Datenschutzerklärung für externe Vertragspartner:innen und Leistungserbringer:innen

für die Verarbeitung Ihrer Daten, wenn Sie sich bei uns registrieren und als Leistungserbringer:in oder externe:r Vertragspartner:in tätig sind.

I. Wer sind wir und wie können Sie uns erreichen?

Wir, die

Haufe Service Center GmbH
Ein Unternehmen der Haufe Group
Munzinger Straße 9
79111 Freiburg
E-Mail: Datenschutz-Service@haufe-lexware.com

sind als Verantwortlicher in Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden DSGVO genannt) dafür zuständig, Ihre personenbezogenen Daten zu schützen. Bei Fragen zur Datenverarbeitung, zu Ihren Rechten oder zur Datenschutzerklärung steht Ihnen auch unser Datenschutzbeauftragter Raik Mickler gerne zur Seite. Diesen erreichen Sie unter: dsb@haufegroup.com

II. Welche Daten werden wozu verarbeitet, wenn Sie sich bei uns registrieren?

Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche Daten erhoben und verarbeitet werden, wenn Sie sich bei uns registrieren, zu welchen Zwecken und von welchen Empfängern diese verarbeitet werden, auf welcher Rechtsgrundlage die Datenverarbeitung erfolgt und wann die Daten gelöscht werden.

Wir verwenden für die Durchführung des Registrierungsprozesses die Dienste der SmartRecruiters GmbH, Wilhelmstraße 118, 10963 Berlin (nachfolgend „SmartRecruiters“), mit der wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen haben. Für die hierüber erfolgende Verarbeitung personenbezogener Daten sind wir gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO verantwortlich, soweit in dieser Datenschutzerklärung nicht anders angegeben.

Nachdem Sie erfolgreich registriert wurden, bekommen Sie Zugang zu unseren internen Systemen zur Verwaltung Ihres Profils sowie zur Abwicklung der Zusammenarbeit.

A. Übermittlung der Daten durch das Registrierungsformular und Durchführung des Registrierungsprozesses als Leistungserbringer:in

1. Verarbeitete Datenkategorien

Im Rahmen des Registrierungsverfahrens erheben und verarbeiten wir personenbezogene Daten.  

Folgende Datenarten werden im Rahmen einer Registrierung ggf. durch uns verarbeitet:

Personenstammdaten (z.B. Anrede, Vorname und Nachname)
Adressdaten (z.B. Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort)
Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
Dokumente / Informationen (z.B. Lebenslauf, ggf. auch Anschreiben, Zertifikate)
Kenntnisse (z.B. Sprachkenntnisse, Angaben zu Fortbildungen, Qualifikationen)
Daten für die Tätigkeit als Leistungserbringer:in (z.B. thematische Einsatzgebiete, Honorarvorstellung)
Daten aus geführter Korrespondenz (z.B. Klärung von Fragen, Abstimmung von Terminen)
Ggf. Profilfoto
Ggf. Links zu Profilen in beruflichen sozialen Netzwerken

Die von Ihnen angegebenen Daten im Registrierungsformular werden für die Bearbeitung des Auswahlverfahrens als Leistungserbringer:in verwendet.

Sofern wir uns für Sie entscheiden, werden wir Ihre Daten in unser Datenverwaltungstool übertragen. Weitere Informationen erhalten Sie dann in der Vorbereitung auf Ihre ersten Expert:innen-Einsätze.

2. Zweck der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Registrierungsverfahrens zu folgenden Zwecken:

Zur Durchführung des Registrierungsverfahrens und zur Bewertung Ihrer Eignung als Leistungserbringer:in.
Zur Kontaktaufnahme mit Ihnen im Rahmen des Auswahlprozesses, einschl. der Abstimmung und Vereinbarung von Terminen (bspw. für Interviews).
Zur Unterbreitung des Angebots zur Zusammenarbeit
Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen oder gesetzlicher Anforderungen, dies einschl. ggf. vorgeschriebener Datenabgleiche mit EU-Sanktionslisten.
Ggf. zur Geltendmachung, Durchsetzung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme).

4. Empfänger  

Innerhalb der Haufe Akademie erhalten diejenigen Stellen (insb. Personen, Bereiche und/oder Abteilungen) Ihre Daten, die diese für die Durchführung des Registrierungsprozesses benötigen (z. B. Trainer Relation Management, Produktmanager:innen, Kundenansprechpartner:innen) und solche Kolleg:innen, die in den Entscheidungsfindungsprozess eingebunden werden.

Auch von uns eingesetzte und im Auftrag tätige Dienstleister (sog. Auftragsverarbeiter) können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Hierzu gehören beispielsweise Hosting- und IT-Service-Dienstleister. So nutzt die Haufe Akademie beispielsweise Softwarelösungen für ein effizientes Registrierungsverfahren und zur Durchführung der Terminvereinbarung.  

Wenn Sie sich bei uns als Coach:in registrieren, werden Ihre personenbezogenen Daten an die Semigator GmbH weitergegeben, um die Vermittlung und Abwicklung von Coaching-Beauftragungen über die Semigator Coaching-Plattform – inklusive Honorarabrechnung und Kommunikation – zu ermöglichen. Dort können Sie sich dann gesondert registrieren, um Angebote zu erhalten.

Darüber hinaus geben wir im Falle einer entsprechenden rechtlichen Verpflichtung oder zur Abwehr oder Geltendmachung rechtlicher Ansprüche Ihre personenbezogenen Daten ggf. an folgende Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern weiter, die als datenschutzrechtlich Verantwortliche agieren:

Behörden im Rahmen deren Zuständigkeit (z. B. Finanzamt, Polizei, Staatsanwaltschaft), Gerichte und/oder sonstige Dritte, soweit Sie uns anweisen Daten weiterzugeben oder Ihre Einwilligung erteilen oder eine Rechtspflicht unsererseits besteht.

5. Speicherdauer und Steuerungsmöglichkeit

Sofern die Registrierung zu einer externen Vertragspartnerschaft führen sollte, werden die personenbezogenen Daten unter Achtung der gesetzlichen Vorschriften auch für die Durchführung des externen Vertragsverhältnisses entsprechend gespeichert. Nach der Beendigung des Registrierungsprozesses werden Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich vier Monate nach Absage oder Rückzug aus unserem System entfernt, wobei die Vorschriften zum AGG, insbesondere der bestehenden Beweispflicht nach § 22 AGG, Berücksichtigung finden.

Die viermonatige Aufbewahrungsdauer gilt nicht, sofern und soweit gesetzliche Bestimmungen entgegenstehen (bspw. steuerliche Aufbewahrungsfristen).

6. Herkunft der Daten  

Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten von Ihnen selbst.

B. Potenzial-Pool

Sie können im Rahmen des Registrierungsprozesses auswählen, ob Sie Interesse haben, in einen Potenzial-Pool aufgenommen zu werden. Wenn wir Sie in den Potenzial-Pool aufnehmen möchten, werden Sie gesondert von uns dazu eingeladen. Die Aufnahme erfolgt erst nach Ihrem Einverständnis. Die Speicherung Ihres Profils einschließlich Ihrer Unterlagen erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

1. Umfang der Datenverarbeitung

Es werden dieselben Daten wie im Registrierungsprozess verarbeitet. Für den Umfang der Datenverarbeitung möchten wir auf die Ausführungen unter Punkt II.A.1. verweisen.

2. Zweck der Verarbeitung

Der Potenzial-Pool dient dazu, potenzielle Leistungserbringer:innen proaktiv anzusprechen und zukünftige Expert:innen-Bedarfe schneller zu besetzen.

3. Rechtsgrundlage einschl. Einwilligungswiderruf

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Einwilligung ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Entsprechend wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund Ihrer Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Sie können sich hierfür an trainermanagement@haufe-akademie.de wenden.

4. Empfänger

Für den Betrieb unseres Systems und die Kommunikation über den Potenzial-Pool setzen wir einen Dienstleister als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines entsprechenden Vertrags über die Auftragsverarbeitung ein.

Zudem können Ihre Daten auch an die unter Punkt II.A.4 genannten Empfänger weitergegeben werden.

5. Speicherdauer und Steuerungsmöglichkeit

Ihre Daten werden im Potenzial-Pool auf Grundlage Ihrer Einwilligung für 12 bis 23 Monate gespeichert. Sofern Sie Ihre Einwilligung widerrufen, werden Sie nach einem Bearbeitungszeitraum von einem Monat aus dem Pool entfernt.

6. Herkunft der Daten

Für die Herkunft der Daten möchten wir auf die Ausführungen unter Punkt II.A.6 verweisen.

C. Login SmartRecruiters

1. Umfang der Verarbeitung / Verarbeitete Datenarten

Nach Einreichen Ihrer Unterlagen über unseren Registrierungslink wird für Sie auch ein Login angelegt, über den Sie sich mittels eines Einmal-Passcodes anmelden können. Für dieses Profil verarbeiten wir Ihre privaten Kontaktdaten, Ihre Personenstammdaten sowie die unter Punkt II.A.1 angegebenen Datenkategorien, die Sie über Ihr Registrierungskonto einsehen, bearbeiten und auch Ihre Registrierung zurückziehen bzw. löschen können.

2. Zwecke der Datenverarbeitung

Der Zweck der Verarbeitung liegt in der Bereitstellung einer einfachen Verwaltungsmöglichkeit von Registrierungen für Leistungserbringer:innen sowie einer Möglichkeit, diese Unterlagen einfach im Rahmen eines Selfservices aktualisieren sowie löschen zu können und damit auch die Effizienz unseres Registrierungsprozesses zu steigern.

3. Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Bereitstellung des Profils ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes insbesondere wirtschaftliches und rechtliches Interesse daran, Leistungserbringer:innen eine einfache Möglichkeit zu geben, ihre Registrierungsdaten zu verwalten und damit zu ermöglichen, dass stets aktuelle Daten verarbeitet werden.

4. Empfänger

Ihre Daten werden ggf. an die unter Punkt II.A.4 genannten Empfängerkategorien weitergegeben.

5. Speicherdauer

Eine Löschung des Profils erfolgt grundsätzlich nach Ablauf der unter Punkt II.A.5 dargelegten Speicherdauer.

6. Herkunft der Daten

Für die Herkunft der Daten möchten wir auf die Ausführungen unter Punkt II.A.6 verweisen.

D. Durchführung eines asynchronen Videointerviews

1. Verarbeitete Datenarten

Im Rahmen des Auswahlprozesses verarbeiten wir mit Cammio folgende Daten:

Videoaufnahmen
Kontaktdaten (Vorname, Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse)

2. Zwecke der Datenverarbeitung

Der Zweck der Verarbeitung liegt in der Verbesserung des Auswahlprozesses durch asynchrone Videointerviews. Der Mehrwert liegt in einer erheblichen Zeitersparnis und einer besseren Vergleichbarkeit von Kandidat:innen

3. Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen des Video-Interviews durch Cammio ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme). Wir benötigen die Informationen, um Ihre Eignung als Expert:in zu bewerten. Eine schriftliche Beantwortung der Fragen wäre nicht gleich geeignet, um sich ein Bild über die externen Expert:innen zu machen.

4. Empfänger

Die Daten werden für diese Zwecke an unseren Auftragsverarbeiter Cammio GmbH, Gehrtsstraße 14, 40235 Düsseldorf, weitergeleitet, Wir haben mit ihm einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

5. Speicherdauer

Die Videoaufzeichnungen werden spätestens nach 4 Monaten ab Beendigung des Auswahlverfahrens gelöscht.

6. Herkunft der Daten

Für die Herkunft der Daten möchten wir auf die Ausführungen unter Punkt II.A.6 verweisen.

III. Datenverarbeitung im Rahmen von Ausschreibungen und Vertragsabwicklung

A. Verarbeitung von Daten zur Steuerung von Ausschreibungen und Vertragsabwicklung

1. Verarbeitete Datenarten

Wir verarbeiten Daten, die zur Durchführung des Vertrags notwendig sind. Von Leistungserbringern erfassen wir folgende Daten:

Titel, Vorname, Nachname
E-Mail-Adresse
Honorardaten
Daten zur Leistungserbringung (wie z. B. Seminartitel)

Von Vertragspartnern verarbeiten wir folgende Daten:

Kontaktdaten (Titel, Vorname, Nachname sowie E-Mail-Adresse).

2. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir erfassen Ihre Daten in den Webanwendungen der Haufe Akademie zur Steuerung von Ausschreibungen, Beauftragungen und der Vertragsabwicklung mit externen Leistungserbringer:innen für Workshop-, Seminar- und Coachingleistungen.

3. Rechtsgrundlage

Erfüllung eines Vertrags bzw. vorvertragliche Maßnahme nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sollten Sie als Leistungserbringer einer Gesellschaft angehören und somit nicht selbst Vertragspartner sein, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Basis des berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Empfänger

Innerhalb der Haufe Akademie erhalten diejenigen Stellen (insb. Personen, Bereiche und/oder Abteilungen) Ihre Daten, die diese für die Steuerung der Ausschreibung, Beauftragung und Vertragsabwicklung benötigen.

Im Rahmen der Durchführung von Seminaren oder Coachings kann es erforderlich sein, Ihre Kontaktdaten (Name und E-Mail-Adresse) an den jeweiligen Unternehmenskunden weiterzugeben, z. B. zur organisatorischen Abstimmung vor oder während einer Veranstaltung.

Behörden im Rahmen deren Zuständigkeit (z. B. Finanzamt, Polizei, Staatsanwaltschaft), Gerichte und/oder sonstige Dritte, soweit Sie uns anweisen Daten weiterzugeben oder Ihre Einwilligung erteilen oder eine Rechtspflicht unsererseits besteht.

5. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten in unseren internen Systemen, solange Sie als Leistungserbringer:in oder Vertragspartner:in in unserem Pool geführt werden – unabhängig vom Bestehen eines aktiven Vertragsverhältnisses.

Daten aus bestehenden Vertragsverhältnissen werden für die Dauer von drei Jahren gespeichert, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfordern eine längere Speicherung.

6. Herkunft der Daten

Die Daten werden von Ihnen im System eingegeben. Sollten Sie nur Vertragspartner und kein Leistungserbringer sein, werden Ihre Kontaktdaten vom Vertragspartner im System erfasst.

B. Veröffentlichung Ihrer Daten für die Entwicklung und Vermarktung unserer Produkte

1. Verarbeitete Datenarten

Wir verarbeiten in unseren internen Systemen folgende personenbezogene Daten von Expert:innen zur Erstellung und Zusammenstellung sowie Vermarktung unserer Produkte (z.B. Infos zu Seminaren auf unserer Website):

Vorname, Nachname
Profilfoto
Ggf. Weitere Informationen, z.B. Berufserfahrung, Zertifizierungen

2. Zwecke der Datenverarbeitung

Die Veröffentlichung Ihrer Daten erfolgt, um Produkte zu entwickeln und Interessent:innen und Teilnehmer:innen transparente Informationen über die durchführenden Expert:innen unserer Seminar-, Workshop- und Coachingleistungen bereitzustellen.

3. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung eines Vertrags bzw. im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sollten Sie als Leistungserbringer einer Gesellschaft angehören und somit nicht selbst Vertragspartner sein, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Basis des berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Empfänger

Die veröffentlichten Daten sind öffentlich auf unserer Website zugänglich. Darüber hinaus werden Ihre Daten an die unter Punkt II.A.4 genannten Empfänger weitergegeben.

5. Speicherdauer

Ihre Daten werden in unseren Systemen für die Dauer der Zusammenarbeit gespeichert und anschließend gelöscht, sofern der Löschung keine Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Ihre Daten sind auf unseren Kanälen einsehbar, solange Sie als Leistungserbringer:in für das jeweilige Produkt tätig sind und das Produkt beworben wird. Nach Beendigung der Zusammenarbeit werden Ihre Daten vom jeweiligen Werbekanal (z.B. Website) entfernt.

6. Herkunft der Daten

Die veröffentlichten Daten werden von Ihnen im Rahmen der Vertragsanbahnung oder -erfüllung bereitgestellt. Für weiterführende Informationen zur Herkunft der Daten verweisen wir auf die Ausführungen unter Punkt II.A.4.

C. Übersetzung mit Weglot

1. Verarbeitete Datenarten

Zur Bereitstellung unserer Webanwendung in mehreren Sprachen setzen wir den Übersetzungsdienst Weglot ein. Im Rahmen der automatischen Übersetzung von Seiteninhalten können dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, die in den übersetzten Inhalten enthalten sind, insbesondere:

Titel, Vorname, Nachname (z.B. von Trainer:innen)
Weitere Angaben zu Qualifikation, z.B. Berufserfahrung

2. Zwecke der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck der Übersetzung der dargestellten Inhalte unserer Webanwendung in die jeweils gewählte Zielsprache, um Nutzer:innen eine mehrsprachige Nutzung zu ermöglichen.

3. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der mehrsprachigen Bereitstellung unserer Webanwendung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Empfänger / Drittlandtransfer

Die Daten werden für diese Zwecke an unseren Weglot SAS, 138 rue Pierre Joigneaux, 92270 Bois-Colombes, Frankreich weitergeleitet. Wir haben mit ihm einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

5. Speicherdauer

Weglot speichert übersetzte Inhalte zum Zweck des Coachings, um Übersetzungen nicht wiederholt anfordern zu müssen. Personenbezogene Daten werden dabei nur so lange verarbeitet, wie es für den Übersetzungsvorgang erforderlich ist. Weitere Informationen zur Datenspeicherung durch Weglot finden Sie in der Datenschutzerklärung von Weglot unter https://weglot.com/privacy

6. Herkunft der Daten

Die verarbeiteten Daten stammen aus den in Abschnitt III.A dargestellten Verarbeitungstätigkeiten und werden im Rahmen der Darstellung in der Webanwendung durch Weglot übersetzt.

D. Nutzung von Videokonferenz-Tools

1. Verarbeitete Datenarten

Zur Durchführung bestimmter Leistungen (z.B. Live Online Trainings) setzen wir Videotools ein. Bei der Nutzung von Zoom und Microsoft Teams werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

IP-Adresse
Geräteinformationen
Persönliche E-Mail-Adresse
Vorname / Nachname
Ggf. Ton- und Videoaufzeichnungen
Ggf. Chatinhalte

Im Kontext von Ton- und Videoaufzeichnungen wird sichergestellt, dass keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) verarbeitet werden.

Bei Microsoft Teams werden darüber hinaus die anfallenden Daten auf verschiedene Dienste aufgeteilt:

Gruppenunterhaltungen (welche im Outlook via Exchange Online angezeigt werden) sowie der Gruppenkalender werden in Exchange Online weitergeleitet
Meetings, die erstellt werden, werden an Exchange Online weitergeleitet
Der Chat in einem Team wird auf Microsoft-Teams Servern gespeichert
Meetingaufzeichnungen werden zu Microsoft Stream übertragen, was bedeutet, dass sie somit in Microsoft Azure gespeichert werden
Dokumente und das SharePoint Wiki landen in der Websitesammlung in SharePoint
Dateianhänge in einem Chat sowie Anhänge an Aufgaben aus Planner werden nach SharePoint übertragen

2. Zweck der Verarbeitung

Zweck der Verarbeitung ist die technische Bereitstellung der Kommunikationsinfrastruktur. Wir nutzen bei ausgewählten Produkten Zoom und Microsoft Teams zur Durchführung von Live Online Trainings.

3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung eines Vertrags bzw. im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Im Falle einer Aufzeichnung des Trainings berufen wir uns auf eine Einwilligung nach Art. 6. Abs 1 lit. a DSGVO.

4. Empfänger

Zoom: Zur Durchführung von Live Online Trainings setzen wir Zoom ein. Personenbezogene Daten können dabei im Rahmen von Wartungs- und Support-Maßnahmen in Drittstaaten, insbesondere die USA, übertragen werden. Der Schutz der Daten wird durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 DSGVO sichergestellt. Weitere Informationen: https://zoom.us/privacy

Microsoft Teams: Zur Durchführung von Live Online Trainings setzen wir Microsoft Teams ein. Die Datenverarbeitung erfolgt grundsätzlich innerhalb des EWR. Im Rahmen von Wartungs- und Support-Maßnahmen können Daten in die USA übertragen werden. Der Schutz der Daten wird durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 DSGVO sichergestellt. Weitere Informationen: https://privacy.microsoft.com

Mit beiden Anbietern wurde jeweils ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

5. Speicherdauer und Steuerungsmöglichkeit

Zoom speichert personenbezogene Daten so lange, wie es für die Zweck der Verarbeitung erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies verlangen.

Microsoft Teams speichert Daten gemäß den Löschrichtlinien der jeweiligen Microsoft-Dienste.

6. Herkunft der Daten

Die verarbeiteten personenbezogenen Daten stammen direkt von den betroffenen Personen selbst (Leistungserbringer:innen), die an den Videokonferenzen oder Live Online Trainings teilnehmen.

E. Logfiles

1. Verarbeitete Datenarten

Beim Aufruf unserer Webanwendung werden durch den Browser automatisch folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

IP-Adresse
Aufgerufene Seiten
Uhrzeit des Seitenaufrufs
Name des Internet Service Providers
Browsertyp und -version
Betriebssystem des Endgeräts
Datum und Dauer des Besuchs

2. Zweck der Verarbeitung

Zweck der Verarbeitung ist die technische Bereitstellung und Sicherstellung der Funktionsfähigkeit der Webanwendung.

3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, insbesondere zur Gewährleistung der Sicherheit und Stabilität unserer IT-Systeme.

4. Empfänger

Es erfolgt keine Weitergabe der in Logfiles verarbeiteten personenbezogenen Daten.

5. Speicherdauer und Steuerungsmöglichkeit

Logfiles werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung erreicht ist. Die Speicherdauer beträgt maximal 183 Tage.

6. Herkunft der Daten

Die verarbeiteten personenbezogenen Daten werden automatisch durch den Browser der betroffenen Person bei Aufruf der Webanwendung übermittelt.

IV. Was passiert generell mit Ihren Daten und müssen Sie uns diese bereitstellen?

A. Keine Bereitstellungspflicht

Es besteht grundsätzlich keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht, wonach Sie verpflichtet wären, uns Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist es uns nicht möglich eine Entscheidung zur Zusammenarbeit zu treffen, wenn Sie uns für die dahingehende Entscheidung benötigte Informationen nicht zu Verfügung stellen.

B. Drittlandübermittlungen

Grundsätzlich übermitteln wir personenbezogene Daten, die wir über unser Registrierungsportal erheben, nicht in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums (sog. Drittländer). Es ist jedoch möglich, dass Daten, die über unser Registrierungsportal erhoben werden, in Drittländer übermittelt werden, sofern und soweit dies bspw. zur Kommunikation erforderlich ist (bspw., weil sich Ihr E-Mailprovider in einem Drittland befindet) oder aufgrund der Nutzung eines Dienstleisters in einem Drittland erfolgt. Wir gewährleisten in diesen Fällen ein angemessenes Schutzniveau für die Datenübermittlung, indem wir angemessene Schutzmaßnahmen gemäß Art. 44 ff. DSGVO einführen. Details zu den von uns verwendeten Garantien und weitere Informationen können Sie bei unserem Konzerndatenschutzbeauftragten erfragen, dessen Kontaktdaten unter Punkt IV.D angegeben sind.

C. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für automatisierte Entscheidungsfindungen, einschließlich Profiling, gemäß Artikel 22 DSGVO verwendet.

V. Welche Rechte haben Sie und wie können Sie diese wahrnehmen?

A. Widerruf der Einwilligung

Sie können ggf. erteilte Einwilligungen in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ohne Angabe von Gründen widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf entsprechend keine Auswirkungen auf die Rechtmäßigkeit der bisherigen Datenverarbeitung hat und dass er sich nicht auf zusätzliche anderweitige Datenverarbeitungen erstreckt, für die ein gesetzlicher Erlaubnisgrund vorliegt und die daher auch ohne Ihre Einwilligung verarbeitet werden dürfen.

B. Weitere Betroffenenrechte

1. Auskunft

Sie können von uns jederzeit verlangen, dass wir Ihnen Auskunft darüber erteilen, welche Ihrer personenbezogenen Daten wir wie verarbeiten und eine Kopie der von Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, Art. 15 DSGVO.

2. Berichtigung

Sie können von uns die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten sowie Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen, Art. 16 DSGVO.

3. Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)

Sie können von uns in bestimmten Fällen die Löschung der durch uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Dies gilt bspw. dann, wenn die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten für keinen der unter Punkt II. dargestellten Zwecke mehr notwendig ist, Sie eine Einwilligung widerrufen und wir die Verarbeitung der Daten auf keine anderweitige Rechtsgrundlage stützen können. Bitte beachten Sie, dass von der Löschung Daten ausgenommen sind, die wir zur Durchführung und Abwicklung von Verträgen und zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen sowie Daten, für die gesetzliche, aufsichtsrechtliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen, Art. 17 DSGVO.

4. Einschränkung der Verarbeitung

Sie können unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, z.B. wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Daten unrichtig sind, wenn die Verarbeitung rechtswidrig ist oder Sie Widerspruch gegen die Datenverarbeitung eingelegt haben. Dies führt dazu, dass Ihre Daten ohne Ihre Einwilligung nur sehr beschränkt verarbeitet werden dürfen, z.B. zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte anderer natürlicher und juristischer Personen, Art. 18 DSGVO.

5. Widerspruch gegen die Datenverarbeitung

Sie haben die Möglichkeit, jederzeit der Datenverarbeitung zu Direktwerbezwecken zu widersprechen. Einen solchen Widerspruch werden wir stets berücksichtigen.

Zudem können Sie bei Vorliegen besonderer Gründe, die sich aus Ihrer individuellen Situation ergeben, jederzeit den Datenverarbeitungen widersprechen, die auf Grundlage eines berechtigten Interesses erfolgen. Welche Verarbeitungen dies sind, haben wir unter Punkt II beim jeweiligen Punkt „Rechtsgrundlage“ dargestellt, Art. 21 DSGVO.

6. Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Daten, die Sie uns bereitgestellt haben und die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder zur Vertragserfüllung verarbeiten, in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten und im Rahmen des technisch machbaren eine direkte Übermittlung dieser Daten an Dritte zu verlangen, Art. 20 DSGVO.

C. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass unsere Datenverarbeitung rechtswidrig ist oder wir die oben beschriebenen Rechte nicht in dem notwendigen Umfang gewährt haben, haben Sie das Recht, bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, Art. 77 DSGVO. Die für unseren Hauptsitz zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Heilbronner Straße 35
70191 Stuttgart
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

D. Kontakt

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unser Data Protection Operations-Team unter Datenschutz-Service@haufe-lexware.com

VI. Allgemeine Hinweise zu KI

Wir verarbeiten personenbezogene Daten mittels generativer Künstlicher Intelligenz (KI), um bestehende Geschäftsprozesse zu unterstützen. Der Zweck dieser Verarbeitung entspricht dem Verarbeitungszweck des jeweiligen Geschäftsprozesses, der mit KI unterstützt wird. Die Rechtsgrundlage entspricht ebenfalls der des jeweiligen Geschäftsprozesses. Jedenfalls ist diese Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zulässig.

Unser berechtigtes Interesse besteht in der effizienten Gestaltung unserer Prozesse durch Automatisierung und darin, unseren Mitarbeitenden eine zeitgemäß Arbeitsunterstützung zur Verfügung zu stellen. Über die Empfänger des jeweiligen Geschäftsprozesses hinaus können beim Betrieb der KI weitere Empfänger innerhalb und außerhalb der Haufe Group, insb. IT-Dienstleister, eingesetzt werden. Zusätzlich zur Speicherdauer des jeweiligen Geschäftsprozesses kann im Einzelfall eine Speicherung bis zu 30 Tage zur Sicherstellung der Cybersicherheit der KI erfolgen.

Die personenbezogenen Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen durch Dritte verwendet. Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen mit KI. Die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden, entsprechen denen des jeweiligen Geschäftsprozesses.

Stand September 2026