Work Hacks für das Führen von Online-Interviews

Sukzessive erkennen immer mehr Unternehmen die Vorteile virtueller Interviews und werden diese auch in Zukunft verstärkt einsetzen. Sehr wahrscheinlich wird sich die Anzahl an Telefoninterviews reduzieren, da inzwischen alle den Vorteil eines Videoanrufs erkannt haben. Online-Interviews gewinnen weiter an Bedeutung, auch weil die Auswirkungen und Einschränkungen der Pandemie noch etwas länger präsent sein werden.

Diese praktischen und schnell umsetzbaren Work Hacks* erleichtern Ihnen das Führen Online-Interviews. Sie können sie als Checkliste nutzen, um die eigene Vorgehensweise qualitativ zu sichern oder als Guideline, um sich und Ihre Organisation bestmöglich vorzubereiten.

Folgende Aspekte werden näher betrachtet:

Technik
Professionelles Setting
Management: Zeit/weitere Interviewer:innen
Beziehungsaufbau/Blickkontakt
Ungewohntes Terrain für Bewerber:innen
Gleiche Bedingungen für alle Bewerber:innen

Technik

Versenden Sie die Einladung zum Interview mit dem Link und einer Anleitung zum virtuellen Interviewtool.
Probieren Sie Ihre Technik unbedingt vorher aus.
Starten Sie 10 Minuten früher.
Nutzen Sie einen PC oder Laptop mit integrierter oder externer Kamera.
Nutzen Sie LAN statt WLAN für eine bessere Übertragungsqualität.
Verwenden Sie ein Headset für gute Tonqualität.
Sorgen Sie dafür, dass im Homeoffice zur gleichen Zeit „streamende Kinder oder Partner:innen“ nicht die Leitung belegen. Die Übertragungsqualität könnte sich dadurch verbessern.
Schließen Sie andere Programme, die auf dem Rechner Kapazitäten belegen.
Bringen Sie Ihre Kamera so an, dass Sie weder zu dem:r Bewerber:in aufschauen, noch auf Sie herabblicken. Im Zweifel legen Sie ein paar Bücher unter Ihr Laptop. Augenhöhe sollten Sie schon mit der Kameraperspektive sicherstellen.
Keine Lichtquelle (Fenster) im Rücken haben, um Kandidaten:innen nicht zu blenden.
Nutzen Sie eine Ringleuchte oder eine andere professionelle Lichtquelle, die für ausreichend Licht von vorne sorgt. Es ist positiver, wenn Sie gut sichtbar sind.

Unsere Seminarempfehlung

Recruiting kompakt - Online-Interviews im Fokus

In diesem Live-Online-Training lernen Sie die Grundlagen kennen, um Online-Interviews – unabhängig vom verwendeten Tool – professionell und zielgerichtet vorzubereiten und zu führen. Sie erfahren und üben in virtuellen Gruppen, wie Sie sich und Ihr Unternehmen auch virtuell souverän präsentieren und so die Kandidat:innen für sich gewinnen. Werden Sie Expert:in für das Recruiting auf Distanz!

Online-Seminar: Recruiting kompakt - Online-Interviews im Fokus

Profesionelles Setting

Sorgen Sie für eine ruhige und ungestörte Umgebung. Vermeiden Sie eine Wohnzimmer-Atmosphäre. Gegebenenfalls nutzen Sie ein neutrales Hintergrundbild, dass inzwischen alle Online-Interview-Tools zur Verfügung stellen.
Auch wenn Sie im Homeoffice sind, tragen Sie angemessene Kleidung. Es müssen längst nicht immer Kostüm oder Anzug und Krawatte sein.
Betreten Sie den virtuellen Raum, wenn Sie innerlich mit all dem was, vorher war, abgeschlossen haben.
Sorgen Sie dafür, dass Sie Bewerbungsunterlagen und Interviewleitfaden parat haben.
Stellen Sie sicher, dass Sie zusätzlich Notizpapier vorliegen haben, um sich während des Interviews möglichst viele Notizen machen zu können. Persönlich nutze ich gerne als zweites Tool ein iPad oder vergleichbares, für digital-handschriftliche Notizen.
Starten Sie pünktlich.

Management: Zeit/weitere Interviewer:innen

Ihre Interviewdauer sollte nicht länger als 90 bis 120 Minuten sein. Gleichzeitig planen Sie mehr Zeit ein, da Online-Interviews mehr Zeit benötigen.
Beachten Sie, dass Zeitüberschreitungen oft kritischer sind als bei Präsenztermin, aufgrund der häufigen Anschlusstermine.
Planen Sie Zeit für Vor- und Nachbereitung ein.
- Gab es vorab wenig Zeit zur Abstimmung mit anderen Interviewern:innen, um den Prozess und die Rollen abstimmen (wer macht was?), dann treffen Sie sich 15 min vor dem Termin.
- Planen Sie mindesten 20 Minuten zur Auswertung des Interviews ein.
Berücksichtigen Sie, dass Sie mehr Zeit für den Aufbau einer persönlich-professionellen Beziehung benötigen. Als Führungskraft müssen auch Sie überzeugend wirken.

Beziehungsaufbau/Blickkontakt

Der vielleicht herausforderndste Aspekt ist der erschwerte Blickkontakt und damit verbunden auch der gute Beziehungsaufbau. Natürlich sind inzwischen Phänomene wie „Zoom-Fatigue“. D. h. die Ermüdung durch den Blick auf den Bildschirm und gleichzeitig die wesentlich eingeschränkte Möglichkeit unserer Wahrnehmung auf einem kleinen Videobild Mimik und Gestik wie gewohnt wahrzunehmen. Hinzu kommt noch das Phänomen, dass wir den anderen nicht anschauen, wenn wir auf den Bildschirm blicken.

Schauen Sie immer mal wieder bewusst in die Kamera, damit der:die Bewerber:in sich angeschaut fühlen; und lächeln Sie. Denken Sie daran, dass auch Sie als kompetente Führungskraft auftreten wollen, da der:die Bewerber:in sich neben der inhaltlichen Ausgestaltung der Position vor allem aufgrund der vermuteten positiven Beziehung zur Führungskraft für die Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag entscheidet.
Wenn der:die Bewerber:in dies nicht tut, verwechseln Sie bitte nicht Technik-Kompetenz mit sozialer Kompetenz.
Erläutern Sie zu Beginn, dass Sie sich auch Notizen machen. Dies führt automatisch dazu, dass der Blick zum Bildschirm oder in die Kamera unterbrochen wird.

Ungewohntes Terrain für Bewerber:innen

Auch aus Sicht des:der Bewerbers:in ist das Online-Interview zu betrachten. Zum Beispiel sollten Sie nicht die eigene, inzwischen gelernte Technikkompetenz im virtuellen Raum bei den Bewerbern:innen voraussetzen.

Versenden Sie die Einladung mit Hinweisen zu Technik und Ablauf.
Stellen Sie einen Plan B sicher und versenden Sie eine Notfall-Mobilnummer.
Wenn alles nichts hilft, stellen Sie kurzfristig auf ein Telefoninterview um.
Planen Sie mehr Zeit für Small-Talk ein und plaudern Sie z. B. über die Erfahrung mit Meeting-Software.
Überbewerten Sie eventuelle Schwierigkeiten ebenso wie technische Expertise seitens des:der Bewerbers:in nicht. Hier kann es schnell zu Beurteilungsfehlern kommen. Wenn z. B. im vorherigen Online-Interview alles glatt gelaufen ist, besteht schnell die Neigung den Fehler bzw. die Inkompetenz hier beim Gegenüber zu suchen. Vielleicht ist Ihnen bewusst geworden, wie Sie in der Zwischenzeit in virtuellen Gesprächen mit den:der gleichen Gesprächspartnern:innen auch mit technischen Verbindungsproblemen zu kämpfen hatten, für die Sie keine Erklärung hatten.
Im Interview kommt es immer wieder zu Gesprächspausen, weil der:die Bewerber:in zum Beispiel über eine Frage nachdenkt. Lernen Sie diese Pausen auszuhalten und nicht zu schnell selbst zu füllen („Überlegen Sie Ihre Antwort gerne in Ruhe … Dafür haben wir Zeit“).

Gleiche Bedingungen für alle Bewerber:innen

Bewerber:innen, die online interviewt werden, schneiden oft schlechter ab. Daher sollten Sie alle unter den gleichen Bedingungen interviewen.
Ein Aspekt, der nicht nur für Online-Interviews gilt: Eine strukturierte Vorgehensweise mit Interviewleitfaden und Anforderungskriterien ist besonders wichtig. Ebenso sollten Sie handschriftliche Notizen machen, damit Sie nach dem Interview Material zur Auswertung haben und nicht nur Ihr Bauchgefühl nutzen.

Diese Inhalte wurde im Rahmen eines Workshops zusammen meinen Trainerkolleginnen Christiane Bieker, Gabriela Bormann, Dr. Ina Fliegen entwickelt.

Lesen Sie vertiefend zu diesem Thema auch unseren Beitrag

6 Tipps, um erfolgreiche Bewerberinterviews zu führen

* Bedeutung:
Work Hacks sind die besten Instrumente erfolgreicher Unternehmen, um exzellente Ergebnisse zu erzielen.

Ein Work Hack ist eine erprobte, minimalinvasive Regel oder Methode, um die bestehende Zusammenarbeit und die Arbeitsergebnisse zu verbessern. Mit ihm helfen wir, ungünstige Verhaltensmuster und Routinen zu unterbrechen, und zeigen Teams spannende und unterhaltsame Alternativen zu eingefahrenen Arbeitsabläufen.

Work Hacks haben ihren Ursprung bei den sogenannten Life Hacks, die durch die Zusammenführung der Worte „life“ und „hack“ im Jahr 2004 bekannt wurden. Life Hacks sind Lebenskniffe, die sich auf Unwägbarkeiten, Strategien oder Tätigkeiten des Lebens beziehen.