

Die Studie zeigt, dass Unternehmen unabhängig ihrer Branche oder Größe die Zeichen der Zeit erkennen und ihr Personalcontrolling zukünftig weiter ausbauen möchten. Nur 16 Prozent der interviewten Betriebe treiben das Thema derzeit nicht weiter voran. Die Potenziale, die schon jetzt in der Digitalisierung des HR-Controllings stecken, werden aber eigentlich von niemandem der Befragten genutzt. So setzen etwa 99 Prozent der Unternehmen keine HR-Analytics ein. Die Studie konnte letztlich nicht genau klären, welche konkreten Ursachen dafür vorliegen. Aber scheinbar existieren in den Personalabteilungen nur wenige bis gar keine „Digital Scientists“, die dank ihres Fachwissens die HR-Analytics beherrschen und mit dem notwendigen personalwirtschaftlichen Sachverstand gewinnbringend kombinieren können.

Das Human Capital Reporting: Personalcontrolling von DIN und ISO genormt

Ähnlich unbekannt ist bei den Studienteilnehmer:innen die DIN ISO Norm 30414 „Human Resource Management – Guidelines for Internal and External Human Capital Reporting“, die seit April 2019 einen international standardisierten Leitfaden für das Personalcontrolling vorgibt. In der Norm sind die wesentlichen Merkmale einer mitarbeiterbezogenen Berichterstattung wie auch die wichtigsten HR-Kennzahlen definiert, um das Personalreporting länder- und branchenübergreifen zu vereinfachen.

In der Realität ist diese Standardisierung noch nicht in den Personalabteilungen angekommen. Nur sieben Prozent der befragten Unternehmen kennen die Norm überhaupt, und nur ein Prozent wendet die Norm bisher an. Diese Erkenntnis verdeutlicht, dass in der Praxis – unabhängig von der Frage, inwieweit Kennzahlen die Qualität von Personalmanagement tatsächlich abbilden können – ein allgemein anerkanntes Modell fehlt, das den Faktor Mensch im Unternehmen auch für ein Reporting greifbar macht.

Mehr zum Thema Human Capital Reporting
Erfahren Sie in einer ausführlichen Analyse von Dr. Stefanie Becker und Oliver Kothrade der Arbeitsgruppe Human Capital Reporting im DIN-Normungsausschuss im Personal-Portal auf haufe.de.

Fazit: HR-Controlling bleibt Spitzendisziplin der Personalwirtschaft

Die im Jahr 2020 durchgeführte Studie hat gezeigt, dass sich in deutschsprachigen Unternehmen nur wenige allgemeingültige Aussagen zum Thema Personalcontrolling treffen lassen. Während einige Unternehmen sich intensiv mit den Chancen des Personalcontrollings auseinandersetzen, reduzieren andere Betriebe dagegen ihr HR-Reporting auf ein relativ einfaches Niveau.

Oftmals ohne eigene Organisationseinheit vergeben Geschäftsführungen das Thema „on top” an ihre Personalreferenten, die weder Zeit noch die passende Software oder das benötigte Datenfachwissen besitzen. Vor allem in strategisch relevanten Themen wie der „HR-Analytics” besteht unternehmensübergreifend erheblicher Nachholbedarf. Ob und wann Betriebe die Mehrwerte der neuen digitalen Möglichkeiten und  somit strategisches Personalcontrolling anwenden, wird die Zukunft zeigen.