Der Office Manager ist der Dreh- und Angelpunkt jedes Büros. Mit seinem Organisationstalent behält er stets den Überblick und sorgt so dafür, dass der Büroalltag reibungslos abläuft. Terminkoordination, Meetings, Buchhaltung und Personalverwaltung gehören zu seinen vielfältigen Aufgaben.
Office Manager: Key Facts
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Ausbildung
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Hard Skills
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Weiterbildung
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Soft Skills
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Gehalt
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Verwandte Berufe
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Was ist ein Office Manager? Definition
Ein Office Manager ist eine Schlüsselperson in einem Unternehmen, die für die effiziente Organisation und Verwaltung des Büroalltags verantwortlich ist. Der Office Manager koordiniert den reibungslosen Ablauf von Büroprozessen, wie Terminplanung, Ressourcenmanagement und Kommunikation mit Kunden. Darüber hinaus kann der Office Manager auch für die Personalverwaltung, Buchhaltung, Beschaffung und allgemeine administrative Aufgaben zuständig sein.
Mit einem breiten Aufgabenspektrum und einem hohen Maß an organisatorischem Geschick trägt der Office Manager dazu bei, dass das Unternehmen effektiv und produktiv arbeiten kann, und hält der Führungsebene gewissermaßen den Rücken frei.
Gut zu wissen:
Der Office Manager ist mit einem Sekretär zu vergleichen, übernimmt aber weitaus mehr Aufgaben.
Aufgaben eines Office Managers
Die genauen Aufgaben eines Office Managers variieren je nach Unternehmen, bei dem er beschäftigt ist. Insbesondere die Größe des Unternehmens spielt eine bedeutende Rolle, wenn es um den Aufgabenumfang des Office Managers geht. Im Folgenden finden Sie einige konkrete Aufgaben eines Office Managers.
- Terminkoordination für Team und Geschäftsführung
- Reisemanagement
- Verwaltung von Büromaterialien, Bestellungen etc.
- Organisation von Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen
- Überwachung und Verwaltung von Verträgen
- (Unterstützung bei der) Buchhaltung
- Personalverwaltung (Einstellung, Onboarding, Betreuung)
- Bearbeitung von Korrespondenz, E-Mails und Telefonaten
- Administrative Aufgaben (Datenverwaltung, Archivierung, Berichterstattung)
Welche Kompetenzen braucht ein Office Manager?
Da der Office Manager eine verantwortungsvolle Schnittstellenfunktion im Unternehmen übernimmt, benötigt er einige Skills und Kompetenzen. Die wichtigsten Hard- und Soft Skills eines Office Managers lernen Sie im Folgenden kennen.
Hard Skills
Zu den wichtigsten Hard Skills zählen:
- kaufmännisches Fachwissen
- Kenntnis rechtlicher Grundlagen
- Erfahrung in der Buchhaltung
- Erfahrung mit verschiedener Software (Microsoft Office, Excel etc.)
- Datenschutzkenntnisse
Soft Skills
Die bedeutendsten Soft Skills sind u. a.:
- Kommunikationsfähigkeit
- Teamfähigkeit
- Organisationstalent
- Konfliktmanagement
- effektives Zeitmanagement
- Verantwortungsbewusstsein
- Anpassungsfähigkeit
- selbstständiges Arbeiten
Office Manager: Ausbildung & Weiterbildung
Es gibt keine spezifische Ausbildung zum Office Manager. Die meisten finden als Quereinsteiger den Weg ins Office Management. Welche Aus- und Weiterbildungen für den Office Manager infrage kommen, erfahren Sie hier.
Ausbildung
Der klassische Weg zum Office Manager führt über eine kaufmännische Ausbildung — beispielsweise zum Bürokaufmann oder zum Industriekaufmann. Dort werden grundlegende Fähigkeiten in den Bereichen Büroorganisation, Kommunikation und Verwaltung erworben.
Ein Studium im betriebswirtschaftlichen Bereich kann ebenso eine gute Grundlage für den Beruf des Office Managers bieten.
Weiterbildung
Weiterbildungen sind auch für Office Manager wichtig. Hier werden vorhandene Skills ausgebaut und neue Kompetenzen erworben. Folgende Weiterbildungen können beispielsweise absolviert werden:
- Umgang mit Datenschutz
- Projektmanagement
- Zeitmanagement
- Kommunikationsfähigkeit
- Umgang mit Office-Software
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Wie viel verdient ein Office Manager?
Das Gehalt eines Office Managers hängt stark von der Größe des Unternehmens ab. Aber auch Standort und Branche sind entscheidend. Zudem wirkt sich die Erfahrung des Office Managers auf das Gehalt aus. Entsprechend diesen Faktoren kann ein Office Manager in Deutschland zwischen rund 33.000 und 47.000 € brutto pro Jahr verdienen. Durchschnittlich liegt der Verdienst bei 39.000 € brutto jährlich .
Wie wird man Office Manager?
Office Manager kann man mit einer Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder einem betriebswirtschaftlichen Studium werden. Eine spezifische Ausbildung zum Office Manager gibt es nicht. Grundsätzlich sind Kompetenzen wie Organisationstalent, selbstständiges Arbeiten und Kommunikationsfähigkeit sowie kaufmännisches Verständnis einige der wichtigsten Voraussetzungen für diesen vielseitigen Beruf.
Laut einer Erhebung des Statistischen Bundesamtes betrug der Frauenanteil in administrativen Berufen (als Bürokräfte oder kaufmännische Angestellte) in Deutschland im Jahr 2022 65,4 %.
Office Manager: Arbeitsplätze der Zukunft – Haufe Akademie
Office Manager fungieren als wichtige Schlüsselpersonen in einem Unternehmen. Sie sind für Koordination, Kommunikation und zahlreiche administrative Tätigkeiten zuständig und halten den Laden damit am Laufen. Ohne sie würde wohl in vielen Büros heilloses Durcheinander herrschen, was sie zu essentiellen Mitarbeitern macht.
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Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im Beitrag auf die gleichzeitige Verwendung weiblicher und männlicher Sprachformen verzichtet und das generische Maskulinum verwendet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
FAQs: Office Manager
Wie viel verdient man als Office Manager?
Abhängig von Unternehmensstandort, -größe und -branche sowie der Berufserfahrung kann ein Office Manager in Deutschland zwischen rund 33.000 und 47.000 € brutto pro Jahr verdienen. Durchschnittlich liegt der Verdienst bei 39.000 € brutto jährlich .
Was macht man als Office Manager?
Ein Office Manager ist eine Schlüsselperson in einem Unternehmen, die für die effiziente Organisation und Verwaltung des Büroalltags verantwortlich ist. Der Office Manager koordiniert den reibungslosen Ablauf von Büroprozessen, wie Terminplanung, Ressourcenmanagement und Kommunikation mit Kunden.
Ist der Beruf des Office Managers auch als Quereinsteiger möglich?
Im Grunde gibt es unter den Office Managern nur Quereinsteiger, da es keine spezifische Ausbildung für diesen Beruf gibt. Mit einer kaufmännischen Ausbildung hat man die besten Voraussetzungen, um die verantwortungsvollen Aufgaben zu erfüllen, die dieser Job mit sich bringt.
