Die E-Akte in der öffentlichen Verwaltung

Rechtliche Fallstricke und Stolpersteine bei Einführung, Bearbeitung und Archivierung von E-Akten

Die Digitalisierung der Verwaltung stellt das Megathema der letzten Jahren dar. Das Onlinezugangsgesetz zielt darauf ab, dass Bürger eine Vielzahl von Verwaltungsdienstleistungen digital und ohne Gang auf die Behörde erledigen können. Damit einher geht die Umstellung der Papier- auf die elektronische Akte. Mit der Einführung einer reinen technischen Lösung ist es jedoch nicht getan – vielmehr müssen Prozesse und Arbeitsabläufe neu gedacht, Infrastruktur neu geschaffen und die Mitarbeitenden mitgenommen werden. Daneben müssen eine Vielzahl von Normen und Regeln beachtet werden. Das Seminar vermittelt Ihnen die Grundlagen für eine erfolgreiche Einführung der E-Akte und zeigt deren Stolpersteine auf. Die Teilnehmer:innen werden auf die Fallstricke im Arbeitsalltag vorbereitet.

Inhalte

Die Akte

  • Formeller und materieller Aktenbegriff.
  • Aktenführungsgrundsätze.
  • Pflicht zur (E-)Aktenführung.
  • Lebensphase einer Akte.

Einführung und Vorbereitung der E-Akte

  • Datensicherheit.
  • Datenschutz.
  • Dokumentenaufbereitung.
  • Scanvorgang: Nachbearbeitung, Integritätssicherung, Prozess- und Verfahrensdokumentation.

Bearbeitung von E-Akten

  • Digitale und analoge Post wird E-Akteninhalt, TR-Resiscan.
  • Scannen und rechtliche Probleme, Beweiswert des Scans.
  • Vernichten von Originalen?!
  • Kommunikation und Kommunikationswege mit Bürgern, Gerichten, Rechtsanwälten.

Schließung und Archivierung

  • Besonderheiten bei der E-Akte.
  • Einhaltung von Archivgesetzen der Länder bzw. des Bundes zur Archivierung.

Lernumgebung

In Ihrer Online-Lernumgebung finden Sie nach Ihrer Anmeldung nützliche Informationen, Downloads und Extra-Services zu dieser Qualifizierungsmaßnahme.

Ihr Nutzen

  • Sie erarbeiten sich einen Fahrplan zur Einführung der elektronischen Akte.
  • Sie verstehen, welche Schritte auf dem Weg zur E-Akte zu gehen sind.
  • Sie lernen den Lebenslauf einer E-Akte kennen.
  • Sie erkennen die Fallstricke und Stolpersteine der digitalen Aktenführung und diese zu vermeiden.
  • Sie kennen die rechtlichen Grundlagen, die bei der elektronischen Aktenführung zu beachten sind.
  • Sie erhalten konkrete Arbeitshilfen, Checklisten und Hinweise zur Umsetzung in der Praxis.

Methoden

Vortrag und Diskussion anhand von Fallbeispielen, Praxisbeispielen und aktuellen Entscheidungen. Das Erlernte wird vertieft durch Erfahrungsaustausch, Handlungsempfehlungen, Gestaltungstipps  und Gruppenarbeiten.

Teilnehmer:innenkreis

Fach- und Führungskräfte der Bereiche Hauptverwaltung/Zentrale Dienste/Organisation und Informationsverarbeitung in Kommunalverwaltungen sowie aus Sozialämtern und Jobcentern. Außerdem angesprochen sind Digitalisierungsbeauftragte, Justiziare und andere Mitarbeiter:innen aus den Städten, Gemeinden und Landkreisen, die dafür verantwortlich sind, die E-Akte einzuführen bzw. deren Einführung zu unterstützen.  

Open Badges - Zeigen Sie auch digital, was Sie können.

Open Badges sind anerkannte, digitale Teilnahmezertifikate. Diese verifizierbaren Nachweise sind der aktuelle Standard für die Einbindung in Karrierenetzwerken wie z.B. LinkedIn.

Damit zeigen Sie digital, über welche Kompetenzen Sie verfügen. Nach erfolgreichem Abschluss erhalten Sie von uns ein Open Badge.

Mehr erfahren

Seminarbewertung zu „Die E-Akte in der öffentlichen Verwaltung“

4,9 von 5
bei 2 Bewertungen
Seminarinhalte:
5
Verständlichkeit der Inhalte:
5
Praxisbezug:
4,3
Fachkompetenz:
5
Teilnehmenden­orientiert:
5
Methodenvielfalt:
5
Gemeinsam vor Ort weiterbilden
Buchungs-Nr.:
35493
€ 590,- zzgl. MwSt
1 Tag
in Köln
am 07.04.2025
Präsenz Termine
Gemeinsam online weiterbilden
Buchungs-Nr.:
35266
€ 590,- zzgl. MwSt
2x3,5 Stunden
Online
am 25.06.2025
Live-Online Termine

Starttermine und Details

  Zeitraum wählen
0 Termine
07.04.2025
Köln
Buchungsnummer: 35493
€ 590,- zzgl. MwSt.
€ 702,10 inkl. MwSt.
Veranstaltungsort
Mercure Hotel Köln West
Mercure Hotel Köln West
Horbeller Str. 1, 50858 Köln
Zimmerpreis: € 101,02 zzgl. MwSt.
Anreise mit der Deutschen Bahn
Ab € 51,90 (einfache Fahrt) mit dem Veranstaltungs­ticket.
Tage & Uhrzeit
1 Tag

Montag, 07.04.2025

09:00 Uhr - 17:00 Uhr

Gebühr beinhaltet
Die angegebene Teilnahmegebühr beinhaltet
  • ein gemeinsames Mittagessen pro vollem Seminartag,
  • Pausenverpflegung und
  • umfangreiche Arbeitsunterlagen.
Die Übernachtungskosten im Hotel werden vom Teilnehmer direkt mit dem Hotel abgerechnet. Für die Hotelbuchung finden Sie in Ihrer Lernumgebung ein Reservierungsformular.
25.06.2025
Live-Online
Buchungsnummer: 35266
€ 590,- zzgl. MwSt.
€ 702,10 inkl. MwSt.
Durchführung
Technische Hinweise
Für die Durchführung unserer Online-Veranstaltungen nutzen wir verschiedene Techniken.
Tage & Uhrzeit
2x3,5 Stunden

Mittwoch, 25.06.2025

09:00 Uhr - 12:30 Uhr

Donnerstag, 26.06.2025

09:00 Uhr - 12:30 Uhr

Plätze frei
Wenige Plätze frei
Ausgebucht
Buchungsnummer: 35493
€ 590,- zzgl. MwSt.
€ 702,10 inkl. MwSt.
Details
1 Tag
Gebühr beinhaltet
Die angegebene Teilnahmegebühr beinhaltet
  • ein gemeinsames Mittagessen pro vollem Seminartag,
  • Pausenverpflegung und
  • umfangreiche Arbeitsunterlagen.
Die Übernachtungskosten im Hotel werden vom Teilnehmer direkt mit dem Hotel abgerechnet. Für die Hotelbuchung finden Sie in Ihrer Lernumgebung ein Reservierungsformular.
Buchungsnummer: 35266
€ 590,- zzgl. MwSt.
€ 702,10 inkl. MwSt.
Details
2x3,5 Stunden
Später buchen
Gerne reservieren wir Ihnen kostenlos und unverbindlich einen Teilnehmerplatz bei der gewünschten Veranstaltung.
Kein passender Termin?
Lassen Sie sich bei neuen Terminen per E-Mail benachrichtigen, falls keiner der Bestehenden für Sie in Frage kommt.
Bitte beachten Sie: Wir nutzen bei ausgewählten Veranstaltungen Drittanbieter-Tools. An diese werden personenbezogene Daten der/des Teilnehmenden zur Durchführung des Weiterbildungsangebotes weitergegeben. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Im Falle, dass Miro eingesetzt wird, können Sie sich für erweiterte Funktionalität und somit ein optimales Lernerlebnis freiwillig bei Miro registrieren. Hinweise zur Datenverarbeitung finden Sie in der Datenschutzerklärung von Miro.
Im Falle, dass ChatGPT eingesetzt wird, beachten Sie bitte die Datenschutzerklärung von OpenAI.

Über uns – Die Haufe Akademie

Seit 1978 Ihr Optimierer, Innovator und Begleiter–
Ihr professioneller Partner für berufliche Weiterbildung und Seminare, Schulungen und aktuelle Tagungen.

Ob vor Ort, Live-Online oder Inhouse - unsere individuellen Lösungen, unser Anspruch auf höchste Beratungskompetenz und auf Sie abgestimmte Weiterbildung, vereinfachen den Erwerb von Kompetenzen für die Arbeitswelt der Zukunft und erleichtern nachhaltig die berufliche Weiterentwicklung.

Ein breites Seminar-Angebot, individuelles Coaching und unsere flexiblen Formate unterstützen HR-Verantwortliche und Entscheidende bei der Zukunftsgestaltung und Personalentwicklung von Mitarbeitenden, firmeninternen Teams und Unternehmen.

Erleben Sie bei uns auch von zu Hause aus die Vorzüge einer Online Weiterbildung. Unsere Online-Formate entsprechen den höchsten Ansprüchen an Qualität und stehen den Präsenzveranstaltungen auch in der Praxisnähe in nichts nach. Gemeinsam Live-Online lernen in interaktiven Gruppen oder auch digital zu einem Zeitpunkt Ihrer Wahl.

2.500+ Weiterbildungen
600.000+ Lernende pro Jahr
Über 95% positive Bewertungen
2.500 Trainer:innen und Coach:innen
17.500+ durchgeführte Trainings pro Jahr
Rufen Sie uns an oder mailen Sie uns

Sie haben Fragen?

Stephanie Göpfert

Leiterin Kundenservice

*Pflichtfelder
FAQs

Fragen & Antworten

In unserem Bereich Fragen & Antworten (FAQ) finden Sie alle Antworten und die häufigsten Fragen zu Ihrem ausgewählten Thema.