Warum Outsourcing in der Weiterbildung?

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Outsourcing als Weiterbildungspartnerschaft

Es liegt auf der Hand: für die langfristige Unternehmensentwicklung hat ein modernes Personalmanagement eine strategische Bedeutung. Die Aufgaben sind vielfältig. Vor allem der Bereich Personalentwicklung erfordert eine Vielzahl von vernetzten Aktivitäten – von der Bedarfsermittlung über die Auswahl von kompetenten Trainern und Coaches bis hin zur praktischen Abwicklung von Weiterbildungsmaßnahmen.

Für viele Unternehmen stellt sich irgendwann die Frage: können aus dieser Vielzahl  von Aktivitäten einzelne Abläufe ausgelagert werden oder ist es sinnvoll, über ein Outsourcing des gesamten Prozesses nachzudenken?

Es gibt viele gute Gründe, die Personalentwicklung an Spezialisten außerhalb des Unternehmens zu übertragen. Diese müssen nicht nur mit einer möglichen Kostensenkung zu tun haben.  Häufig verfügen die externen Dienstleister eher über die benötigten Kompetenzen und Ressourcen als das Unternehmen selbst. Ein weiteren Vorteil: Aufgrund der Reduzierung des internen administrativen Aufwands wird das Weiterbildungscontrolling erleichtert und betriebswirtschaftliche Transparenz geschaffen. Und nicht zuletzt werden Synergien und Neuerungspotenziale eröffnet wie z. B. Lernplattformen oder Blended-Ansätze in den Unternehmen. Dies funktioniert vor allem dann, wenn Outsourcing als Bildungspartnerschaft zwischen zwei Unternehmen gesehen wird!

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Verschiedene Facetten von Outsourcing

Outsourcing kann unterschiedliche Facetten haben:  von der Auslagerung von Subprozessen wie der Veranstaltungskonzeption oder dem Teilnehmermanagement bis hin zum Outsourcing komplexer Hauptprozesse.

Bei der Entscheidung darüber, was ausgelagert werden soll, spielen Unternehmensgröße und Branche in der Regel eine untergeordnete Rolle: kleinere und mittlere Unternehmen profitieren vom Outsourcing, wenn sie entweder keinen eigenen Personalentwicklungsbereich haben oder nach einer Umstrukturierung vor der Frage stehen, einen eigenen PE-Bereich aufzubauen. Durch Outsourcing können sich diese Unternehmen Kompetenz ins „Boot“ holen, die intern nicht vorhanden ist. Mittlere und große Unternehmen entscheiden sich häufig dann für Outsourcing, wenn projektbezogen in kurzer Zeit viele Ressourcen benötigt werden oder wenn nach einer Umstrukturierung zentral oder dezentral neue Aufgaben entstanden sind.

Bei der Entscheidung über den Umfang des Outsourcings spielt eine entscheidende Rolle, welche Kompetenzen in der eigenen Personalentwicklung bereits vorhanden sind. Davon hängt ab, ob man einzelne Maßnahmen für bestimmte Mitarbeitergruppen oder den gesamten Prozess – von der Bedarfsermittlung bis zur Qualifikation auslagert.

Geeignet für die Übertragung an einen externen Partner sind Teil – oder Gesamtprozesse wie beispielsweise:

  • Auswahl geeigneter Trainings- und Servicedienstleister
  • Vertragsmanagement
  • Veranstaltungskonzeption
  • Weiterbildungsinfrastruktur
  • Veranstaltungsplanung
  • Kommunikations- und Marketing-Services
  • Veranstaltungsorganisation und -logistik
  • Teilnehmermanagement
  • Veranstaltungsdurchführung
  • Qualitätsmanagement
  • Evaluation und Controlling

Outsourcing schafft Freiräume für die strategische Personalentwicklung!

Durch die externe Übertragung von Prozessen in der Weiterbildung sind die Unternehmen von administrativen Aufgaben entlastet und können sich auf den Kern ihrer Personalarbeit konzentrieren. Damit behalten Sie Ihre Kern- und strategischen Aufgaben im Unternehmen und delegieren unterstützende Aufgaben, die andere besser und schneller für Sie erledigen können.

Grundlage für die Zusammenarbeit im Outsourcing ist eine enge und gut abgestimmte Kommunikation. Auf beiden Seiten muss ein fester Ansprechpartner die Zusammenarbeit koordinieren. So können auftretende Probleme meist schnell gelöst werden.

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Über den Autor

Jürgen Reus ist Mitarbeiter im Competence Center Managed Training Services der Haufe Akademie. Er ist zuständig für die Zusammenarbeit mit Großkunden. Außerdem ist er Berater, Projektleiter, Trainer, und Moderator und als Dozent an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg in Karlsruhe und Mannheim tätig.

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