Die wichtigsten Kennzahlen im Personalcontrolling

Der Fachkräftemangel wird HR-Abteilungen auch in Zukunft beschäftigen. Besonders gesucht sind gut ausgebildete und erfahrene Beschäftigte. Der Markt scheint „leergefegt”. Doch woran liegt das und was können Unternehmen und Recruiter:innen tun, um ihren Bedarf zu decken? Antworten auf diese Fragen liefern Personalkennzahlen. Sie geben Personalmanager:innen wertvolle Einblicke in ihre Prozesse – und zeigen auf, wo Verbesserungsbedarf besteht.

Personalcontrolling: Definition

Wie lange bleiben Beschäftigte durchschnittlich im Unternehmen und wie lange dauert es, bis ein:e Bewerber:in eingestellt ist? Die für die Beantwortung der Fragen notwendigen Daten zu erheben und zu analysieren, ist Aufgabe des Personalcontrollings. Oftmals auch HR-Controlling genannt, umfasst das Personalcontrolling alle Maßnahmen, die zur Kontrolle und Steuerung personeller Vorgänge wie dem Recruiting- oder Onboardingprozess eingesetzt werden. Die dafür relevanten Kennzahlen werden oftmals auch Key Performance Indicators, kurz KPI, genannt.

Antworten auf Management-Fragen: Die Vorteile von Personalcontrolling

Das Personalcontrolling bietet nicht nur Personaler:innen wertvolle Einblicke, sondern auch dem Management die Möglichkeit, in einer einheitlichen Sprache zu kommunizieren und strategische Maßnahmen datenbasiert zu treffen. Statt Bauchgefühl gibt es dank vorab festgelegter HR Kennzahlen konkrete Aussagen, auf die sich auch das Management in seinen strategischen Entscheidungen stützen kann.

Zeigen die Ergebnisse aus dem Personalcontrolling beispielsweise, dass in zwei ähnlichen Abteilungen mit gleichem Personalbestand die Kennzahl „Produktivität“ stark variiert, so lohnt sich ein etwas tiefgehender Blick. Wo besteht Verbesserungsbedarf? Haben sich die Aufgaben stark verändert? Benötigt eine Abteilung mehr Ressourcen oder Kompetenzen?

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Die wichtigsten Personalkennzahlen im Überblick

Personalkennzahlen, Personal-KPI oder auch HR-KPI lassen sich in quantitative und qualitative Kennzahlen unterteilen. Zu den quantitativen Kennzahlen zählen messbare Kennzahlen wie Kündigungen oder Anzahl der Mitarbeiter:innen. Bei den qualitativen Kennzahlen handelt es sich um nur bedingt messbare Kennzahlen wie Produktivität, die Zufriedenheit der Beschäftigten oder das Kompetenzlevel einzelner Abteilungen. HR-KPIs gibt es zudem in den verschiedensten Bereichen. Die wichtigsten stellen wir im Überblick vor:

Recruiting

KPIs aus dem Recruiting geben Aufschluss darüber, wie erfolgreich der Recruiting-Prozess im Unternehmen abläuft. Dazu betrachten Personalcontroller:innen die folgenden Kennzahlen:

• Time-to-hire: Diese Kennzahl beschreibt die Zeit, die vom Zeitpunkt der Stellenausschreibung bis zur Besetzung der Stelle vergeht. In Zeiten des Fachkräftemangels gilt hier „je kürzer, desto besser”.
• Cost-per-hire: Diese Kennzahl beschreibt die Kosten pro Einstellung. Sie setzen sich in Abhängigkeit der Time-to-hire aus dem Gehalt und der Arbeitszeit der Recruiter:innen sowie externen Kosten für Jobbörsen oder Bewerbermanagementsysteme zusammen.
• Qualität der Bewerbungskanäle: Nehmen wir an, über Social Media kommen pro Stellenausschreibung im Schnitt knapp 300 Bewerbungen rein und über die eigenen Karrierewebsite nur 100? Das klingt erst einmal gut. Sind von den 300 Bewerbungen durch Social Media aber nur 2 Bewerbungen passend, steht das in keinem Verhältnis zu den etwa 20 passenden Bewerbungen, die beispielsweise über die Karrierewebsite reinkommen. Eine daraus abgeleitete Maßnahme könnte folglich sein, die Karrierewebsite noch attraktiver auszugestalten, anstatt Werbebudget in Stellenanzeigen auf Social Media zu investieren.

Produktivität und Geschäftsentwicklung

Personalkennzahlen bieten auch dem Management eine gute Grundlage für strategische Entscheidungen. Dazu zählen beispielsweise:

• Personalbestand nach Organisationseinheiten: Wie sind die personellen Ressourcen im Unternehmen verteilt? Fehlen in manchen Abteilungen eventuell Mitarbeiter:innen?
• Altersstruktur der Belegschaft: Wie steht es um die Altersstruktur im Unternehmen? Sind mehr junge oder mehr ältere Mitarbeiter:innen vertreten? Wenn ja: In welchen Positionen sind diese angestellt? Basierend auf dieser Kennzahl planen Organisationen ihr Personal – um Engpässe frühzeitig zu vermeiden.
• Frauenquote nach Positionen: Auch die Personalstruktur in Bezug auf Geschlechter kann wertvolle Einblicke geben. Je diverser ein Unternehmen, desto besser.

Führung und Kultur

HR Kennzahlen können zudem einen Einblick in die Kultur eines Unternehmens bieten. Das geht beispielsweise mit folgenden KPIs:

• Anzahl Coachings pro Führungskraft: Bieten Unternehmen ihren Führungskräften Coachings als Entwicklungsmaßnahme an, kann die Anzahl der genutzten Coaching-Sessions Einblicke in die Bereitschaft der Führungskräfte geben, sich weiterzuentwickeln.
• Dauer der Führungspositionen: Wie lange Führungskräfte auf ihren Positionen bleiben, kann als Zeichen für erfolgreiche Zusammenarbeit mit dem Team verstanden werden. Ist die Fluktuation allerdings hoch, könnte das ein Anzeichen für Unstimmigkeiten sein.
• Anzahl an ausländischen Führungskräften: Die Anzahl ausländischer Führungskräfte kann ebenfalls aufzeigen, wie divers und bunt eine Unternehmenskultur ist.

Personalentwicklung und Weiterbildung

Der Fachkräftemangel lässt sich mit Neueinstellungen allein nicht bekämpfen. Vielmehr sind Organisationen gut beraten, ihre bestehenden Mitarbeiter:innen weiterzubilden und mit bestimmten Maßnahmen auch langfristig ans Unternehmen zu binden. Um diese zu definieren, lohnt sich der Blick auf folgende Kennzahlen:

• Anzahl an Bildungsabschlüssen: Wie sind Mittlere Reife, Abitur, Masterand:innen und Doktorand:innen im Unternehmen verteilt und welche Weiterbildungsmaßnahmen sind in Abhängigkeit dieser Kennzahl gefordert?
• Durchschnittliche Anzahl der Weiterbildungen pro Mitarbeiter:in: Wie viele Weiterbildungen besucht ein:e Mitarbeiter:in im Schnitt pro Jahr? 0-1? Justiere nach und biete eventuell attraktivere Formate an, um die Beschäftigten zu motivieren!
• Kosten pro Weiterbildung: Gibt es eventuell Weiterbildungsformate, die teuer, aber kaum gebucht werden? Kennzahlen aus diesem Bereich sichern die Qualität der Weiterbildungsangebote im Unternehmen.

Achtung: Personalkennzahlen richtig erheben und verwalten

Kennzahlen sind schön und gut, doch gibt es inzwischen dutzende. Welche sind die richtigen und wie lassen sich diese erheben?

Grundsätzlich gilt: Jedes Unternehmen sollte für sich individuell entscheiden, welche HR Kennzahlen wichtig sind. Hier gibt es kein Richtig und kein Falsch. Die einzige Spielregel: Die erhobenen Personalkennzahlen sollten relevant und so präzise wie möglich sein. Zudem sollten sie in regelmäßigen Abständen über einen längeren Zeitraum immer wieder erhoben werden, um die Vergleichbarkeit zu sichern und letztlich auch, um Maßnahmen gezielt einzuleiten.

Zusätzlich gilt hervorzuheben: Bei den Kennzahlen aus dem Personalcontrolling handelt es sich in den meisten Fällen um personengebundene Daten, die den Datenschutzbestimmungen unterliegen. Welche Daten dürfen überhaupt erhoben werden und in welchen Fällen muss der Personal- oder Betriebsrat hinzugezogen werden? Wie und wie lange dürfen die Daten gespeichert werden und wie lassen sich Daten überhaupt sicher löschen?

Lies vertiefend zu diesem Thema auch unseren Beitrag: HR-Controlling: Mit Kennzahlen zu mehr Transparenz

FAQ:

Was sind die wichtigsten HR-Kennzahlen, wenn du Personalentscheidungen besser begründen willst?

Die wichtigsten HR-Kennzahlen sind diejenigen, die dir helfen, konkrete Entscheidungen im Unternehmen zu treffen. Dazu gehören zum Beispiel Kennzahlen zum Recruiting, zur Personalstruktur, zur Weiterbildung, zur Führungskultur und zur Mitarbeiterbindung. Entscheidend ist nicht, möglichst viele Zahlen zu sammeln, sondern die richtigen Fragen zu beantworten. Wie schnell besetzt ihr offene Stellen? Welche Kanäle liefern wirklich passende Bewerbungen? Wo entstehen hohe Weiterbildungskosten ohne erkennbaren Nutzen? Welche Abteilungen sind personell überlastet? Wenn du solche Fragen mit belastbaren Daten beantworten kannst, wird HR vom reaktiven Dienstleister zum strategischen Partner für Geschäftsführung und Führungskräfte.

Wie kannst du vermeiden, dass Personalcontrolling nur zusätzliche Arbeit ohne Nutzen erzeugt?

Personalcontrolling bringt nur dann echten Mehrwert, wenn du vor der Datenerhebung klärst, welche Entscheidungen damit unterstützt werden sollen. Viele HR-Teams starten mit zu vielen Kennzahlen und verlieren sich dann in aufwendigen Reports, die niemand nutzt. Besser ist ein schlanker Einstieg mit wenigen Kennzahlen, die regelmäßig ausgewertet und mit Maßnahmen verbunden werden. Wenn eine hohe Time-to-hire sichtbar wird, sollte daraus zum Beispiel eine konkrete Prüfung des Recruitingprozesses folgen. Wenn Weiterbildungsangebote kaum genutzt werden, sollte HR hinterfragen, ob Formate, Inhalte oder Kommunikation zur Zielgruppe passen. So entsteht aus Zahlen praktische Steuerung statt reiner Dokumentation.

Warum reicht es nicht aus, nur Recruitingkennzahlen wie Time-to-hire oder Cost-per-hire zu betrachten?

Recruitingkennzahlen sind wichtig, weil sie zeigen, wie schnell und effizient offene Stellen besetzt werden. Sie erzählen aber nur einen Teil der Geschichte. Eine schnelle Einstellung ist wenig wert, wenn neue Mitarbeitende nach kurzer Zeit wieder gehen oder nicht zu den Anforderungen der Stelle passen. Deshalb solltest du Recruitingdaten immer mit weiteren Kennzahlen verbinden, etwa zur Qualität der Bewerbungskanäle, zur Fluktuation, zum Onboarding und zur langfristigen Entwicklung der Beschäftigten. Gerade im Fachkräftemangel entsteht Wettbewerbsvorteil nicht nur durch schnelle Einstellungen, sondern durch passgenaue Auswahl, gute Integration und gezielte Bindung.

Wie findest du heraus, welche HR-Kennzahlen für dein Unternehmen wirklich relevant sind?

Der beste Ausgangspunkt sind die aktuellen Herausforderungen deines Unternehmens. Hat das Management Sorge wegen steigender Personalkosten, brauchst du andere Kennzahlen als bei hoher Fluktuation oder langen Besetzungszeiten. Sinnvoll ist es, die wichtigsten HR-Ziele mit den Unternehmenszielen abzugleichen. Danach kannst du prüfen, welche Daten bereits vorhanden sind, wie verlässlich sie sind und ob sie regelmäßig vergleichbar erhoben werden können. Eine Kennzahl ist nur dann relevant, wenn sie präzise genug ist, wiederholt gemessen werden kann und eine Entscheidung auslösen kann. Alles andere wirkt zwar professionell, hilft dir im Arbeitsalltag aber kaum weiter.

Warum musst du beim Personalcontrolling Datenschutz und Mitbestimmung von Anfang an mitdenken?

Viele HR-Kennzahlen beruhen auf personenbezogenen oder zumindest personenbeziehbaren Daten. Deshalb darf Personalcontrolling nicht nur fachlich und technisch gedacht werden, sondern muss auch rechtlich sauber aufgesetzt sein. Du solltest früh klären, welche Daten wirklich gebraucht werden, wer Zugriff darauf hat, wie lange sie gespeichert werden und wann der Betriebsrat oder Personalrat einzubeziehen ist. Das schützt nicht nur das Unternehmen, sondern auch das Vertrauen der Mitarbeitenden. Wenn Beschäftigte den Eindruck haben, dass Kennzahlen zur Kontrolle einzelner Personen genutzt werden, leidet die Akzeptanz. Transparente Ziele, klare Zuständigkeiten und ein verantwortungsvoller Umgang mit Daten sind deshalb eine zentrale Voraussetzung für wirksames HR-Controlling.