Bei einer kaputten Glühbirne ruft man den Hausmeister, nicht den Hausverwalter. Auch wenn Hausverwalter, Facility Manager und Hausmeister Hand in Hand arbeiten, so gibt es signifikante Unterschiede zwischen den einzelnen Berufen. Erfahre, was sich hinter dem Berufsbild des Hausverwalters verbirgt.
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Verwandte Berufe
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Definition: Was macht ein Hausverwalter?
Ein Hausverwalter ist für die umfassende Immobilienbetreuung im Auftrag von Eigentümern oder Eigentümergemeinschaften zuständig. Er sorgt dafür, dass alle organisatorischen, finanziellen und rechtlichen Angelegenheiten rund um ein Gebäude reibungslos ablaufen. Dazu gehört unter anderem
- die Verwaltung von Miet- oder Eigentumswohnungen,
- die Abrechnung von Nebenkosten und Mieten sowie
- die Überwachung von Wartungs- und Reparaturarbeiten.
Der Hausverwalter fungiert dabei als zentrale Schnittstelle zwischen Eigentümern, Mietern, Handwerkern und Behörden.
Darüber hinaus übernimmt der Hausverwalter Aufgaben im Bereich der finanziellen Planung und Kontrolle. Dazu gehört, dass er
- Wirtschaftspläne erstellt,
- Rechnungen prüft und
- dafür sorgt, dass die Immobilie sowohl technisch als auch wirtschaftlich in gutem Zustand bleibt.
Auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Durchsetzung von Hausordnungen gehören zu seinen Verantwortlichkeiten.
Zusammengefasst: Insgesamt gewährleistet der Hausverwalter, dass ein Gebäude effizient betrieben wird und sowohl Eigentümer als auch Mieter langfristig zufrieden sind.
Hausverwalter ist nicht gleich Hausverwalter
Die wohl geläufigste Position ist die eines WEG-Hausverwalters. Hier wird der Hausverwalter von einer Wohnungseigentümergemeinschaft beauftragt. Die Besonderheit dieser Position liegt in der Prüfung zum zertifizierten Verwalter durch die IHK. Dazu später mehr. Doch es gibt weitere Formen des Hausverwalters. Denn, je nach Art des zu betreuenden Objekts oder nach Auftraggeber unterscheidet sich die Art der Verwaltung:
- Mietverwalter: Mietwohnungen/Häuser für Eigentümer
- Sondereigentumsverwalter: einzelne Wohnung in einer WEG
- Gewerbeverwalter: Büro und Handel
- Property Manager: moderner, weiter gefasster Begriff – häufig im institutionellen Bereich
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Aufgaben eines Hausverwalters
So wie Hausverwalter nicht gleich Hausverwalter ist, so variieren auch die Aufgaben. Diese sind abhängig von der Art des zu betreuenden Objekts oder wie die Verwaltung aufgestellt ist. Grundsätzlich gibt es drei große Bereiche: Kaufmännische, technische sowie rechtliche Aufgaben. In jedem Fall sollten Inhalt und Umfang der Tätigkeiten im Vertrag schriftlich festgelegt werden.
Kaufmännische Ebene
Auf der kaufmännischen Ebene kümmert sich der Verwalter unter anderem um die Abrechnung der Nebenkosten, die Erstellung von Jahresabrechnungen und die Überwachung der laufenden Zahlungen. Er verwaltet die Rücklagen, erstellt Budgets und schließt Verträge mit Dienstleistern wie Handwerksbetrieben, Reinigungsfirmen oder Versicherungen ab.
Übliche Aufgaben sind:
- Vermietung der Wohnung
- Einzug der Miete
- Abrechnung der Betriebskosten
Technische Ebene
Zur technischen Verwaltung gehört es, den Zustand der Immobilie regelmäßig zu überprüfen, notwendige Reparaturen oder Instandhaltungen zu organisieren und größere Modernisierungs- oder Sanierungsmaßnahmen zu koordinieren. Dabei ist der Hausverwalter oft auch für die Beauftragung von Notdiensten zuständig, wenn kurzfristig Probleme am Gebäude auftreten.
Übliche Aufgaben sind Veranlassung, Durchführung und Überwachung der Instandhaltung
Rechtliche und organisatorische Verwaltung
Hierzu zählt die Vorbereitung und Durchführung von Eigentümerversammlungen, bei denen Beschlüsse gefasst werden, die der Verwalter anschließend umzusetzen hat. Außerdem sorgt er dafür, dass gesetzliche Vorgaben – etwa im Bereich Brandschutz oder Energieeinsparung – eingehalten werden. Nicht zuletzt vertritt der Hausverwalter die Eigentümer gegenüber Mietern, Behörden und Dienstleistern und fungiert so als zentrale Schnittstelle zwischen allen Beteiligten.
Zu den üblichen Aufgaben zählen in diesem Bereich:
- Vermietung der Wohnung (Abschluss und Gestaltung von Mietverträgen, Einhaltung gesetzlicher Vorgaben)
- Ausspruch von Kündigungen
- Briefverkehr mit Mietern und Behörden
Hausverwalter vs. Facility Manager vs. Hausmeister
Aber das macht bei uns der Hausmeister! Diese Aussage kann korrekt sein, da die Abgrenzungen zwischen den Profilen Hausverwalter, Hausmeister und Facility Manager nicht trennscharf sind. Vor allem im Kontakt mit Mietern gibt es die größte Überschneidung. Darüber hinaus unterscheiden sich ihre Aufgabenbereiche jedoch signifikant.
- Ein Hausverwalter plant und organisiert die Verwaltung eines Gebäudes, zum Beispiel Abrechnungen, Mietverwaltung und Instandhaltungsplanung.
- Ein Hausmeister setzt diese Aufgaben praktisch um, etwa Reinigung, kleine Reparaturen oder Kontrolle der Haustechnik.
- Ein Facility Manager wiederum kümmert sich vor allem um die technische, infrastrukturelle und wirtschaftliche Optimierung der Immobilie, einschließlich Wartung, Sicherheitsmanagement und Kostenkontrolle.
Was kostet ein Hausverwalter?
Das Hausverwalter Gehalt ist frei vereinbar, denn es unterliegt keiner Gebührenordnung oder sonstigen gesetzlichen Vorschriften. Üblicherweise beträgt die Vergütung bei Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums ca. 18 bis 28 Euro pro Wohneinheit und Monat.
Für Garagen oder Stellplätze liegen die Durchschnittswerte üblicherweise bei 3 – 5 Euro pro Platz und Monat. Bei der Verwaltung von Sondereigentum (Mietverwaltung) finden sich zwei gängige Modelle: Entweder ein Pauschalbetrag (oft 20 – 30 Euro pro Einheit/Monat) oder ein prozentuales Honorar auf die Kaltmiete, meist ca. 5 Prozent der Miete.²
Im Durchschnitt beträgt ein Durchschnittsgehalt ca. 47.000 Euro pro Jahr. Je nach Erfahrung, Standort und Verantwortungsbereich liegt die Spannweite zwischen 33.100 Euro und 74.300 Euro.
Wer zahlt welche Kosten?
Auch hier ist zwischen Wohnraummietverhältnissen (also Vermieter und Mieter) und WEG-Verwaltung oder Eigentümergemeinschaft zu unterscheiden. Sowie danach, welche Kosten konkret anfallen und ob sie umlegbar sind oder nicht. Grundsätzlich sind Verwaltungskosten aber nicht als Betriebskosten umlagefähig auf Mieter.
Nicht umlagefähige Kosten
Vermieter bzw. Eigentümer tragen die Kosten für die Hausverwaltung, soweit es sich um Verwaltungskosten handelt, die nicht umlagefähig sind. Das betrifft z. B. das Honorar der Hausverwaltung, sofern dieses nicht in eine andere Kostenposition fällt, die ausdrücklich umlagefähig ist.
Lassen sich Verwaltungskosten auf Mieter umlegen?
In Wohnraummietverhältnissen kann der Vermieter Verwaltungskosten nicht wirksam über die Betriebskostenabrechnung auf den Mieter umlegen. Jegliche Mietvertragsklausel, die Verwaltungskosten als Teil der umlagefähigen Nebenkosten auf Mieter überträgt, ist in der Regel unwirksam.
Welche Kompetenzen und Skills braucht ein Hausverwalter?
Mit der Vielfalt an Aufgaben und der täglichen Interaktion mit verschiedenen Parteien brauchen Hausverwalter eine Bandbreite an Fähigkeiten, um ihren Beruf erfolgreich auszuüben. Zunächst geht es dabei um Fachkenntnis in den erwähnten drei Aufgabenbereichen: Von rechtlichen Grundlagen über den Umgang mit Software bis hin zur Abrechnung.
Hard Skills
- Rechtskenntnisse im Mietrecht, Wohnungseigentumsrecht (WEG-Recht), Betriebskostenrecht sowie Grundkenntnisse im Vertrags- und Baurecht.
- Buchhaltungs- und Abrechnungskenntnisse, insbesondere für die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen, Jahresabrechnungen und die Verwaltung von Rücklagen.
- Kenntnisse in Immobilienwirtschaft – Marktmechanismen, Mietspiegel, Bewertungsgrundlagen.
- Technisches Grundverständnis für Gebäude, Haustechnik, Instandhaltung und Sanierung.
- IT-Kompetenz, sprich Umgang mit Verwaltungssoftware, Tabellenkalkulationen, digitalen Dokumentenmanagementsystemen.
- Organisations- und Verwaltungsfähigkeiten, d. h. strukturierte Aktenführung, Terminüberwachung, Vorbereitung von Eigentümerversammlungen etc.
- Grundlagen im Versicherungswesen, z. B. Gebäudeversicherung, Haftpflicht, Schadensmeldungen.
Soft Skills
In Berufen wie dem des Hausverwalters, als Schnittstelle zwischen vielen Parteien und Personen, liegt der Schwerpunkt manchmal mehr auf den persönlichen Kompetenzen als auf den fachlichen. Kommunikation ist das A und O, sowohl mit Eigentümern und Mietern als auch mit Handwerkern und Behörden. Konflikte müssen sachlich gelöst und moderiert werden. Ohne Organisationstalent geht gar nichts – Termine, Reparaturen und Abrechnungen müssen effizient koordiniert werden. Verhandlungsgeschick, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Flexibilität sind weitere wichtige Eigenschaften, um auf unerwartete Situationen reagieren zu können.
Hausverwalter: Ausbildung und Weiterbildungsmöglichkeiten
Viele Wege führen in den Beruf des Hausverwalters, dies oftmals über einen Quereinstieg. Interessierte starten mit einer klassischen kaufmännischen Ausbildung oder sind zuvor im Immobilienbereich tätig, beispielsweise als Immobilienkaufmann, Kaufmann für Büromanagement oder in der Immobilienwirtschaft. Damit bringen Kandidaten die nötige Grundausbildung mit. Umfassende Kenntnisse in Verwaltung, Recht, Buchhaltung und Technik sind dabei zentral.
Weiterbildungspflicht
Man lernt nicht nur während der Arbeit, sondern ist als Hausverwalter zur Weiterbildung verpflichtet. Seit dem 1. August 2018 besteht gemäß § 34c Abs. 2a der Gewerbeordnung (GewO) eine gesetzliche Weiterbildungspflicht für Wohnimmobilienverwalter. Demnach müssen sie innerhalb von drei Jahren mindestens 20 Stunden Weiterbildung absolvieren. Wer gleichzeitig als Immobilienmakler tätig ist, muss insgesamt 40 Stunden Weiterbildung nachweisen können. Diese Pflicht gilt auch für Mitarbeiter, die unmittelbar mit der erlaubnispflichtigen Tätigkeit betraut sind.
Weiterbildung zum zertifizierten Verwalter
Die Prüfung zum zertifizierten Verwalter ist nicht für alle Wohnimmobilienverwalter verpflichtend. Allerdings gilt: Seit dem 1. Dezember 2023 haben Wohnungseigentümer grundsätzlich einen Anspruch darauf, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Als zertifizierter Verwalter darf sich nach § 26a Absatz 1 WEG bezeichnen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer (IHK) durch eine Prüfung nachgewiesen hat, dass er über die für die Tätigkeit als Verwalter notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügt. Bestimmte Berufsabschlüsse (z. B. Immobilienkaufleute, Immobilienfachwirte, einschlägige Hochschulabschlüsse) sind von der Prüfungspflicht befreit. Für Verwalter, die bereits am 1. Dezember 2020 bestellt waren, lief eine Übergangsregelung: Sie galten bis zum 1. Juni 2024 gegenüber ihrer Gemeinschaft als zertifizierte Verwalter. Danach müssen auch sie – sofern keine Befreiung greift – die IHK-Prüfung bestehen, wenn die Eigentümergemeinschaft einen zertifizierten Verwalter verlangt.³
Inhalte sind verschiedene Verordnungen sowie Rechte und Pflichten der Wohnungseigentümer, Hausgeld und -technik, u. v. m.
Unsere Empfehlung
Vorbereitungslehrgang Zertifizierter Verwalter (IHK)
Um dich „Zertifizierter Verwalter“ nennen zu dürfen, musst du eine Prüfung vor einer Industrie- und Handelskammer ablegen, sofern du nicht durch §26a Abs. 4 WEG befreit bist. Die Prüfung umfasst die Themen „Grundlagen der Immobilienwirtschaft“, „rechtliche, kaufmännische und technische Grundlagen“. Inhalt dieses mehrtägigen Vorbereitungslehrgangs ist die fundierte Wissensvermittlung in den vier Fachthemen sowie eine ausführliche Prüfungsvorbereitung durch geschulte Prüfer:innen und Fachexpert:innen.
Vorbereitungslehrgang Zertifizierter Verwalter (IHK)
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im Beitrag auf die gleichzeitige Verwendung weiblicher und männlicher Sprachformen verzichtet und das generische Maskulinum verwendet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
FAQ: Hausverwalter
Was ist der Unterschied zwischen Hausverwalter und Hausmeister?
Ein Hausverwalter übernimmt die organisatorische, kaufmännische und rechtliche Verwaltung eines Gebäudes oder einer Eigentümergemeinschaft. Dazu zählen Aufgaben wie Abrechnungen, Mietverwaltung, Instandhaltungsplanung und die Umsetzung von Eigentümerbeschlüssen. Ein Hausmeister ist hingegen vor allem für die praktische Betreuung vor Ort zuständig, zum Beispiel Reinigung, kleine Reparaturen, Kontrolle der Haustechnik oder Schneeräumung. Während der Hausverwalter eher die Planung und Koordination übernimmt, setzt der Hausmeister diese Aufgaben direkt um.
(Wie) Kann ich als Quereinsteiger Hausverwalter werden?
Auch Quereinsteiger können in die Hausverwaltung einsteigen, wenn sie über relevante kaufmännische oder technische Kenntnisse verfügen. Hilfreich sind etwa Ausbildungen oder Erfahrungen in Immobilienwirtschaft, Buchhaltung, Facility Management oder Verwaltung. Zusätzlich müssen alle Wohnimmobilienverwalter die gesetzliche Weiterbildungspflicht nach § 34c GewO erfüllen. Wer sich weiter qualifizieren möchte, kann freiwillig eine Zertifizierung zum WEG-Verwalter erwerben, um seine fachliche Kompetenz zu dokumentieren.
Warum ist regelmäßige Weiterbildung für Hausverwalter so wichtig?
Regelmäßige Weiterbildung ist aus zwei Gründen entscheidend: Erstens verlangt es das Gesetz (§ 34c GewO) – Hausverwalter müssen mindestens 20 Stunden alle drei Jahre an Fortbildungen teilnehmen. Zweitens ist es für die Praxis unerlässlich, da sich Gesetze, Vorschriften und technische Anforderungen kontinuierlich ändern. Nur durch regelmäßige Weiterbildung können Hausverwalter ihre Kenntnisse aktuell halten und die komplexen Aufgaben in den Bereichen Mietrecht, WEG-Recht, Buchhaltung und technischer Objektbetreuung zuverlässig erfüllen.
Kann ein Vermieter die Kosten für den Hausverwalter auf die Mieter umlegen?
Nein, Verwaltungskosten gehören nicht zu den Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung (§ 1 BetrKV) und dürfen daher nicht auf Mieter umgelegt werden. Die Kosten trägt der Eigentümer selbst. In einer WEG werden die Kosten hingegen über das Hausgeld von allen Eigentümern anteilig getragen.
¹ https://www.kununu.com/de/hausverwaltung/gehalt/hausverwalter-in-6647
²Haufe VerwalterPraxis Professional.
³ Quelle: DIHK
