Unser Learning Management System im Einsatz
Vorbereitung und Dokumentation von nachweispflichtigen Qualifizierungen
Das Learning Management System (LMS) der Haufe Akademie unterstützt bei der Dokumentation gesetzlich verpflichtender Schulungen (u.a. Compliance, Datensicherheit, Brandschutz), indem auditrelevante Daten mit wenigen Klicks abrufbar sind. Es sorgt für eine ständige Überwachung von Pflichtunterweisungen und trägt zur Ressourceneinsparung bei. Berichte können automatisiert erstellt und für alle relevanten Stakeholder zentral abgelegt werden.
Herausforderungen in der Dokumentation von Schulungsnachweisen
Die korrekte Ausführung, Dokumentation und Einhaltung gesetzlich vorgeschriebener Schulungen und Nachweise sind komplex und umfassend. Die Erfassung aller relevanten Daten und eine einheitliche Ablagestruktur sind dabei die größten Herausforderungen: Dokumente liegen meist dezentral ab und den zuständigen Personen fehlen vollumfängliche Zugriffsrechte. Es dauert dementsprechend deutlich länger, bis alle nötigen Informationen gefunden sind und gesammelt vorliegen. Eine Aktualität der Daten kann folglich nicht immer gewährleistet werden.
Was passiert also, wenn ein Audit ansteht, relevante Dokumente eingefordert werden und Sie nachweisen müssen, dass die neue IT-Fachkraft das aktuelle Sicherheitstraining oder alle Marketer:innen die neueste KI-Schulung absolviert haben? Der oben angesprochene Erstellungs- und Suchprozess nach allen wichtigen Dokumenten und Nachweisen läuft an – und ist in der Regel zeit- und ressourcenaufwendig.
Strukturierte Qualifizierungsprozesse mit dem LMS der Haufe Akademie
Im LMS werden die wichtigsten Ergebnisse und Daten zu den Lernaktivitäten und Pflichtunterweisungen im Unternehmen erfasst. Zertifikate und Nachweise können hier zentral abgespeichert und jederzeit von allen beteiligten Personen abgerufen werden, sodass Nachweispflichten eingehalten werden können. Unterstützend können personalisierte Berichte generiert und relevanten Stakeholdern zugewiesen werden. Im Falle von Audits sind diese Reports zwingend notwendig und liegen schnell griffbereit vor – ohne lange Suche, ohne zeitliche Verzögerung, ohne fehlende Daten. Dieser gesamte Prozess kann mit dem LMS statt in mehreren Wochen oder Monaten auf wenige Wochen oder lediglich Tage reduziert werden.
Auf neue Qualifizierungsanforderungen kann so ebenfalls schnell reagiert werden. Pflichtschulungen können über das LMS einmal digital standardisiert erstellt und x-fach in der Organisation verteilt werden, statt diese ressourcenaufwendig manuell zu organisieren.
So wird aus einem aufwendigen Verwaltungsprozess ein transparenter, effizienter Ablauf – mit weniger Aufwand und mehr Sicherheit.
Handlungsfähigkeit und Wirksamkeit der HR erhöhen
Unser LMS sorgt für die digitale Zentralisierung von HR-Prozessen. Dazu gehört neben der Zuweisung und Verwaltung von Lernaktivitäten sowie Steuerung des Weiterbildungsbudgets eine effizientere Ressourcenplanung. Mit einem LMS lassen sich HR-Prozesse deutlich vereinfachen – und Mitarbeitende gezielt und nachhaltig qualifizieren.
Herausforderungen der Personalabteilung
Der HR-Bereich versteht sich als Supporter der gesamten Unternehmung, in dem dieser Weiterbildungsbudgets verteilt oder Lerninhalte vereinheitlicht, koordiniert und zugänglich macht. Gleichzeitig sind Personaler:innen die erste Anlaufstelle für alle Mitarbeitenden – egal ob für auszustellende Zeugnisse und Zertifikate, Gehaltsabrechnungen oder Beratung in der Weiterbildung.
Was passiert aber, wenn Aufgaben im Personalbereich immer diverser und umfangreicher werden und Herausforderungen wie die Distanz zu den Mitarbeitenden oder der fehlende Einblick in individuelle Kompetenzen die Situation erschweren? Die Folge: Wissenslücken können häufig weder identifiziert noch angegangen werden. Der händische Aufwand bei der Zuweisung von Lerninhalten ist zeit- und kostenintensiv. Aufgrund fehlender Daten können Ressourcen oftmals nicht genau geplant und die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden weder effektiv noch effizient durchgeführt werden.
Und an welcher Stelle setzen Sie als zuständige Person überhaupt an? Meistens am einzelnen Mitarbeiter – müsste nicht aber das Unternehmen auch als Ganzes betrachtet und der HR-Prozess darauf ausgerichtet werden?
Mit digitalen HR-Prozessen zum Businesserfolg
Mit dem LMS der Haufe Akademie erhalten Sie genau die Werkzeuge, die benötigt werden, um den Ressourcenbedarf sowie Kosten zu minimieren und viele der angesprochenen Prozesse zu zentralisieren. Die Qualifizierung der Belegschaft kann strategisch gesteuert und sichergestellt werden, indem Weiterbildungsangebote zentral ausgeliefert und verteilt werden können. Den einzelnen Mitarbeitenden können genau die Schulungen und Inhalte zugespielt werden, die sie laut Gesetz absolvieren müssen oder die ihnen bei der persönlichen Weiterentwicklung behilflich sind. Das LMS fungiert als eine Art "erweiterte Personalakte".
Darüber hinaus schafft das LMS einen Überblick über die angewandten Maßnahmen und die eingesetzten Kosten zur Entwicklung der Mitarbeitenden. Routineaufgaben und -schulungen können automatisiert zugewiesen und Personal- sowie Führungskräfte dank vereinfachter Freigabeprozesse so entlastet werden, dass das gesamte Unternehmen deutlich ressourcenschonender arbeiten kann.
Aufwand und Kosten dank automatisierter Workflows reduzieren
Dank unseres Learning Management Systems können Kapazitäten besser geplant und eingesetzt sowie Reise- oder Dienstleisterkosten deutlich reduziert werden. Darüber hinaus kann das Controlling durch den Einsatz von Daten einen besseren Überblick über die Opportunitätskosten gewinnen. Der gesamte Workflow wird automatisiert. So behalten Führungskräfte das Bildungsinventar inklusive Budgets jederzeit im Blick und können Freigabeprozesse aktiv steuern.
Aufwendige Erfassung von Ressourcen und Kosten
Bei der Weiterbildung von Mitarbeitenden entstehen an unterschiedlichen Stellen verschiedene Kosten. Dazu zählen neben den Weiterbildungskosten an sich beispielsweise auch Reisekosten bei analogen Vor-Ort-Schulungen oder interne Prozesskosten. Ohne ein zentrales System werden diese Kostenpunkte unterschiedlich erfasst und liegen häufig in verschiedenen Ordnern dezentral ab, was die Nachverfolgung erheblich beeinträchtigt. In größeren Organisationen gibt es darüber hinaus mehrstufige Freigabeprozesse dieser Kosten, was die Situation zusätzlich erschwert.
Wo haben Sie nochmal Rechnung der Außendienstlerin oder die Zertifizierung des Marketing-Managers für die letzte Weiterbildung abgelegt…?
Mehr Zeit für das Wesentliche mit automatisierten Workflows
Die Berichte und Reports im LMS bieten auf vielfältige Weise Unterstützung für die Personalentwicklung und können bei Bedarf auch anderen Fachabteilungen wie z. B. dem Controlling eine einfache Übersicht über relevante Daten liefern, etwa im Zusammenhang mit der Kosten- oder Budgetplanung.
Neben der Personalentwicklung profitieren auch Fachabteilungen wie das Controlling – etwa durch präzise Reports für das Kostenmonitoring und die Budgetplanung. Dank der Transparenz und der übersichtlichen Dashboards lassen sich (personelle) Kapazitäten besser planen und einsetzen sowie Reise- oder Dienstleisterkosten überblicken und freigeben.
Führungskraft-Befähigung bei der Weiterbildung der Mitarbeitenden
Führungskräfte können mittels des LMS‘ der Haufe Akademie das Weiterbildungsbudget im Blick behalten, Freigaben verwalten und werden so zu zentralen Akteur:innen der Personalentwicklung. Die Weiterentwicklung von Teams und deren Lernaktivitäten sowie Pflichtunterweisungen können über das System aktiv gesteuert werden. Dashboards ermöglichen einen Überblick über den Fortschritt sowie über Wissenslücken und Bedürfnisse der Mitarbeitenden.
Der lange Prozess bis zur Weiterbildung
Weiterbildungen gehen oftmals mit langen Freigabeprozessen einher: Mitarbeitende äußern ihre Weiterbildungsbedarfe gegenüber ihren Führungskräften – die weitere Abstimmung erfolgt dann häufig mit der HR, die die gewünschten Maßnahmen planen und ebenfalls weitergeben müssen. Die Führungskraft wird von der HR informiert und gibt die Info zur Freigabe wiederum an die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter weiter. Dieser ganze Prozess erfordert also viel Abstimmung und ist deswegen zeit- und ressourcenaufwendig, bis die dringend benötigte Weiterbildung stattfinden kann.
Führungskräfte haben außerdem häufig keine Übersicht darüber, welche Qualifikation einzelne Mitarbeitende bereits besitzen und müssen auch hier immer den Weg über die Personalabteilung gehen.
Lassen sich da nicht einige Abstimmungs- und Feedbackschleifen einsparen?
Führungskräfte als unterstützende Personalentwickler:innen
Die Weiterentwicklung von Teams und deren Lernaktivitäten sowie Pflichtunterweisungen können mittels des LMS‘ der Haufe Akademie aktiv gesteuert werden. Dashboards ermöglichen einen Überblick über den Fortschritt sowie über Wissenslücken und Bedürfnisse der Mitarbeitenden. Führungskräfte können über das System außerdem das Weiterbildungsbudget im Blick behalten, Freigaben verwalten und sind somit erste Personalentwickler:innen.
Offene Fragen oder Wissenslücken der Führungskräfte beantwortet das System direkt und in Echtzeit, sodass die Zusatzschleife über die HR nicht mehr nötig ist.
IT-Systemlandschaft vereinfachen und Komplexität reduzieren
Das LMS der Haufe Akademie vereinfacht die interne Bildungs-IT, indem Insel-Lösungen durch eine zentrale Anlaufstelle abgelöst werden. Dank dieser Bündelung vielfältiger HR-Prozesse sowie der Festlegung auf einen Anbieter können Prozesse zentralisiert und Ressourcen eingespart werden, statt mehrere externe Dienstleister einzubinden.
Komplexe IT-Strukturen aufbrechen
Daten zur Qualifizierung der Mitarbeitenden werden häufig noch manuell und dezentral erfasst und in unübersichtlichen Ordnerstrukturen abgelegt. Kritischer wird die Situation zudem bei großen Unternehmen mit verschiedenen Standorten: Ein Standort nutzt beispielhaft einzelne Excel-Tabellen und die Ablage auf dem eigenen Desktop, ein anderer Standort bereits ein Sharepoint-Ablagesystem und ein agilerer Standort eine App, mit der Mitarbeitende auch beim Mobilen Arbeiten immer und zu jederzeit auf alle Trainings zugreifen können.
Dieser dezentrale Prozess führt zu fehlender Aktualität, ist darüber hinaus anfällig für Fehler und in Summe ineffizient, da ein hoher personeller Ressourcenaufwand damit einhergeht.
Woher wissen Sie nun, welcher der Mitarbeitenden zum Beispiel Sonderqualifizierungen in speziellen Bereichen vorweisen kann? Und wo finden Sie noch das passende Zertifikat dazu?
Mit Zentralisierung zum Erfolg
Mit dem LMS der Haufe Akademie finden alle weiterbildungsrelevanten Prozesse auf einer Plattform statt und die Suche nach den passenden Ressourcen und Informationen hat endlich ein Ende. Die Daten über den Qualifizierungsstatus der Mitarbeitenden sowie Zertifizierungsnachweise können zentralisiert festgehalten und über eine Schnittstelle in HR-Systeme importiert werden. Darüber hinaus ist das LMS mit diversen anderen Systemen und IT-Lösungen kompatibel: Neben der einfachen Verbindung zu Konferenzlösungen wie z.B. MS Teams oder GoToWebinar sind unter anderem auch Integrationen von Inhalten aus externen Plattformen möglich.
Das System erfüllt höchste Sicherheitsstandards – inklusive DSGVO-Konformität und ISO 27001-Zertifizierung. Ein weiterer Vorteil ist das klimaneutrale Hosting in Deutschland.
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