Mietverwaltung: Der Spagat zwischen verschiedenen Interessen

Mieterinnen und Mieter betreuen, Nebenkostenabrechnungen erstellen, das Gebäude instand halten, es finanziell verwalten: Als Mietverwalterin oder Mietverwalter hast du ein weit gefächertes Aufgabenspektrum. Dementsprechend viele Herausforderungen gilt es Tag für Tag zu meistern. Veraltete Prozesse bei der Datenübertragung oder eine fehlgeschlagene Kommunikation sorgen immer wieder für Ärger und Verdruss. Zudem stehst du oftmals zwischen verschiedenen Interessen. Die Mieter:innen erwarten gute Leistungen, wollen aber keine steigenden Mieten. Der Hauseigentümer:in wiederum wünscht sich eine rentable Immobilie. Jedoch auch das Alltagsgeschäft legt dir als Hausverwalter:in Steine in den Weg. Diesen Spagat zu bewältigen, gelingt am besten mit Kompetenz, Transparenz und Engagement. Solche Eigenschaften zeichnen eine gute Mietverwaltung aus. Um den ständig neuen Inhalten gerecht zu werden, benötigst du aktuelles fachliches und rechtliches Wissen, und zunehmend auch technische Fähigkeiten.

Das Wichtigste in Kürze:

• Digitalisierung ist zwingend erforderlich: Prozesse wie Dokumentation, Kommunikation, Vermietung und Schadensmanagement müssen digital ablaufen, um Zeit und Kosten zu sparen sowie Kundenerwartungen zu erfüllen.
• Rechtliche Neuerungen ab 2025 haben große Auswirkungen: Änderungen im GEG, BEG IV, CO₂-Kostenaufteilung und Grundsteuerreform betreffen zentrale Aufgaben der Mietverwaltung – aktuelles Fachwissen ist unverzichtbar.
• Technisches und rechtliches Know-how wird zur Schlüsselqualifikation: Mietverwalter:innen müssen neben kaufmännischem Fachwissen zunehmend auch technische Kenntnisse und rechtliche Sicherheit mitbringen.
• Zwischenmenschliches Geschick ist essenziell: Der Umgang mit Mieter:innen, Eigentümer:innen, Handwerker:innen und Dienstleister:innen erfordert kommunikative Kompetenz und Konfliktmanagement.
• Fehlerhafte Verwaltung kann teuer werden: Versäumnisse wie verspätete Betriebskostenabrechnungen, unterlassene Instandhaltung oder mangelhafter Winterdienst können Schadensersatzforderungen nach sich ziehen.

Was sind die wichtigsten Herausforderungen für das Berufsbild des Mietverwalters?

Waren Hausverwaltungen in früheren Zeiten eher reine „Zustandsverwalter:innen“, verlangt der heutige Standard ein aktives Immobilienmanagement über den gesamten Lebenszyklus des Gebäudes hinweg. Das führt zu neuen Aufgaben und Herangehensweisen.

1. Die Zukunft ist digital

Das Megathema der gesamten Immobilienbranche ist die Digitalisierung – und das betrifft natürlich auch dich als Mietverwalter:in. Das Tempo der Property Management-Dienstleistungen wird immer schneller. Flexibilität ist ein Schlagwort, das stärker in den Fokus rückt und vom Kunden abgefragt wird. In der Zukunft geht es zudem um eine effizientere Datensammlung.

2. Papierlose Dokumentation

Im Büroalltag betrifft die Digitalisierung viele Bereiche – digitale Dokumentation statt Aktenordner ist ein Stichwort. Mit der richtigen Softwarelösung gehört das hektische Durchwühlen der Papierberge auf dem eigenen Schreibtisch und das planlose Suchen nach abgehefteten Dokumenten im Regal der Vergangenheit an. Falls du noch hauptsächlich analog arbeitest, wird es höchste Zeit, Datensätze zu digitalisieren – auch um wirtschaftlicher zu arbeiten.

Papierfrei Mängel und Schäden aufnehmen und abwickeln

Zuverlässigkeit und fehlerfreie Dokumentationen sind auch beim Aufnehmen von Mängeln und Schäden unerlässlich. In der Praxis kommt es immer wieder zu unvollständigen Protokollen. Eine ineffiziente Kommunikation verlangsamt die Abwicklung oder die Schäden werden nicht zufriedenstellend behoben. Ein System, das die Schadensmeldungen digital erfasst und für alle Beteiligten sichtbar ist, kann Abhilfe schaffen.

Digitale Entlastung für die Hausverwaltung

Wenn du deine Prozesse weiter digitalisieren möchtest, lohnt sich der Blick auf spezialisierte technische Lösungen. Sie verknüpfen die Aufgaben innerhalb der Hausverwaltung intelligent, automatisieren Teilprozesse und sorgen so für spürbare Entlastung – für dich und dein Team.

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3. Kommunikation via App

Digitalisierungsprozesse werden zudem auch von Kundinnen und Kunden forciert. Weil andere Bereiche der Gesellschaft digital funktionieren, erwarten auch Mieter:innen und Hauseigentümer:innen, dass sie etwa einen Wasserschaden per App rund um die Uhr melden können. Telefonsprechzeiten mit stark eingeschränkter Erreichbarkeit sorgen indes schnell für Frustration und ungelöste Probleme. Gleiches gilt für die Terminvergabe von Handwerker:innen.

4. Digitaler Vermietungsprozess

Eine Neuvermietung umfasst viele Schritte, die Mietverwaltungen ordentlich auf Trab halten: Die Wohnung muss im Internet präsentiert und ein Exposé erstellt werden. Bei den Bewerber:innen gilt es, die Bonität zu prüfen und Besichtigungstermine zu vereinbaren. Denn, schließlich muss mit der oder dem ausgewählten Neumieter:in der Mietvertrag geschlossen werden. Zuvor gibt es noch ein Übergabeprotokoll. All dies machen moderne Hausverwaltungen inzwischen mit Hilfe digitaler Technik. Dadurch sparen sie Zeit und Geld.

5. Technische Betreuung nimmt zu

Zu den Kernaufgaben einer Mietverwaltung gehört neben der kaufmännisch-administrativen Abwicklung einer Liegenschaft zunehmend auch die technische Betreuung. Besonders in älteren Immobilien oder in Gebäuden mit aufwändiger technischer Ausstattung ist viel zu tun. Hinzu kommen entsprechende rechtliche Vorschriften wie die Energieeinsparverordnung (EnEV) oder das Gebäudeenergiegesetz (GEG), mit denen du dich als Hausverwalter:in auskennen musst.

6. Zwischenmenschliche Konflikte

Worunter Hausverwalter:innen und deren Mitarbeitenden immer wieder leiden, sind zwischenmenschliche Konflikte. Als Verwalter:in betreust du viele Liegenschaften. Dadurch hast du regelmäßig Kontakt mit den verschiedensten Charakteren – einfachen wie schwierigen. Deshalb gehört eine gute Portion psychologisches Geschick zum Beruf dazu. Wichtig ist, dass du sachlich und professionell bleibst, falls die Wogen doch einmal hochkochen.

Gleiches gilt für den Umgang mit Handwerker:innen und Dienstleister:innen. Diese können ebenfalls herausfordernd sein, etwa weil sie sich nicht immer an Absprachen halten. Hilfreich ist es, wenn du einen Fundus aus Betrieben hast, mit denen du regelmäßig zusammenarbeitest und von denen du weißt, dass du dich auf sie verlassen kannst.

7. Wachsende Individualisierung

Weitere Herausforderungen ergeben sich durch die immer größer werdenden Ansprüche deiner verschiedenen Kundinnen und Kunden. Denn, so individuell jede betreute Liegenschaft ist, so individuell ist auch jede:r Auftraggeber:in. Durch serviceorientiertes Immobilienmanagement und vertrauensvolle Zusammenarbeit wirst du den unterschiedlichen Ansprüchen gerecht. Auch hierbei gilt: Zunehmend sind rhetorisches Geschick und kommunikative Fähigkeiten gefragt sowie ein effizient geführtes Beschwerdemanagement, um auf die Belange der Kundinnen und Kunden einzugehen.

8. Akquise von Personal

Eine nicht zu unterschätzende Herausforderung im Verwalterberuf ist die Suche nach qualifiziertem Personal. Gute Fachkräfte sind rar – und der demographische Wandel macht die Situation nicht besser. Selbst für den eigenen Nachwuchs in der Firma zu sorgen, kann ein guter Weg sein, geeignete Mitarbeiter:innen zu finden. Auszubildende sind das eine, jedoch kannst du schon früher ansetzen. Etwa mit Schülerpraktikant:innen, aus denen du die Fachkräfte von morgen identifizierst und die du für den Beruf begeistern kannst. Positiv ist, dass der Job des Hausverwalters in Zukunft sicherlich nicht langweiliger wird: Durch die neuen und sich wandelnden Aufgabenfelder ist der Beruf attraktiver geworden, ermüdende Routineaufgaben werden seltener.

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Neue Gesetze und Regelungen: Das musst du (auch) in 2026 beachten

Als Mietverwalter:in musst du dich immer wieder mit neuen gesetzlichen Regelungen und Vorschriften auseinandersetzen. Das sind wichtige, aktuelle Neuerungen:

• Die Reform des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG), die Ende 2020 in Kraft getreten ist, hat auch Auswirkungen auf das Mietrecht. Die Bundesregierung hat die Gesetzesnovelle dafür genutzt, Eigentums- und Mietrecht stärker in Einklang zu bringen. So müssen Mieter:innen beispielsweise bestimmte bauliche Maßnahmen in der Wohnungseigentumsanlage dulden. Änderungen gibt es zudem bei der Betriebskostenabrechnung. Bislang war im Mietrecht die Wohnungsgröße Bemessungsgrundlage, während das WEG eine Kostenverteilung nach Eigentumsanteilen vorsah. Jetzt gilt die in der Eigentümergemeinschaft geltende Verteilung der Betriebskosten auch für vermietete Eigentumswohnungen.
• TV-Kabelanschlüsse dürfen zukünftig nicht mehr über die Mietnebenkosten abgerechnet werden. Das entsprechende Gesetz trat zum 1. Dezember 2021 in Kraft, mit einer abgelaufenen Übergangsfrist bis zum 30. Juni 2024. Hintergrund ist, dass viele Mieter:innen den Anschluss nicht mehr benötigen oder den Anbieter wechseln möchten.
• Gebäudeenergiegesetz (GEG)-Novelle 2023/2024: Seit dem 1. Januar 2024 dürfen in Neubauten nur noch Heizungen verbaut werden, die zu mindestens 65 Prozent mit erneuerbaren Energien betrieben werden. Für bestehende Gebäude gelten längere Übergangsfristen. Großstädte müssen bis Mitte 2026 einen Wärmeplan vorlegen, kleinere Kommunen bis Mitte 2028. Für Eigentümer:innen bedeutet das: Wer nach 2024 eine Heizung austauscht, muss die Vorgaben des „Heizungsgesetzes“ beachten. Ein:e qualifizierte:r Energieberater:in bestätigt die Einhaltung.
• Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV): Seit 1. Januar 2025 gilt im Gewerbemietrecht die Textform. Für Gewerberaummietverträge mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr reicht eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger (z. B. Email oder PDF) aus. Eine unterschriebene Urkunde ist nicht mehr vorgeschrieben. Das reduziert den bürokratischen Aufwand. Jedoch setzt es voraus, dass Vermieterinnen bzw. Vermieter und Mietende sämtliche Vereinbarungen in einer textförmigen Datei festhalten. Für Altverträge gilt bis Ende 2025 eine Übergangsfrist: Änderungen ab 2025 können bereits in Textform dokumentiert werden. Zudem dürfen Betriebskostenbelege (z. B. Betriebskostenabrechnungen) nun vollständig digital bereitgestellt werden. Mieterinnen und Mieter können auf elektronische Belege verwiesen werden.
• Wegfall des Schriftformerfordernisses bei Gewerberaummietverträgen: Dieses zentrale Element des BEG IV verdient einen eigenen Hinweis: § 550 BGB wird so geändert, dass ein Mietvertrag, der länger als ein Jahr läuft und nicht in Textform abgeschlossen wird, als unbefristet gilt. Wer langfristige Gewerbemietverträge abschließt, sollte deshalb darauf achten, alle wesentlichen Absprachen in einer einzigen textförmigen Urkunde (mit elektronischen Signaturen) zu dokumentieren, um spätere Formmängel zu vermeiden.
• CO₂‑Kostenaufteilungsgesetz: Das seit 1. Januar 2023 geltende Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz verpflichtet Vermieterinnen bzw. Vermieter und Mietende, die CO₂‑Kosten für Heizöl, Erdgas oder andere Brennstoffe gemeinsam zu tragen. Das Aufteilungsverhältnis hängt von der energetischen Qualität des Gebäudes ab und wird in der Betriebskostenabrechnung vom Vermietenden ermittelt. Mieterinnen und Mieter mit eigenem Gas- oder Ölheizungsvertrag müssen die Aufteilung selbst vornehmen und können der Vermieterin oder den Vermieter anschließend auf dessen Anteil in Anspruch nehmen. Ein Online‑Tool des Bundeswirtschaftsministeriums hilft bei der Berechnung und Aufteilung der Kohlendioxidkosten.
• Mietspiegelreformgesetz: Mit der Reform des Mietspiegelrechts, die am 1. Juli 2022 in Kraft trat, wurden bundesweite Mindestanforderungen an Mietspiegel festgelegt. Städte mit mehr als 50 000 Einwohnern sind seit Ablauf der Übergangsfrist Ende 2023 verpflichtet, einen qualifizierten Mietspiegel zu erstellen. Das Gesetz unterscheidet zwischen einfachen und qualifizierten Mietspiegeln. Letzterer muss nach wissenschaftlich anerkannten Methoden erstellt und alle zwei Jahre aktualisiert werden. Ziel ist es, eine verlässlichere Grundlage für Mieterhöhungen zu schaffen und die Transparenz zu erhöhen. Vermieterinnen und Vermieter sollten sich auf Datenerhebungen einstellen, denn sie (und die Mietenden) sind auskunftspflichtig.
• Grundsteuerreform: Seit dem 1. Januar 2025 wird die Grundsteuer nach neuen Regeln erhoben. Auf Basis der zum Stichtag 1. Januar 2022 ermittelten Grundstückswerte erhalten Eigentümerinnen und Eigentümer neue Messbescheide. Die Kommunen ermitteln daraus die endgültige Steuer. Viele Bundesländer nutzen eigene Bewertungsmodelle; das Bundesmodell berücksichtigt neben der Grundstücksfläche auch Art und Alter der Bebauung. Neu ist zudem die „Grundsteuer C“, mit der Kommunen baureife, unbebaute Grundstücke höher besteuern können. Vermieterinnen und Vermieter dürfen die Grundsteuer weiterhin vollständig als Betriebskosten auf die Mietenden umlegen. Die Auswirkungen werden jedoch meist erst in den Nebenkostenabrechnungen ab 2026 spürbar.

Unsachgemäße Verwaltung: Keine Bagatelle

Für Mietverwaltungen ist es auch deshalb wichtig, fachlich und rechtlich auf dem neuesten Stand zu sein, weil bei unsachgemäßer Verwaltung Schadensersatzansprüche drohen.

Beispiele für Schadenersatzansprüche in der Mietverwaltung

Das beginnt bei einem ordnungsgemäßen Vertrag, der Grundlage der rechtlichen Beziehung zwischen Haueigentümer:innen und Verwalter:innen ist. Bei diesem handelt es sich in der Regel um einen Dienstvertrag, in dem die Aufgaben und Pflichten der Hausverwaltung detailliert geregelt sind. Erfüllst du als Verwalter:in deine Pflichten nicht ordnungsgemäß, stellt dies eine Vertragsverletzung dar, aus der sich Rechtsansprüche ergeben können.

Beispiel: Reparaturen oder Instandhaltung

Ein Schadensersatzanspruch kann zum Beispiel entstehen, wenn du notwendige Reparaturen oder Instandsetzungsmaßnahmen nicht veranlasst und die betroffenen Mieter:innen daraufhin die Miete mindern, ihrerseits Schadensersatzansprüche gegenüber der Vermieterin oder dem Vermieter geltend machen oder sogar kündigen.

Beispiel: Betriebskostenabrechnung

Auch beim nicht rechtzeitigen Erstellen der jährlichen Nebenkostenabrechnung wirst du unter bestimmten Umständen schadensersatzpflichtig.

Beispiel: Winterdienst

Und obwohl zwischen dir als Hausverwaltung und den Mieter:innen kein unmittelbares Vertragsverhältnis besteht: Auch die Mieter:innen haben Rechte und können von dir Schadensersatz verlangen, wenn du deine Pflichten nicht erfüllst. Häufiger Streitpunkt in der Praxis ist der Winterdienst, zum Beispiel wenn ein:e Mieter:in stürzt oder sich verletzt, weil Hauseingänge oder Zuwegungen nicht korrekt geräumt und gestreut sind.

Checkliste: Erfolgsfaktoren einer guten Mietverwaltung

Zusammengefasst: Der Spagat zwischen rechtlichen Anforderungen, wirtschaftlichem Denken und menschlichem Miteinander gelingt nur mit umfassender Kompetenz. Moderne Hausverwalter:innen brauchen dafür fundiertes Fach- und Rechtswissen – kombiniert mit Einfühlungsvermögen, Engagement und echter Kundenorientierung.

Nur so entsteht ein professionelles Zusammenspiel, das allen Beteiligten gerecht wird – und zukunftsfähig bleibt.

Um erfolgreich am Markt tätig zu sein, solltest du folgendes beachten:

• Deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen Fachkenntnisse mitbringen in den Bereichen kaufmännische Mietverwaltung und Betriebskostenabrechnung.
• Wichtig sind zudem aktuelle Kenntnisse rund um das Thema Mietrecht.
• Auch in technischen Fragestellungen sollten du und deine Angestellten fit sein.
• Das Büro muss für die Mieterinnen und Mieter zu üblichen Zeiten erreichbar sein, der Umgangston ist stets freundlich. Zunehmend werden von den Kunden digitale Kanäle nachgefragt, zum Beispiel Schadensmeldungen über eine App oder ein Chatbot, der jederzeit einfache Fragen beantwortet.
• Termine und Zusagen sind verbindlich einzuhalten.
• Probleme am zu betreuenden Objekt werden zeitnah behoben.
• Dazu verfügst du idealerweise über ein gutes Netz an Handwerker:innen und Dienstleister:innen.
• Deine Arbeit erfolgt transparent. Das gilt sowohl für den Dienstvertrag als für zu erbringende Leistungen sowie deren Vergütung.
• Gibt es bei der Zusammenarbeit Schwierigkeiten oder Kritik, reagierst du hierauf angemessen und sachlich.
• Da du als Hausverwaltung zwischen Eigentümer:in und Mieter:innen vermittelst, sind bei Konflikten Kenntnisse im sozialen Management vorteilhaft. Gleiches gilt im Umgang mit schwierigen Mieter:innen.
• Um die eigene Qualifikation nachzuweisen, kann eine Verbandsmitgliedschaft nützlich sein und der Nachweis von Referenzobjekten.
• Sollte doch einmal etwas schiefgehen: Eine Berufshaftpflichtversicherung oder eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung schützt vor menschlichen Fehlern.

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