Was ist ein Learning Management System (LMS)?
Was versteht man unter Learning Management System?
Ein Learning Management System, kurz LMS, ist eine Software-Plattform. Sie wird in Organisationen und Unternehmen eingesetzt, damit Weiterbildung professioneller gestaltet werden kann. Ein LMS unterstützt durch automatisierte Prozesse und ist in vielen Unternehmen das zentrale Instrument zur systematischen Qualifizierung und Entwicklung von Mitarbeiter:innen.
Was bedeutet LMS?
Die Abkürzung LMS steht für den englischen Begriff Learning Management System. Dabei wird Lernen durch eine Lernplattform „gemanaged“. Das ist zeit- und kostensparend, da es der Personalentwicklung ermöglicht, vielfältige Lernmaterialien und Schulungsangebote den Mitarbeitenden zentral und auch digital zur Verfügung zu stellen.
- Über sogenannte Admin-Schnittstellen werden Materialien und Lerninhalte hochgeladen und von den Lernverantwortlichen eines Unternehmens verwaltet.
- Dabei kann festgelegt werden, welche (digitalen) Inhalte für welche Mitarbeiter:innen verfügbar sein sollen. Das können z.B. auch Präsenztrainings sein, Lernvideos, oder eigene Inhalte, aber auch digitale Kurse von externen Anbietern sowie Quellen aus dem Internet.
- Mit einem modernen LMS können verschiedene Lernwege konzipiert, Lernformate genutzt und zielgruppengeeignet ausgespielt werden. Dabei unterscheidet man frei wählbare Angebote (on demand) und zugewiesene Inhalte, die oft verpflichtend sind, beispielsweise Sicherheitsschulungen oder Unterweisungen.
Personalentwicklung ohne ein LMS
Ohne LMS ist Mitarbeiter:innenentwicklung enorm zeitfressend und eher fehleranfällig. Sobald viele verschiedene Lernmaterialien oder sogar ganze Qualifizierungsprogramme (über mehrere Monate hinweg) gezielt an Personen gerichtet werden müssen, bedeutet das oft, Listen manuell zu überprüfen. Wer hat an der Schulung teilgenommen und wer hat bereits erfolgreich den Kurs absolviert? Bei gesetzlich vorgeschriebenen Schulungen können zudem Stolperfallen drohen, beispielsweise sobald Schulungsinhalte wegen neuer Rechtsurteile überarbeitet werden müssen.
Praxisbeispiele: Wozu wird ein LMS eingesetzt?
Personalentwicklung effizienter zu gestalten!
Mit einem LMS verwalten Personalentwickler:innen sämtliche Lernmaterialien und Teilnehmer:innen effizient. Die Lernplattform erkennt beispielsweise, welche Lerninhalte wiederholt werden müssen, weil die Punktzahl nicht erreicht wurde und sie gibt Aufschluss über Lernerfolge und welche Inhalte aktuell gehalten werden müssen. Moderne Lernplattformen verleihen im besten Fall auch gleich noch die entsprechenden Zertifikate. Wurde ein Kurs vergessen, sendet das System automatisch Emails als Erinnerungen an die jeweiligen Teilnehmer:innen und informiert bei weiteren Versäumnissen die Personalentwicklung.
Formales Lernen mit einem LMS optimal steuern!
Jedes Unternehmen bildet seine Mitarbeiter:innen durch Trainings weiter und schult sie. Einerseits strategisch, mit dem Fokus auf die eigenen Ziele. Andererseits auch mit Blick auf Sicherheiten, beispielsweise beim Thema Brandschutz, IT- oder Arbeitssicherheit. Das sind oft Schulungen, die gesetzlich verpflichtend sind.
- Allerdings brauchen Firmen beispielsweise für die Arbeiter:innen in Werkshallen andere Schulungsmaterialien und Inhalte als für die Vertriebler:innen, oder andere Personen im Unternehmen. Mit einer Lernplattform ist die gezielte Freigabe von vielen verschiedenen Inhalten einfach und das formale Lernen kann optimal gesteuert werden.
Selbstgesteuertes Lernen entwickeln und Flexibilität zu ermöglichen.
LMS ermöglichen den Mitarbeitenden auch, selbständig den Zeitpunkt zu wählen, wann sie lernen möchten und wie das Tempo für die eigene Entwicklung aussehen soll.
- Ein LMS hilft dabei, z.B. durch Micro-Contents, also kleine Lern-Häppchen (auch genannt „Learning-Nuggets“, die 3-5 Minuten dauern), die zeitlich problemlos in den Arbeitsalltag integrierbar sind. Dadurch erhöht sich die Merkfähigkeit und Lernmotivation und die Vergessenskurve sinkt. Auch umfangreiche Lern-Module können dadurch besser konsumiert werden, wenn sie als Micro-Learning gestaltet und im LMS vom Arbeitsplatz aus oder unterwegs schnell abrufbar sind.
Um Lernpfade zu gestalten, die auch individuelles Lernen ermöglichen!
In vielen Unternehmen ist Weiterbildung nicht mehr allein Sache der Personalentwicklung, die relevante Lerninhalte zentral steuert. Zunehmend wird Lernen individueller und ist mit dem eigenen Anspruch von Mitarbeiter:innen verknüpft, sich öfter und schneller weiterbilden wollen. Das sollte individuell gefördert werden. Auch Lernplattformen können dabei einen wichtigen Beitrag leisten und individuelle Entwicklungen abbilden – es sind heute nicht mehr nur die klassischen zentralen Lernansätze, die durch LMS ermöglicht werden, der Trend geht darüber hinaus.
- Personalentwickler:innen und Administrator:innen können gezielt individuelle Lernpfade einrichten, durch verschiedene E-Learnings, die Mitarbeitende je nach Bedarf, kurzfristig, oder auch über große Zeiträume hinweg auf verschiedenen Niveaus qualifizieren.
Warum ein Learning Management System im Unternehmen einsetzen?
7 gute Gründe für ein Learning Management System
Ein LMS eignet sich besonders für Organisationen, …
- Personalentwickler:innen und Administratoren können gezielt individuelle Lernpfade einrichten, durch verschiedene E-Learnings, die Mitarbeitende je nach Bedarf, kurzfristig, oder auch über große Zeiträume hinweg auf verschiedenen Niveaus qualifizieren.
- die das zentral gesteuerte Lernen optimieren und professionalisieren möchten.
- die ihre Personalentwicklung entlasten wollen.
- die viele verschiedene Zielgruppen effizient, einheitlich und langfristig qualifizieren wollen.
- die Weiterbildung entlang den strategischen Zielen des Unternehmens ausrichten wollen.
- die mehr individuelle Entwicklung und selbstgesteuertes Lernen ermöglichen wollen.
- die ihre Lernangebote und -Formate gezielt und als methodischen Mix ausbauen wollen.
Welche Vorteile bringt ein LMS?
Ein modernes LMS sorgt heute für eine hochprofessionell aufgesetzte Infrastruktur, die auch für komplexe Lernszenarien und Qualifizierungsansprüche ausgerichtet ist. Wird ein LMS im Unternehmen eingesetzt, bringt es Vorteile für verschiedene Personengruppen im Unternehmen:
- für die Mitarbeitenden und deren Teamleader.
- Für die Personalentwicklung und für Human Ressource (HR).
- Für das Unternehmen insgesamt.
Gerade Mitarbeiter:innen profitieren von modernen LMS, weil die Benutzeroberflächen und Inhalte heutzutage sehr ansprechend sind. Die Usability ist hoch und Informationen sind didaktisch und methodisch sehr gut aufbereitet. Moderne Lerninhalte sorgen zusätzlich durch Interaktion und Gamification-Elemente für Merkfähigkeit und Lernmotivation, was der Personalentwicklung insgesamt und letztlich auch dem Unternehmen hilft. Eigeninitiative, Selbstbestimmtheit und spielerische Elemente rufen eine veränderte Einstellung zum Lernen hervor. Das kann eine neue Einstellung zum Lernen entwickeln oder eine Veränderung der Lern-Kultur im Unternehmen anstoßen. Auch, weil stärker selbständig auf Angebote abseits des Pflichtprogramms zugegriffen werden kann.
Die Vorteile eines LMS auf einen Blick: Schnell, effizient, günstig
- Ein LMS optimiert zentralisiertes Lernen.
Viele verschiedene Zielgruppen können problemlos weiterqualifiziert werden – mehrsprachig und mit einheitlichen Materialien, über Ländergrenzen und Standorte hinweg. - Erhöhte Merkfähigkeit – die Vergessenskurve sinkt
Wie viele Mitarbeitende wohl Spaß bei Lerninhalten einer Sicherheitsunterweisung haben? Durch moderne LMS ermöglicht die Infrastruktur verschiedene Medien. Da werden Erklärfilme unterhaltsam aufgesetzt und trockene Compliance-Themen können beispielsweise als Audio-Krimis vertont werden. Die Lernmotivation steigt und die sogenannte „Vergessenskurve“, wie es wissenschaftlich heißt, sinkt. - Gamification-Elemente – Motivierende Mitarbeiter:innenentwicklung
Moderne LMS unterstützen regelmäßige Trainings und Kompetenzaufbau durch Ästhetik, Usability, originelle Lerninhalte und Gamification-Elemente. Auch interaktive Quiz und kleine Tests dienen der Wissensabfrage, kommen aber spielerisch daher. - Lernpfade entwickeln und Trainings individuell gestalten
Lernpfade können mit einem LMS unterschiedlich genutzt werden. Als langfristiger Kompetenzaufbau oder kurzfristige Qualifizierung. Beim Onboarding-Prozess, für Jobtrainings beim Job-Start, oder als Teamlead-Entwicklungen für angehende Führungskräfte. - Ein Instrument für Analysen und Daten
Eine LMS kann zudem Aufschluss über das Verhalten der Nutzer:innen geben und liefert Daten. Muster und Fortschritte können leichter erkannt und ausgewertet werden und als datenbasierte Grundlage dienen, für weitere Maßnahmen und Entscheidungen mit Blick auf die (strategische) Weiterbildung. - Transparent und nutzerfreundlich
Heutzutage geschieht Lernen immer öfter auch selbstbestimmt. Mitarbeitende können ihre Zeit dank LMS frei einteilen. Wie lange die jeweiligen Lerneinheiten dauern, wird meist im Voraus angezeigt. - Selbstbestimmt und mit Selbstverantwortung
Ziel ist es, mit einem LMS und Elementen wie Gamification und ansprechender Ästhetik eine positive Lerneinstellung zu schaffen. Mitarbeitende werden in Zukunft immer stärker eine aktive Rolle ihrer eigenen Entwicklung übernehmen und ein modernes LMS kann dafür bereits den Grundstein legen. - Lernen per Zuweisung (Pflichtschulung) oder Lernen on demand
Möchte sich ein:e Mitarbeiter:in zu einem Kurs anmelden, wird der Führungskraft eine Freigabe-Mail zugeschickt, oder anders herum. Das mühsame Ausfüllen von Anträgen fällt weg und die Nutzung von Lerninhalten ist durch eine LMS barrierefrei und sehr einfach möglich.
Was muss ein LMS können? Wie wählt man ein LMS aus?
Ein LMS muss einerseits für Administrator:innen leicht bedienbar sein. Andererseits sollte es auch den Mitarbeiter:innen eine gute Usability und leichten Zugriff bieten. Es gibt verschiedene LMS mit unterschiedlichen Funktionsumfang und mit modernen Technologien wie z.B. Künstliche Intelligenz.
Ein LMS sollte immer so ausgesucht werden, dass es multifunktional einsetzbar bleibt und skalierbar ist: Die Lernplattform sollte auch in Zukunft problemlos mit der Strategie des Unternehmens in Einklang gebracht werden können. Sie sollte den zukünftigen Bedarf durch moderne Technologien, Tools, oder sonstige Services abdecken können, damit die erfolgreiche Entwicklung der Mitarbeitenden und des Unternehmens garantiert ist.
Was sind die wichtigsten Auswahlkriterien eines LMS?
- Browserbasiertes LMS – für schnelle Verfügbarkeit
Die Lernmaterialien und Weiterbildungsangebote des Unternehmens sollten über Internetbrowser schnell verfügbar sein, auch für den mobilen Zugriff (responsive). - Prozesse automatisieren
Ein LMS muss automatisches Teilnehmer:innen-Management können. Nur so bietet es die nötige administrative Unterstützung für die Seminarplanung und die Kommunikation mit Trainer:innen. - Zielgruppenfokus
Ein LMS ermöglicht die Vergabe von Nutzungsrechten für die jeweilige Zielgruppe. Lerninhalte sollten entsprechen individualisiert und an die speziellen Anforderungen im Unternehmen angepasst werden können. - Datenbasiert – für mehr strategische Planung
Immer mehr Organisationen nutzen moderne LMS auch, um die wachsenden Herausforderungen noch stärker in der strategischen Personalplanung abzubilden. Ein LMS muss folglich Aufschluss über Nutzungsverhalten geben können, um Qualifizierungs-Maßnahmen datenbasiert auszurichten. - Zertifikate mit Gültigkeitsfristen
Ein LMS sollte auch Zertifikate, also digitale Lernabzeichen, ausgeben können. Diese sollten mit Gültigkeitsfristen belegt werden können, sodass das System automatisch Lernende daran erinnert, dass Schulungen aufgefrischt oder wiederholt werden müssen. - Single Point of Entry
Ein LMS sollte als das zentrale Eintrittstor im Unternehmen den Zutritt in sämtliche Lernwelten problemlos ermöglichen. So können sich Benutzer:innen - einmal eingetreten – dank Single Sign-on (SSO) schnell überall hin bewegen und auch selbst Lernpfade beschreiten, mit Trainer:innen kommunizieren, oder Lerngruppen gründen. - Technischer Support, wichtige Tools und KI
Moderne LMS können verschiedene zusätzliche Tools integrieren, die Administrator:innen und Mitarbeiter:innen beim Arbeiten unterstützen. Talent Management ist häufig integrierbar, aber auch Tools wie Notizen oder Chatfunktionen, die das tägliche Arbeiten unterstützen. Über Schnittstellen lassen sich vielfältige Anwendungen an ein LMS andocken. Dadurch werden die Daten synchronisiert und Mitarbeiter:innen bestmöglich beim Lernen unterstützt. - Skalierbarkeit nach Bedarf
Die Lernplattform sollte auf den aktuellen und zukünftigen Bedarf des Unternehmens (z.B. durch Angebotsvielfalt, Blended Learning-Möglichkeiten, Genehmigungen und Lernpfade für individuelleres Lernen) ausgerichtet sein und verschiedene Optionen bieten. - Vielfältig einsetzbar und anpassbar
Die Benutzeroberfläche eines LMS sollte sich an das eigene Corporate Design anpassen lassen. Auch neue Inhalte, zum Beispiel Updates, neue Trainings oder Anpassungen hinsichtlich der Gesetzeskonformität, sollten Sie leicht einpflegen können.
On-premise vs. Cloud: Welches LMS ist das Beste?
Welches das beste LMS ist, hängt vom Ziel ab, das ein Unternehmen damit verfolgt. Inzwischen kommt das externe Hosting immer häufiger vor. Einerseits, weil es durch technologische Entwicklungen kostengünstiger wird, aber auch, weil die Anforderungen an Professionalität in der Weiterbildung steigen, aber auch der Anspruch an Datensicherheit. Professionelle Anbieter verfügen über entsprechende Kapazitäten und können die hohen Standards meist besser einhalten.
On-premise vs. Cloud
Ein LMS, das auf den unternehmenseigenen Servern betrieben wird (On-premise) verbraucht heute enorme Ressourcen: eigene IT-Wartungen oder Sicherheitsupdates, sowie Skalierungen und Rechtssicherheit. Das erfordert viel Personal, aber auch IT-Knowhow und könnte angesichts des Fachkräftemangels und hoher Kosten zum Problem werden.
Der Vorteil von cloudbasierten LMS ist, dass es Flexibilität eröffnet und mobiles Arbeiten ermöglicht, weil der Zugriff auch durch ein Single Sign-on (SSO) und SaaS („Software as a Service“) vereinfacht wird. Dabei betreibt ein IT-Dienstleister die Plattform und übernimmt Services und Wartungen.
Inzwischen sehen sich Firmen zudem auch einer neuen Dimension von Cyberangriffen gegenüber, sodass Unternehmen auch in die Cloud wechseln, weil diese – je nach Professionalität des Anbieters –sicherer sein können. Der Glaube, die Daten seien vor allem auf den eigenen Firmen-Servern sicherer als in der Cloud, stimmt so meist nicht mehr.
Hosting: Wo wird das LMS betrieben?
Kriterien wie DSGVO – Konformität spielen bei Software-Lösungen bzw. externem Hosting ebenfalls immer eine Rolle. Der Standort der Server ist dabei beispielsweise von Bedeutung, um gar keine Risiken in Bezug auf Datenschutzvorgaben entstehen zu lassen.