Seminar
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Die E-Akte in der öffentlichen Verwaltung

Rechtliche Fallstricke und Stolpersteine bei Einführung, Bearbeitung und Archivierung von E-Akten

Die Digitalisierung der Verwaltung stellt das Megathema der letzten Jahren dar. Das Onlinezugangsgesetz zielt darauf ab, dass Bürger eine Vielzahl von Verwaltungsdienstleistungen digital und ohne Gang auf die Behörde erledigen können. Damit einher geht die Umstellung der Papier- auf die elektronische Akte. Mit der Einführung einer reinen technischen Lösung ist es jedoch nicht getan – vielmehr müssen Prozesse und Arbeitsabläufe neu gedacht, Infrastruktur neu geschaffen und die Mitarbeitenden mitgenommen werden. Daneben müssen eine Vielzahl von Normen und Regeln beachtet werden. Das Seminar vermittelt Ihnen die Grundlagen für eine erfolgreiche Einführung der E-Akte und zeigt deren Stolpersteine auf. Die Teilnehmer:innen werden auf die Fallstricke im Arbeitsalltag vorbereitet.

Inhalte

Die Akte

  • Formeller und materieller Aktenbegriff.
  • Aktenführungsgrundsätze.
  • Pflicht zur (E-)Aktenführung.
  • Lebensphase einer Akte.

Einführung und Vorbereitung der E-Akte

  • Datensicherheit.
  • Datenschutz.
  • Dokumentenaufbereitung.
  • Scanvorgang: Nachbearbeitung, Integritätssicherung, Prozess- und Verfahrensdokumentation.

Bearbeitung von E-Akten

  • Digitale und analoge Post wird E-Akteninhalt, TR-Resiscan.
  • Scannen und rechtliche Probleme, Beweiswert des Scans.
  • Vernichten von Originalen?!
  • Kommunikation und Kommunikationswege mit Bürgern, Gerichten, Rechtsanwälten.

Schließung und Archivierung

  • Besonderheiten bei der E-Akte.
  • Einhaltung von Archivgesetzen der Länder bzw. des Bundes zur Archivierung.

Lernumgebung

In Ihrer Online-Lernumgebung finden Sie nach Ihrer Anmeldung nützliche Informationen, Downloads und Extra-Services zu dieser Qualifizierungsmaßnahme.

Ihr Nutzen

  • Sie erarbeiten sich einen Fahrplan zur Einführung der elektronischen Akte.
  • Sie verstehen, welche Schritte auf dem Weg zur E-Akte zu gehen sind.
  • Sie lernen den Lebenslauf einer E-Akte kennen.
  • Sie erkennen die Fallstricke und Stolpersteine der digitalen Aktenführung und diese zu vermeiden.
  • Sie kennen die rechtlichen Grundlagen, die bei der elektronischen Aktenführung zu beachten sind.
  • Sie erhalten konkrete Arbeitshilfen, Checklisten und Hinweise zur Umsetzung in der Praxis.

Referent:in

Methoden

Vortrag und Diskussion anhand von Fallbeispielen, Praxisbeispielen und aktuellen Entscheidungen. Das Erlernte wird vertieft durch Erfahrungsaustausch, Handlungsempfehlungen, Gestaltungstipps  und Gruppenarbeiten.

Teilnehmer:innenkreis

Fach- und Führungskräfte der Bereiche Hauptverwaltung/Zentrale Dienste/Organisation und Informationsverarbeitung in Kommunalverwaltungen sowie aus Sozialämtern und Jobcentern. Außerdem angesprochen sind Digitalisierungsbeauftragte, Justiziare und andere Mitarbeiter:innen aus den Städten, Gemeinden und Landkreisen, die dafür verantwortlich sind, die E-Akte einzuführen bzw. deren Einführung zu unterstützen.  

Open Badges - Zeigen Sie auch digital, was Sie können.

Open Badges sind anerkannte, digitale Teilnahmezertifikate. Diese verifizierbaren Nachweise sind der aktuelle Standard für die Einbindung in Karrierenetzwerken wie z.B. LinkedIn. Damit zeigen Sie digital, über welche Kompetenzen Sie verfügen. Nach erfolgreichem Abschluss erhalten Sie von uns ein Open Badge.

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Gemeinsam vor Ort weiterbilden mehr
Buchungs-Nr.:
35493
€ 590,- zzgl. MwSt
1 Tag
in Mannheim
am 16.10.2024
Präsenz Termine
Gemeinsam online weiterbilden mehr
Buchungs-Nr.:
35266
€ 590,- zzgl. MwSt
2x3,5 Stunden
Online
am 25.11.2024
Live-Online Termine

Starttermine und Details

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0 Termine
16.10.2024
Mannheim
Buchungsnummer: 35493
€ 590,- zzgl. MwSt.
€ 702,10 inkl. MwSt.
Veranstaltungsort
Mercure Hotel am Rathaus
Mercure Hotel am Rathaus
F7, 5-13, 68159 Mannheim
Anreise mit der Deutschen Bahn
Ab € 51,90 (einfache Fahrt) mit dem Veranstaltungs­ticket.
Tage & Uhrzeit
1 Tag

Mittwoch, 16.10.2024

09:00 Uhr - 17:00 Uhr

Gebühr beinhaltet
Die angegebene Teilnahmegebühr beinhaltet
  • ein gemeinsames Mittagessen pro vollem Seminartag,
  • Pausenverpflegung und
  • umfangreiche Arbeitsunterlagen.
Die Übernachtungskosten im Hotel werden vom Teilnehmer direkt mit dem Hotel abgerechnet. Für die Hotelbuchung finden Sie in Ihrer Lernumgebung ein Reservierungsformular.
25.11.2024
Live-Online
Buchungsnummer: 35266
€ 590,- zzgl. MwSt.
€ 702,10 inkl. MwSt.
Durchführung
Technische Hinweise
Für die Durchführung unserer Online-Veranstaltungen nutzen wir verschiedene Techniken.
Tage & Uhrzeit
2x3,5 Stunden

Montag, 25.11.2024

09:00 Uhr - 12:30 Uhr

Dienstag, 26.11.2024

09:00 Uhr - 12:30 Uhr

Plätze frei
Wenige Plätze frei
Ausgebucht
Buchungsnummer: 35493
€ 590,- zzgl. MwSt.
€ 702,10 inkl. MwSt.
Details
1 Tag
Gebühr beinhaltet
Die angegebene Teilnahmegebühr beinhaltet
  • ein gemeinsames Mittagessen pro vollem Seminartag,
  • Pausenverpflegung und
  • umfangreiche Arbeitsunterlagen.
Die Übernachtungskosten im Hotel werden vom Teilnehmer direkt mit dem Hotel abgerechnet. Für die Hotelbuchung finden Sie in Ihrer Lernumgebung ein Reservierungsformular.
Buchungsnummer: 35266
€ 590,- zzgl. MwSt.
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