KI, Transparenz, Datenschutz: Zukunft der Lohnabrechnung rechtssicher gestalten

Grundlagen des Datenschutzes und aktuelle rechtliche Rahmenbedingungen

• Überblick zur DSGVO: Umgang mit personenbezogenen Daten in der Entgeltabrechnung.
• Wichtige Begriffe verständlich erklärt: Datensicherheit, Einwilligungen, Betroffenenrechte.
• Situationen im Personalwesen und der Entgeltabrechnung, bei denen Datenschutz besonders wichtig ist.
• Einführung in aktuelle Gesetze und Verordnungen:
  • • KI-Verordnung (EU AI Act): Bedeutung des KI-Einsatzes für die Lohnabrechnung.
    • Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG): Gleichbehandlung und Informationspflichten.
    • Nachweisgesetz (NachwG): Transparente Dokumentation der Arbeitsbedingungen und der Vergütung.
    • Arbeitszeitgesetz (ArbZG): Aktuelle Regelungen und Ausblick auf kommende Änderungen zur Arbeitszeiterfassung.
    • Mindestlohngesetz (MiLoG): Gesetzeskonforme Umsetzung und erforderliche Dokumentation.

Pflichten und Verantwortlichkeiten im Betrieb

• Informationspflichten der Personal- und Lohnbuchhaltung nach DSGVO und Nachweisgesetz.
• Verarbeitung personenbezogener Daten mit und ohne ausdrückliche Einwilligung.
• Dokumentationspflichten, Aufbewahrungsfristen und deren Einhaltung in der Praxis.
• Umsetzung des Entgelttransparenzgesetzes: Wie informiere ich Mitarbeitende rechtskonform?

Sicherer Einsatz von Cloud-Diensten und externen Dienstleistern

• Cloud-Lösungen und Arbeitnehmerportale: Datenschutz und Sicherheitsanforderungen.
• Europäische vs. außereuropäische Cloud-Dienste: Serverstandort und Risiken durch den US PATRIOT Act.
• Zusätzliche Risiken durch den CLOUD Act
• Digitale Personalakten und elektronische Lohnabrechnung datenschutzkonform gestalten.
• Datenschutz und Datensicherheit bei Dienstleistern: Vertragsgestaltung, Auftragsverarbeitung und Verantwortlichkeiten klären.
• Kontrollpflichten und Haftungsfragen bei ausgelagerter Lohnabrechnung.

Datenschutz beim digitalen Datenaustausch

• Sicherer Datenaustausch mit Sozialversicherungsträgern, Finanzämtern und Behörden.
• Datenschutz bei Lohnpfändungen, Reisekostenabrechnungen, betrieblicher Altersvorsorge (bAV).
• Datenaustausch zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber (z. B. Arbeitnehmerportale, sichere E-Mail-Kommunikation).
• Sicherheitsstandards bei Entsendungen, Auslandsreisen und Grenzübergängen.

Umgang mit Kommunikationsmitteln: E-Mail, Messenger & Arbeitnehmerportale

• Rechtliche Vorgaben und Risiken beim Einsatz von E-Mail und Messenger-Diensten (insbesondere WhatsApp):
  • Mitarbeiterkommunikation (z. B. Krankmeldungen, Urlaub, Zeiterfassung, Kündigungen).
  • Alternative Kommunikationslösungen und deren datenschutzkonformer Einsatz.
• Nutzung von Arbeitnehmerportalen zur sicheren Übermittlung sensibler Daten wie Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen, SV-Meldungen.

Sicherheit elektronischer Kommunikationswege und Missbrauchskontrolle

• Risiken unbefugten Zugriffs auf personenbezogene Daten und E-Mail-Verkehr.
• Schutzmaßnahmen gegen Datenabfluss, E-Mail-Abfang, Phishing und weitere DSGVO-relevante Verstöße.
• Haftungsfragen und Konsequenzen bei Datenschutzverstößen – Verantwortlichkeit von Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen.