Excel-Snacks im Controlling

Modul 1

Excel-Snack: Basiswissen für Pivot-Berichte

Pivot-Tabellen sind ein wichtiges Werkzeug für die Adhoc-Analyse von großen Datenmengen in Excel. Mit wenigen Mausklicks lassen sich Daten aus unterschiedlichen Perspektiven auswerten, sofern die geeignete Datenstruktur vorliegt. In diesem Modul erfährst du, wie du eine optimale Rohdatenstruktur für einen Pivot-Bericht erstellen kannst und welche Basisarbeitstechniken für die Datenanalyse zur Verfügung stehen. Ausgehend davon erkundest du erweiterte Funktionen, um zukünftig noch flexibler große Datenmengen zu analysieren und deine Ergebnisse darzustellen.

• Einfache Listen und Datentabellen manuell oder mit Power Query für Pivot-Analysen aufbereiten.
• Die Basisarbeitstechniken der Pivottabellen kennenlernen (Daten anordnen, filtern, sortieren, berechnen etc.).
• Zusätzliche Gruppierungsmerkmale in Pivottabellen erstellen.
• Daten aus Pivotabellen in Excel weiterverarbeiten.
• Datenschnitte („Slicer“) als interaktives Filter-Werkzeug einsetzen.
• Erstellung eines Dashboards für den Sofort-Überblick!
• Pivot-Diagramme zur Visualisierung von Daten einsetzen.

Excel-Snack: Aufbau von dynamischen Reports

Fast alle Berichte, welche mit Excel erstellt werden, unterliegen einer turnusmäßigen Aktualisierung. Ein Aspekt in der Nutzung der Tabellenkalkulation ist es, Kalkulationsmodelle so aufzubauen, dass die Datenaktualisierung möglichst selbstständig vom Programm durchgeführt werden kann. Wichtige Grundlage dafür ist, neben der Verwendung von spezifischen Kalkulationsfunktionen und Steuerelementen, die systematische Strukturierung der Arbeitsmappe. Es wird das Zusammenwirken dieser drei Komponenten für den Aufbau eines dynamischen Reportings erklärt.

• Den Datenimport mit Power Query / Makros automatisieren.
• Anforderungen an den systematischen Aufbau von Arbeitsmappen kennenlernen.
• Daten konvertieren als Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Auswertung.
• Berichte mit dynamischen Bereichsfunktionen erstellen (FILTER, XVERWEIS; EINDEUTIG; SORTIEREN).
• Datenauswahl mit Steuerelementen vor Eingabefehlern absichern (Datenüberprüfung).
• Automatischer Export und Versand von Reports mit Hilfe eines Makros.

Modul 2

Excel-Snack: Berechnungen automatisieren ohne Programmierkenntnisse

Um Berechnungen in Excel zu automatisieren oder benutzerdefinierte Kalkulationsfunktionen in Excel zu erstellen, gab es lange Zeit nur ein Tool: VBA. Doch in den letzten Jahren wurden einige Werkzeuge in der Tabellenkalkulation implementiert, mit welchen solche Aufgaben auf anderem Wege gelöst werden können. Der Vorteil für alle Nutzenden: Es werden keine Programmierkenntnisse benötigt, um ans Ziel zu gelangen. Anhand von diversen Praxisbeispielen werden die neuen Werkzeuge exemplarisch vorgestellt.

• Arbeiten mit dynamischen Funktionen: XVERWEIS, FILTER, SORTIEREN, EINDEUTIG, SEQUENZ.
• Filter- und Sortiervorgänge mit dynamischen Matrixfunktionen automatisieren.
• Mit Hilfe von LET() benutzerdefinierte Funktionen im Controlling erstellen.
• Die LAMBDA-Funktion für rekursive Funktionen verwenden.
• Bedingte Formatierung und Formeln einsetzen (Ampellogik, Schwellenwerte, Statusanzeigen).
• ChatGPT in Excel einsetzen, um Aufgaben zu automatisieren.

Excel-Snack: Datenvisualisierung im Unternehmen

Die prägnante Darstellung von Kennzahlen ist ein wichtiger Schritt zur Ergebnisdarstellung und Vorbereitung von Management-Entscheidungen. Du erwirbst wichtiges Know-how, um Resultate in Tabellenform und in Diagrammen zu kommunizieren. Ausgehend von Excel-Listen und -Datentabellen lernst du Standarddiagramme und -tabellen als Grundlage für individuelle Anpassungen kennen. Gestaltungsregeln, die Auswahl des am besten geeigneten Diagrammtyps und Formatvorlagen ermöglichen dir, den Aufwand der Ergebnisdarstellung zu minimieren.

• Wichtige Wahrnehmungsgesetze für die prägnante Gestaltung von Tabellen und Diagrammen nutzen.
• Standarddiagramme mit wenigen Mausklicks erstellen und konfigurieren.
• Wichtige Daten in Tabellen und Diagrammen mit bedingten Formatierungen (Datenbalken, Ampeln, etc.) hervorheben.
• Wasserfall-Diagramme: Ideal zur Darstellung von Veränderungen, z. B. vom Anfangs- zum Endwert.
• Den Aufwand bei der Gestaltung von Diagrammen mit Farbdesigns und Diagrammvorlagen minimieren.
• Tabellen- und Zellformatvorlagen für die konsistente Gestaltung von Tabellen einsetzen.
• Sparklines einsetzen – Trends auf einen Blick "sichtbar machen“.
• Dynamische Diagramme basierend auf PivotTables erstellen und in einem Dashboard verknüpfen.