Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) praxisnah erstellen und nutzen

Einordnung des VVT in die DSGVO-Rechenschaftspflicht

• Grundprinzip der Rechenschaftspflicht nach Art. 5 DSGVO.
• Bedeutung von Dokumentationspflichten im Datenschutz.
• Rolle des VVT im Datenschutzmanagementsystem.
• VVT als Nachweisinstrument gegenüber Aufsichtsbehörden.

Rechtliche Mindestanforderungen und sinnvolle Ergänzungen

• Pflichtinhalte und optionale Inhalte von Verarbeitungsverzeichnissen nach Art. 30 DSGVO.
• Beschreibung von Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung.
• Kategorien von betroffenen Personen und Datenarten.
• Empfänger, Auftragsverarbeiter und Drittlandübermittlungen.

Strukturierungsansätze für Verarbeitungstätigkeiten

• Abteilungsbasierte Strukturierung von Verarbeitungstätigkeiten.
• Prozessorientierte Strukturierung entlang von Geschäftsprozessen.
• System- oder anwendungsbasierte Strukturierung.
• Zusammenfassung ähnlicher Verarbeitungsvorgänge.
• Kriterien für eine praktikable und übersichtliche Struktur.
• Handlungsempfehlungen für eine praxistaugliche Umsetzung.

Typische Praxisfehler und wie sie vermieden werden

• Zu allgemeine oder unklare Beschreibungen von Verarbeitungstätigkeiten.
• Zu starke Detailtiefe oder unübersichtliche Struktur.
• Fehlende Aktualisierung des VVT bei Prozessänderungen.
• Unzureichende Einbindung von Fachabteilungen.
• Fehlende Nutzung des VVT als Arbeitsinstrument im Datenschutz.

Nutzung des VVT als Schnittstelle zu DSFA, TOMs und Prüfungen

• Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten als zentraler Bestandteil des DSMS.
• Das VVT als Ausgangspunkt für Datenschutzfolgenabschätzungen.
• Verbindung zwischen Verarbeitungstätigkeiten und technischen sowie organisatorischen Maßnahmen.
• Nutzung des VVT bei internen Datenschutzprüfungen.
• Bedeutung des VVT für Audits und Kontrollen durch Aufsichtsbehörden.

Praxisbeispiele und gemeinsame Einordnung

• Hilfsmittel/Tools für die Erstellung von Verarbeitungsverzeichnissen.
• Verarbeitung von Beschäftigtendaten im Personalmanagement.
• Kundendatenverarbeitung im Vertrieb und CRM-Systemen.
• Einsatz von Videoüberwachung im Unternehmen.
• Nutzung von Cloud-Diensten und externen IT-Systemen.
• Gemeinsame Analyse und Einordnung von Verarbeitungstätigkeiten im Seminar.