Onboarding

Was entscheidet darüber, ob neue Mitarbeitende langfristig im Unternehmen bleiben oder bereits nach wenigen Monaten wieder kündigen? Die Antwort liegt unter anderem im Onboarding. Ein strukturierter Onboarding Prozess ist weit mehr als eine freundliche Begrüßung am ersten Arbeitstag – er legt das Fundament für Produktivität, Bindung und Unternehmenserfolg. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie neuen Mitarbeitenden einen erfolgreichen Start ermöglichen und warum durchdachtes Onboarding unverzichtbar ist.

Onboarding: Das Wichtigste in Kürze

• Onboarding ist der systematische Integrationsprozess neuer Mitarbeitender über drei bis sechs Monate mit fachlicher, sozialer und kultureller Einarbeitung.
• Der Prozess gliedert sich in vier Phasen: Preboarding, Orientierung, Integration und Weiterentwicklung.
• Erfolgsfaktoren sind eine Onboarding Checkliste, Buddy-Programme, digitale Tools und die Vermittlung von Unternehmenswerten.
• Digitale Lösungen wie Learning Experience Plattformen (LXP) oder Learning Management Systeme (LMS) ermöglichen skalierbares Onboarding mit individuellen Lernpfaden und reduzieren die Time-to-Productivity.
• Kennzahlen wie Fluktuationsrate, Time-to-Productivity und Mitarbeiterzufriedenheit sowie regelmäßige Feedbackgespräche sichern die Erfolgsmessung und kontinuierliche Verbesserung.

Was ist Onboarding?

Onboarding bezeichnet den systematischen Prozess der Integration neuer Mitarbeitenden ins Unternehmen. Er umfasst die fachliche Einarbeitung, die soziale Eingliederung ins Team und die kulturelle Vermittlung von Unternehmenswerten. Anders als die reine Einarbeitung, die sich primär auf fachliche Aufgaben konzentriert, greift Onboarding also weiter.

Abzugrenzen ist das Onboarding außerdem vom Offboarding, das den strukturierten Austritt von Mitarbeitenden begleitet. Das Onboarding selbst beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag mit dem Preboarding und erstreckt sich über die ersten Monate.

Strategisch betrachtet wird Onboarding zum entscheidenden Erfolgsfaktor: Unternehmen, die hier investieren, profitieren von motivierten Mitarbeitenden, die sich schneller einbringen und länger bleiben.

Warum Onboarding wichtig ist: Ziele & Nutzen

Ein durchdachter Onboarding Prozess verfolgt mehrere zentrale Ziele:

• schnelle Einarbeitung neuer Mitarbeitender ins Unternehmen und Team
• Vermittlung von Unternehmenswerten, -kultur und -erwartungen
• Aufbau notwendiger Fachkompetenzen und Prozesswissen
• Schaffung von Bindung, Motivation und Identifikation
• Reduzierung der Time-to-Productivity
• Minimierung von Fluktuation in der Probezeit

Die Investition in ein strukturiertes Onboarding zahlt sich mehrfach aus: Unternehmen stärken ihr Employer Branding, sichern Wissen und steigern durch neue Perspektiven ihre Innovationskraft. Gleichzeitig erhöhen sie die Mitarbeiterbindung und beschleunigen die Performance neuer Teammitglieder.

Fehlt solch ein strukturierter Prozess, drohen frühzeitige Kündigungen und eine hohe Fluktuation. Die durch nicht gelungenes Onboarding entstandenen Produktivitätsverluste und Demotivation belasten nicht nur die neuen Mitarbeitenden, sondern auch das bestehende Team. Arbeitgebende riskieren zudem einen Reputationsschaden.

Die vier Phasen des Onboarding Prozesses

Wie lange sollte das Onboarding dauern? Ein idealer Onboarding Prozess erstreckt sich über drei bis sechs Monate, wobei die ersten 90 Tage als besonders kritisch gelten hinsichtlich der Entscheidung der Mitarbeitenden, ob sie sich binden oder nicht. Die Dauer des Onboardings variiert je nach Komplexität der Position und Branche. Der strukturierte Ablauf gliedert sich in drei bis vier Onboarding Phasen mit klaren Zeiträumen und Zielen.

Phase 1: Preboarding – Vor dem ersten Arbeitstag

Zeitraum: 1 bis 4 Wochen vor Arbeitsbeginn
Ziel: positive Vorfreude erzeugen und organisatorische Basis schaffen

Phase 2: Orientierung – Die ersten Tage

Zeitraum: Arbeitstag 1 bis Arbeitswoche 2
Ziel: Orientierung geben und Willkommenskultur vermitteln

Phase 3: Integration – Die ersten Wochen und Monate

Zeitraum: Arbeitswoche 3 bis Monat 3 bis 6
Ziel: vollständig fachlich und sozial integrieren

Phase 4: Weiterentwicklung (optional)

Zeitraum: Ab Monat 6
Ziel: langfristige Bindung und kontinuierliche Entwicklung sichern

Erfolgsfaktoren: Was macht gutes Onboarding aus?

Was unterscheidet durchschnittliches von exzellentem Mitarbeiter:innen-Onboarding? Die Antwort liegt in der ganzheitlichen Betrachtung von drei Dimensionen.

Fachliche Integration

Fachlich geht es um Kompetenzen, Prozesse und Tools für die neuen Mitarbeitenden:

• technische Ausstattung: Laptop, Telefon, Systemzugänge
• relevante Dokumentation: Organigramme, Prozessbeschreibungen, FAQ
• notwendige Schulungen: Produkttrainings, Software-Einführungen, Compliance
• digitale Plattformen für Wissensaustausch und Kommunikationstools

Soziale Integration

Sozial steht der Kontakt zu Kollegen und Kolleginnen, das Teambuilding und der Netzwerkaufbau im Fokus. Schaffen Sie eine positive Atmosphäre und fördern Sie den Beziehungsaufbau.

Kulturelle Integration

Kulturell vermitteln Sie das Verständnis für die Unternehmenswerte, Kommunikationskultur und Arbeitsweise. Werte werden nicht in Broschüren vermittelt, sondern im Alltag gelebt.

Kommunizieren Sie klar die Unternehmensvision und leben Sie als Führungskraft und Team die Unternehmenskultur aktiv vor. Auch das transparente Erklären von Verhaltensstandards gehört hier dazu.

Digitales & hybrides Onboarding

Besonderheiten, Herausforderungen und Chancen beim Onboarding in Remote- und Hybrid-Modellen prägen die moderne Arbeitswelt.

Herausforderungen & Chancen des hybriden Onboardings

Digitales Onboarding bringt spezifische Hürden mit sich: Der fehlende persönliche Kontakt erschwert das Kennenlernen und somit die soziale Vernetzung. Zudem können technische Hürden bei der Einarbeitung frustrieren – beispielsweise fehlende VPN-Zugänge für die Remote-Arbeit oder unklare Anleitungen zur Nutzung unternehmensinterner Software.

Doch die Vorteile überwiegen oft:

• Hybride und digitale Formate bieten neuen Mitarbeitenden maximale Flexibilität – sie lernen ortsunabhängig und im eigenen Tempo.
• Die Unternehmen profitieren von skalierbaren, standardisierten Prozessen, die sich einfach auf verschiedene Standorte übertragen lassen.
• E-Learning-Module vermitteln zudem Wissen effizienter als klassische Präsenzschulungen und ermöglichen den Zugriff auf Lernressourcen rund um die Uhr.
• Gleichzeitig verbessert die digitale Dokumentation die Nachvollziehbarkeit des Onboarding-Fortschritts und spart langfristig Kosten für Schulungsräume und Reisen.

Lösungen & Tools zum digitalen Onboarding

Moderne Onboarding Softwares und digitale Lernplattformen wie LMS (Learning Management System) oder LXP (Learning Experience Plattform) unterstützen den Prozess optimal. Virtuelle Welcome Sessions und Team-Calls schaffen persönliche Verbindungen, während E-Learning-Module die Compliance und das Fachwissen abdecken.

Best Practices: Wie gelingt der soziale und kulturelle Anschluss auch remote?

Setzen Sie auf eine Kombination aus digitalen und persönlichen Elementen. Planen Sie regelmäßige Video-Calls mit der Führungskraft und dem Team oder einem:einer Mentor:in ein. Digitale Willkommenspakete und virtuelle Rundgänge ergänzen den klassischen ersten Tag sinnvoll.

Rollen & Verantwortlichkeiten im Onboarding

Erfolgreiche Integration ist Teamarbeit und erfordert klare Zuständigkeiten:

• HR: Die Koordination, Dokumentation, Compliance und Prozesssteuerung liegen in den Händen der Personalabteilung.
• Führungskraft: Sie übernimmt die fachliche Einarbeitung, setzt Ziele und gibt Feedback und managt Erwartungen.
• Buddy/Mentor:in: Als Ansprechpartner:in für Fragen unterstützt der Buddy bei der sozialen Integration und hilft bei der Orientierung am Arbeitsplatz und im Alltag.
• IT: Die IT-Abteilung stellt die Zugänge, Hardware und Software bereit.
• Team: Das gesamte Team bindet neue Kollegen und Kolleginnen aktiv ein, unterstützt bei Fragen und fördert das Teambuilding.

Onboarding Checkliste: Praktische Tipps & Maßnahmen

Bewährte Maßnahmen und innovative Onboarding-Ideen helfen Ihnen bei der erfolgreichen Integration neuer Mitarbeitender.

Bewährte Maßnahmen im Überblick

Vor dem ersten Arbeitstag:

• Arbeitsvertrag und Willkommenspaket verschicken
• IT-Equipment und Zugänge vorbereiten
• Arbeitsplatz einrichten
• Einarbeitungsplan erstellen
• Team informieren
• Onboarding Checkliste mit allen Aufgaben und Zuständigkeiten vorbereiten

Am ersten Arbeitstag:

• neue:n Mitarbeitende:n durch die Führungskraft und den:die Mentor:in persönlich begrüßen
• das Team vorstellen und einen Rundgang machen
• wichtige Dokumente und Zugänge übergeben
• erste Orientierung in Systemen und Tools geben
• Checkliste gemeinsam durchgehen

In den ersten Arbeitswochen:

• regelmäßige Check-ins und Feedbackgespräche durchführen
• fachliche Schulungen und Trainings anbieten
• in relevante Projekte einführen
• Netzwerkaufbau fördern
• Fortschritt anhand der Checkliste überprüfen

In den ersten Monaten:

• Zwischenbilanz und Zielerreichung besprechen
• Entwicklungsperspektiven aufzeigen
• Integration in Teamprozesse vertiefen
• Checkliste abschließen und reflektieren

Innovative Onboarding-Ideen, die funktionieren

Setzen Sie auf bewährte Konzepte, die den Unterschied machen:

• Patenmodelle/Buddy-Programme: Erfahrene Kollegen und Kolleginnen als persönliche Ansprechpartner:innen sorgen für Sicherheit und tragen zur Vertrauensbildung bei.
• Gamification: Spielerische Elemente wie Punkte, Badges oder Challenges steigern die Motivation und erleichtern das Lernen.
• Microlearning-Module: Kurze, digitale Lerneinheiten ermöglichen flexibles Lernen im eigenen Tempo.
• Welcome-Videos: Persönliche Grußbotschaften von der Geschäftsführung und dem Team schaffen eine emotionale Verbindung.
• Virtuelle Coffee-Dates: Informelle Kennenlerngespräche mit Kollegen und Kolleginnen fördern den Beziehungsaufbau.
• Onboarding-App: Eine zentrale Plattform bündelt alle Informationen und Kontakte an einem Ort.

Branchenbeispiele des Onboarding-Prozesses

Die Umsetzung unterscheidet sich je nach Branche:

• IT-Branche: Das Onboarding fokussiert sich auf das technische Setup, Code-Reviews und Pair Programming, um neue Entwickler:innen schnell in bestehende Projekte einzubinden.
• Gesundheitswesen: Eine Praxisorientierung durch Hospitationen und umfassende Compliance-Schulungen bereiten neue Mitarbeitende auf die besonderen Anforderungen im medizinischen Alltag vor.
• Einzelhandel: Intensive Produktschulungen, Job-Shadowing erfahrener Verkäufer:innen und gezieltes Kundenkontakt-Training bilden die Basis für erfolgreiche Kundenberatung.
• Finanzsektor: Strenge Compliance-Einführungen und strukturierte Mentoring-Programme vermitteln rechtliche Grundlagen und Branchenwissen.
• Produktion: Ausführliche Sicherheitsunterweisungen und praktische Maschineneinweisungen stellen den sicheren Umgang mit den Anlagen und Werkzeugen sicher.

Typische Fehler im Onboarding vermeiden

Selbst gut gemeintes Onboarding kann scheitern, wenn Sie typische Stolpersteine nicht erkennen. Besonders herausfordernd: unterschiedliche Lerngeschwindigkeiten, vielfältige kulturelle Hintergründe und komplexe Rollenzuschnitte. Mit den richtigen Strategien lassen sich diese Hürden von Beginn an meistern.

Unterschiedliche Lerngeschwindigkeiten & Rollen berücksichtigen

Nicht alle neuen Mitarbeitenden lernen im gleichen Tempo – und nicht jede Rolle erfordert dieselbe Einarbeitung. Schaffen Sie flexible, rollenbasierte Onboarding-Pfade, die sich an die individuellen Vorkenntnisse anpassen lassen. Regelmäßige Check-ins helfen, das Lerntempo zu evaluieren und bei Bedarf anzupassen.

Kulturelle Vielfalt & internationaler Einstieg

Internationale Mitarbeitende stellen besondere Anforderungen an das Onboarding. Bieten Sie mehrsprachige Materialien an und berücksichtigen Sie unterschiedliche Kommunikationsstile. Buddy-Programme mit kulturell sensiblen Ansprechpartner:innen erleichtern die soziale Integration. Bei spätem Einstieg in laufende Projekte hilft ein strukturierter Wissenstransfer mit klaren Meilensteinen.

Best Practice: So helfen LXP und LMS, Fehler im Onboarding zu vermeiden

Das Zusammenspiel von LMS und LXP trägt wesentlich dazu bei, Fehler im Onboarding neuer Mitarbeiter:innen zu vermeiden. Durch Skill-Mapping mit Selbsteinschätzung und Zieldefinition entsteht ein individueller, relevanter Lernpfad, der sicherstellt, dass neue Kolleg:innen genau die Inhalte erhalten, die sie für einen erfolgreichen Start benötigen. Gleichzeitig ermöglicht die LXP die Sichtbarkeit von internen Expert:innen, sodass bei Fragen schnell die richtige Ansprechperson gefunden wird und Wissenslücken gar nicht erst entstehen.

Im Hintergrund sorgen präzise Rollen-, Rechte- und Zugangsverwaltungen im LMS sowie die Möglichkeit, Trainings gezielt zuzuweisen und den Lernfortschritt im Admin-Cockpit nachzuverfolgen, für einen reibungslosen und transparenten Ablauf. Die Mehrsprachigkeit in über 36 Sprachen sowie eine zentrale digitale Dateiablage verhindern Missverständnisse durch Sprachbarrieren oder verstreute Informationen – besonders in internationalen Teams. Darüber hinaus unterstützt das LMS eine umfassende Erfolgsmessung: Automatisierte Reports sowie ein strukturiertes Monitoring ermöglichen frühzeitiges Erkennen von Engpässen und Optimierungspotenzialen. Auch Compliance-Anforderungen und Nachweispflichten lassen sich zuverlässig erfüllen – inklusive Zertifikatsmanagement –, was zusätzliche Sicherheit im gesamten Onboarding-Prozess schafft.

Erfolgsmessung: Onboarding evaluieren & optimieren

Messen Sie den Erfolg Ihres Onboardings anhand konkreter Kennzahlen:

• Fluktuationsrate in der Probezeit
• Time-to-Productivity
• Zufriedenheit neuer Mitarbeitender (Feedback-Scores)
• Engagement-Level nach drei, sechs und zwölf Monaten

Zudem bieten strukturierte Onboarding-Gespräche nach 30, 60 und 90 Tagen wertvolle Einblicke. Anonyme Mitarbeiterbefragungen decken Schwachstellen auf. Anhand der gemessenen Kennzahlen und des gesammelten Feedbacks können Sie Ihren Prozess regelmäßig optimieren.

Praxisbeispiel: Leitfragen für Onboarding-Gespräche & Mitarbeiterfeedback

Nach 30 Tagen:

• Wie haben Sie die ersten Wochen erlebt?
• Fühlten Sie sich gut vorbereitet und informiert?
• Welche Unterstützung fehlt Ihnen noch?
• Wie gut fühlen Sie sich ins Team integriert?

Nach 60 Tagen:

• Sind Ihre Aufgaben und Erwartungen klar?
• Haben Sie alle notwendigen Tools und Ressourcen?
• Wie bewerten Sie die Zusammenarbeit mit Ihrer Führungskraft und/oder Ihrem:Ihrer Mentor:in?
• Welche Themen möchten Sie vertiefen?

Nach 90 Tagen:

• Wie schätzen Sie Ihren Lernfortschritt ein?
• Fühlen Sie sich als vollwertiges Teammitglied?
• Was hat im Onboarding besonders gut funktioniert?
• Was würden Sie für künftige neue Mitarbeitende verbessern?

Rechtliche Aspekte: Compliance & Datenschutz im Onboarding

Vergessen Sie nicht die rechtlichen Rahmenbedingungen:

• Übergeben Sie alle arbeitsrechtlichen Dokumente wie Arbeitsvertrag und Betriebsvereinbarungen rechtzeitig.
• Belehren Sie über den Datenschutz und gestalten Sie Prozesse DSGVO-konform.
• Beachten Sie, dass Arbeitsschutz- und Sicherheitsunterweisungen Pflicht sind.
• Bei internationalen Mitarbeitenden beachten Sie Besonderheiten wie Visa und eine Arbeitserlaubnis.
• Compliance-Schulungen zu den relevanten Unternehmensrichtlinien gehören zum Standard-Onboarding.

Ein Tipp für Arbeitgebende: Erstellen Sie eine zentrale Übersicht aller verpflichtenden Unterlagen.

Use Case: Onboarding neuer Mitarbeiter:innen mit den Lernplattformen der Haufe Akademie

Die Herausforderung

Neue Mitarbeitende benötigen im Schnitt bis zu 12 Monate, um das Produktivitätsniveau ihrer Vorgänger:innen zu erreichen. Gleichzeitig stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung fragmentierten Wissens: Informationen sind über verschiedene Systeme verteilt, schwer auffindbar und je nach Abteilung oder Standort unterschiedlich aufbereitet. Die Folge sind lange Einarbeitungszeiten, eine hohe Abhängigkeit von persönlichen Schulungen und eine inkonsistente Onboarding-Qualität.

Die Lösung

Laut Gallup (2022) berichten Unternehmen mit strukturiertem Onboarding von einer 2,6-fach höheren Bindung neuer Mitarbeitender und 18 % höherer Produktivität im ersten Jahr.

Die Learning Experience Plattform wird zum zentralen Hub für Wissen und Einarbeitung. Das Learning Management System koordiniert im Hintergrund die Verwaltung und Organisation der Inhalte.

• Single Point of Entry: Alle Inhalte wie Checklisten, Richtlinien, Produktinformationen und Videos an einem Ort gebündelt.
• Individuelle Lernpfade: Onboarding wird rollenbasiert, passgenau und jederzeit abrufbar gestaltet.
• Social Learning & Community: neue Mitarbeitende tauschen sich mit Kolleg:innen aus, können Fragen stellen und erhalten Antworten von Expert:innen.
• Skill-Mapping: individuelle Kompetenzprofile machen Fortschritte sichtbar und erleichtern die Steuerung des Onboardings.
• Kontinuierliche Aktualisierung: alle Unterlagen sind jederzeit aktuell und für alle zugänglich, unabhängig vom Standort.
• Pflichtschulungen wie bspw. Compliance Trainings werden zentral zugewiesen und die Durchführung nachvollziehbar dokumentiert.
• Definition von Standardprozessen und Ansprechpartner:innen reduzieren den manuellen Aufwand für HR und die Personalentwicklung.

LXP & LMS kennenlernen

Die Haufe Akademie unterstützt Sie mit intelligenten Lernlösungen bei der Gestaltung eines erfolgreichen Onboardings. Unsere 360° L&D-Lösung verbindet Lernplattformen, maßgeschneiderte Inhalte und strategische Beratung zu einem integrierten Lernökosystem – von Pflichtschulungen über Fachwissen bis hin zu individuellen Lernpfaden für neue Mitarbeitende.

Mit über 75 Jahren Erfahrung in der Personalentwicklung unterstützen wir Sie als verlässlicher Partner dabei, Onboarding zum strategischen Erfolgsfaktor zu machen.

360° L&D

FAQ

Was ist eine Onboarding Checkliste?

Eine Onboarding Checkliste ist ein strukturiertes Instrument, das alle wichtigen Aufgaben, Dokumente und Maßnahmen für die Integration neuer Mitarbeitender auflistet. Sie definiert klare Zuständigkeiten und Zeitpunkte und hilft der HR, Führungskräften und neuen Mitarbeitenden, den Überblick zu behalten und nichts zu vergessen.

Welche Onboarding Phasen gibt es?

Ein strukturierter Onboarding Prozess besteht aus vier Phasen: Preboarding (vor dem ersten Arbeitstag), Orientierung (erste Tage/Wochen), Integration (erste Monate) und Weiterentwicklung (ab sechs Monaten). Jede Phase hat spezifische Ziele und Maßnahmen, um neue Mitarbeitende optimal zu integrieren.

Wie gelingt ein erfolgreiches Onboarding?

Ein erfolgreiches Onboarding erfordert eine persönliche Begrüßung und einen strukturierten Einarbeitungsplan, klare Erwartungen und Ziele von Anfang an, regelmäßige Feedbackgespräche und Unterstützung sowie aktive Förderung des Kontakts zu Kollegen und Kolleginnen. Buddy- oder Mentoring-Programme sowie digitale Tools helfen bei der Wissensvermittlung und Kommunikation.