Pflichtschulungen für Unternehmen: So erfüllen Sie alle Anforderungen
Arbeitsschutz, Datenschutz, IT-Sicherheit, Compliance – die Liste der Pflichtschulungen für Unternehmen wird immer länger. Gleichzeitig steigen die rechtlichen Anforderungen an die Dokumentation und Nachweisführung. Dieser Artikel zeigt Ihnen, welche Schulungen gesetzlich vorgeschrieben sind, wie Sie diese in Ihrem Unternehmen umsetzen und dabei Zeit sowie Ressourcen sparen.
Pflichtschulungen für Unternehmen: Das Wichtigste im Überblick
- Arbeitgebende haben die Pflicht, ihre Mitarbeitenden zu sicherheits- und compliancerelevanten Themen zu schulen.
- Zu den wichtigsten Pflichtschulungen gehören Themen wie Arbeitsschutz, Datenschutz, Compliance, Antidiskriminierung, KI und Umweltschutz – die konkreten Anforderungen variieren je nach Branche und Tätigkeitsbereich.
- Unternehmen müssen Wiederholungsintervalle einhalten, Schulungsnachweise dokumentieren und tragen bei Verstößen oder Unfällen die volle Verantwortung.
- Digitale Lösungen ermöglichen eine effiziente, skalierbare Umsetzung mit automatischer Nachweisführung und adaptivem Lernen für Wiederholungen.
Was sind Pflichtschulungen für Unternehmen?
Pflichtschulungen sind Schulungen, die Arbeitgebende ihren Mitarbeitenden aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder betrieblicher Richtlinien anbieten müssen. Sie dienen dazu, Risiken am Arbeitsplatz zu minimieren, rechtliche Vorgaben einzuhalten und Mitarbeitende für sicherheits- und compliancerelevante Themen zu sensibilisieren.
Die Teilnahme an Pflichtschulungen ist für Mitarbeitende nicht optional. Arbeitgebende tragen die Verantwortung dafür, dass alle betroffenen Personen geschult werden und die Schulungsinhalte verstehen. Kommt es zu Verstößen oder Unfällen, haftet das Unternehmen dafür – insbesondere dann, wenn Schulungsnachweise fehlen oder unvollständig sind.
Pflichtschulung, Weiterbildung, Unterweisung, Seminar: Was sind die Unterschiede?
Pflichtschulung bezeichnet alle Schulungen, die aufgrund gesetzlicher oder betrieblicher Vorgaben verpflichtend sind. Sie richten sich an bestimmte Zielgruppen und finden in festgelegten Intervallen statt.
Die Unterweisung ist eine spezifische Form der Pflichtschulung, die besonders im Arbeitsschutz relevant ist. Pflichtunterweisungen erfolgen meist kurz und praxisnah am Arbeitsplatz und vermitteln konkrete Handlungsanweisungen für sichere Arbeitsprozesse. Das Gesetz schreibt sie vor und verlangt regelmäßige Wiederholungen.
Eine Weiterbildung ist freiwillig und zielt darauf ab, fachliche oder persönliche Kompetenzen zu erweitern. Anders als Pflichtschulungen dienen Weiterbildungen der individuellen Entwicklung und folgen keinen rechtlichen Vorgaben.
Seminar ist ein übergeordneter Begriff für Lernformate, die sowohl Pflichtschulungen als auch freiwillige Weiterbildungen umfassen können. Seminare finden in Präsenz, online oder als Blended-Learning-Format statt.
Welche Pflichtschulungen sind für Unternehmen relevant?
Die Bandbreite verpflichtender Schulungen hängt von der Branche, Unternehmensgröße und den spezifischen Tätigkeiten ab. Dennoch gibt es Themen, die nahezu jedes Unternehmen betreffen. Die wichtigsten Pflichtschulungen für Unternehmen sind:
Arbeitsschutz zählt zu den häufigsten Pflichtschulungen für Unternehmen. Arbeitgebende müssen ihre Mitarbeitenden über Gefährdungen am Arbeitsplatz aufklären und ihnen zeigen, wie sie sich schützen können. Das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und die DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“ schreiben diese Unterweisungen vor.
Typische Inhalte der Arbeitsschutzschulung:
- Gefährdungsbeurteilung und Schutzmaßnahmen
- Umgang mit Arbeitsmitteln und Gefahrstoffen
- persönliche Schutzausrüstung korrekt nutzen
- Verhalten bei Unfällen und Notfällen
- Brandschutz und Evakuierung
- Erste Hilfe am Arbeitsplatz
→ Kurse zum Arbeitsschutz im Compliance College
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet Unternehmen, ihre Mitarbeitenden regelmäßig zu schulen. Ziel ist es, den Umgang mit personenbezogenen Daten zu sensibilisieren und Datenschutzverletzungen zu verhindern.
Zentrale Themen:
- Grundlagen der DSGVO und betrieblicher Datenschutz
- Rechte von Betroffenen und Auskunftspflichten
- Datensicherheit und technische Schutzmaßnahmen
- Umgang mit Datenpannen und Meldepflichten
- Phishing, Malware und Social Engineering erkennen
- sichere Passwörter und Zugriffsverwaltung
→ Kurse zum Datenschutz und Kurse zur IT-Sicherheit im Compliance College
Compliance-Schulungen vermitteln rechtliche und ethische Standards, die im Geschäftsalltag gelten. Sie helfen Mitarbeitenden, regelkonform zu handeln und Risiken für das Unternehmen zu minimieren. Das Geldwäschegesetz (GwG) verpflichtet bestimmte Branchen (etwa Finanzinstitute) zusätzlich zu spezifischen Schulungen.
Wichtige Inhalte:
- Korruptionsprävention und Kartellrecht
- Umgang mit Geschenken und Einladungen
- Interessenkonflikte erkennen und melden
- Whistleblowing-Systeme nutzen
- Geldwäscheprävention
Besonders für Führungskräfte, Einkauf, Vertrieb und Finanzabteilungen sind diese Schulungen verpflichtend.
→ Compliance Kurse im Compliance College
Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) schützt Mitarbeitende vor Diskriminierung und Belästigung am Arbeitsplatz. Arbeitgebende müssen ihre Belegschaft über diese Rechte informieren und für ein respektvolles Miteinander sensibilisieren.
Schulungsinhalte umfassen:
- Diskriminierungsmerkmale nach AGG
- sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz erkennen und verhindern
- Beschwerdewege und Ansprechpersonen
- Diversity und inklusive Unternehmenskultur fördern
→ Kurse zum AGG und Gleichstellung im Compliance College
Viele Unternehmen verfügen über einen internen Verhaltenskodex (Code of Conduct), der ethische Grundsätze und Verhaltensnormen definiert. Auch wenn diese Schulung nicht immer gesetzlich vorgeschrieben ist, behandeln sie größere Unternehmen als Pflichtschulung für Mitarbeitende.
Typische Themen:
- Unternehmenswerte und Leitbild
- Umgang mit Geschäftspartner:innen und Kundschaft
- Vertraulichkeit und Verschwiegenheit
- Interessenkonflikte transparent machen
Mit der zunehmenden Verbreitung von KI-Systemen im Arbeitsalltag gewinnen KI-Pflichtschulungen an Bedeutung. Der EU AI Act schreibt vor, dass Unternehmen ihre Mitarbeitenden im Umgang mit KI-Systemen schulen müssen.
Wichtige Inhalte:
- Grundlagen und Funktionsweise von KI-Systemen
- Risiken und Grenzen von KI-Anwendungen
- Datenschutz und ethische Aspekte
- Bias und Diskriminierung durch KI vermeiden
- Transparenz und menschliche Aufsicht sicherstellen
→ Kurse zu KI und zum EU AI Act im Compliance College
In Branchen wie Gastronomie, Gesundheitswesen oder Lebensmittelproduktion schreibt das Infektionsschutzgesetz (IfSG) Hygieneschulungen vor. Aber auch in anderen Bereichen gewinnen sie an Bedeutung – etwa zur Prävention von Infektionskrankheiten.
Zentrale Inhalte:
- Hygienepläne und Reinigungsvorschriften
- Umgang mit Lebensmitteln und Infektionsschutz
- arbeitsmedizinische Vorsorge
- Pandemieprävention und Schutzkonzepte
Umweltschutzschulungen sensibilisieren Mitarbeitende für ökologische Auswirkungen ihrer Tätigkeit. Mit steigenden regulatorischen Anforderungen – etwa durch die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) – werden Schulungen zu Umweltschutz für immer mehr Unternehmen relevant.
Typische Themen:
- Umweltmanagementsysteme und Zertifizierungen
- Ressourcenschonung und Abfallvermeidung
- CO₂-Reduktion und Klimaschutz
- nachhaltige Lieferketten
- ESG-Kriterien (Environmental, Social, Governance)
Intervalle & Verantwortlichkeiten für Pflichtschulungen im Unternehmen
Die Durchführung von Pflichtschulungen ist kein freiwilliges Angebot, sondern eine rechtliche Verpflichtung. Verschiedene Gesetze und Verordnungen definieren, welche Schulungen Unternehmen durchführen müssen und in welchen Abständen Wiederholungen erforderlich sind.
Wiederholungsintervalle im Überblick
Verantwortlichkeiten für verpflichtende Schulungen klar regeln
Die Verantwortung für die Durchführung von Pflichtschulungen liegt bei den Arbeitgebenden. In der Praxis delegieren Unternehmen diese Aufgabe häufig an:
- Personalabteilung und Personalentwicklung (Organisation und Verwaltung)
- Fachkraft für Arbeitssicherheit (Arbeitsschutzunterweisungen)
- Datenschutzbeauftragte (Datenschutzschulungen)
- Compliance-Abteilung (Regelkonformität und ethische Standards)
Unabhängig von der Delegation bleibt die Geschäftsführung in der Gesamtverantwortung. Bei Verstößen oder fehlenden Nachweisen drohen Bußgelder und im schlimmsten Fall strafrechtliche Konsequenzen.
Wer muss welche Pflichtschulung für Unternehmen absolvieren?
Nicht jede Schulung richtet sich an alle Mitarbeitenden. Die Teilnahmepflicht hängt von der Position, dem Aufgabenbereich und den spezifischen Risiken am Arbeitsplatz ab.
Alle Mitarbeitenden:
- Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit
- Datenschutz-Grundlagen
- Brandschutz und Notfallverhalten
- Antidiskriminierung
Führungskräfte:
- vertiefte Arbeitsschutzunterweisungen
- Compliance und Korruptionsprävention
- Eskalationsmanagement und Meldewege
- Führungsverantwortung im Datenschutz
Spezifische Rollen:
- IT-Abteilung: IT-Sicherheit, Datenschutz-Vertiefung
- Einkauf/Vertrieb: Compliance, Anti-Korruption, Kartellrecht
- Produktion/Handwerk: Gefahrstoffunterweisungen, Maschinensicherheit
- HR: Antidiskriminierung, Datenschutz
- Gesundheits- und Lebensmittelbranche: Hygieneschulungen
Die richtigen Mitarbeitenden auswählen
Eine präzise Zielgruppenanalyse spart Zeit und Ressourcen. Überlegen Sie für jede Schulung:
- Welche Tätigkeiten und Risiken sind relevant?
- Wer hat Zugriff auf sensible Daten oder Systeme?
- Welche gesetzlichen Vorgaben gelten für bestimmte Funktionen?
- Gibt es neue Mitarbeitende, die noch nicht geschult wurden?
Pflichtschulungen organisieren: Formate & digitale Lösungen
Sie können Pflichtschulungen im Unternehmen auf unterschiedliche Weise durchführen. Die Wahl des Formats hängt vom Inhalt, von der Zielgruppe und von den betrieblichen Rahmenbedingungen ab.
Gängige Schulungsformate:
- Präsenzschulungen eignen sich für praxisnahe Themen wie Erste Hilfe, Brandschutzübungen oder Gefahrstoffunterweisungen. Sie ermöglichen einen direkten Austausch und praktische Übungen, binden aber alle Teilnehmenden zeitlich ein.
- Pflichtschulungen als E-Learning bieten maximale Flexibilität. Mitarbeitende lernen orts- und zeitunabhängig, und die Durchführung skaliert problemlos – auch bei großen Belegschaften. Digitale Formate eignen sich besonders für Pflichtschulungen in Datenschutz, Compliance oder IT-Sicherheit.
- Beim Blended Learning vermitteln Sie online theoretische Inhalte und praktische Übungen finden in Präsenz statt. Dieses Format passt gut für Arbeitsschutzschulungen mit praktischen Elementen.
Learning Management Systeme: Schulungen zentral steuern
Ein LMS (Learning Management System) ist die zentrale Plattform, um u.a. Pflichtschulungen zu organisieren. Es bietet Ihnen folgende Vorteile:
- automatische Zuweisung von Schulungen an passende Zielgruppen
- Erinnerungen an anstehende oder überfällige Schulungen
- Nachverfolgung von Lernfortschritten
- Verwaltung von Schulungsnachweisen
- Reporting für Compliance-Audits
Mit dem LMS der Haufe Akademie behalten Sie den Überblick über alle Schulungsaktivitäten und erfüllen Ihre Nachweispflichten rechtssicher.
Dokumentation & Nachweispflichten von Schulungen
Arbeitgebende müssen nachweisen können, dass sie ihre Schulungspflichten erfüllt haben. Schulungsnachweise sollten folgende Informationen enthalten:
- Datum und Dauer der Schulung
- Schulungsthema und Inhalte
- Name der teilnehmenden Person
- Name der durchführenden Person oder Organisation
- Bestätigung der Teilnahme (zum Beispiel Unterschrift oder digitale Signatur)
Diese Nachweise müssen Sie mindestens für die Dauer rechtlicher Verjährungsfristen aufbewahren – in vielen Fällen drei bis zehn Jahre.
Digitale Lernplattformen erstellen diese Nachweise automatisch und speichern sie revisionssicher. Das spart den Verwaltungsaufwand und schützt vor Lücken in der Dokumentation.
Adaptives Lernen: Effizienter wiederholen
Wiederholungsschulungen kosten Zeit – besonders dann, wenn Mitarbeitende Inhalte bereits gut beherrschen. Adaptives Lernen passt sich dem individuellen Wissensstand an und verkürzt den Zeitaufwand erheblich.
So funktioniert es:
Das System testet zunächst das vorhandene Wissen. Mitarbeitende, die bereits über gute Kenntnisse verfügen, durchlaufen nur noch die Bereiche, in denen Wissenslücken bestehen. Das spart Zeit und erhöht die Motivation – denn niemand muss bekannte Inhalte wiederholen.
Besonders bei jährlich wiederkehrenden Pflichtschulungen wie Datenschutz oder Arbeitsschutz zeigt sich der Vorteil: Die Durchführung erfolgt schneller, ohne dass die Qualität leidet.
So bleiben Ihre Schulungen aktuell & praxisnah
Pflichtschulungen verlieren ihren Wert, wenn die Inhalte veraltet oder praxisfern sind. Unternehmen sollten regelmäßig prüfen, ob ihre Schulungen noch den aktuellen Anforderungen entsprechen:
- rechtliche Änderungen zeitnah einarbeiten (zum Beispiel neue DSGVO-Anforderungen)
- Schulungsinhalte jährlich überprüfen und anpassen
- Feedback von Teilnehmenden einholen und berücksichtigen
- externe Expertise nutzen, um fachliche Qualität zu sichern
Praxisnähe erhöhen
Abstrakte Theorie führt selten zu Verhaltensänderungen. Setzen Sie stattdessen auf:
- konkrete Fallbeispiele aus dem Arbeitsalltag
- interaktive Elemente wie Quizze oder Simulationen
- Videoformate statt reiner Textlektionen
- kurze Lerneinheiten (Microlearning), die sich flexibel in den Arbeitsalltag integrieren lassen
Typische Fehlerquellen vermeiden
Selbst inhaltlich hochwertige Schulungen verfehlen ihre Wirkung, wenn Sie ein paar grundlegende Gestaltungsprinzipien nicht beachten:
- Zu lange Schulungen: Halten Sie Lerneinheiten kurz und fokussiert (10 bis 15 Minuten pro Modul).
- Fehlende Relevanz: Zeigen Sie konkret, warum das Thema für die Zielgruppe wichtig ist.
- Unklare Sprache: Vermeiden Sie Fachjargon und erklären Sie verständlich unbekannte Begriffe.
- Keine Erfolgskontrolle: Integrieren Sie Tests oder Wissensabfragen, um den Lernerfolg zu messen.
Haufe Akademie: Ihr Partner für digitale Pflichtschulungen
Die Haufe Akademie unterstützt Sie dabei, Pflichtschulungen rechtssicher, effizient und praxisnah umzusetzen. Mit unseren digitalen Lösungen etablieren Sie eine skalierbare Lerninfrastruktur, die alle Anforderungen abdeckt.
Compliance College: Sofort einsatzbereite Lerninhalte zu Arbeitsschutz, Datenschutz, IT-Sicherheit, Antidiskriminierung und weiteren Compliance-Themen. Adaptive Lernpfade verkürzen den Zeitaufwand bei Wiederholungsschulungen erheblich.
Sustainability College: Vermittelt praxisnahes Wissen zu ökologischen, sozialen und ökonomischen Nachhaltigkeitsthemen – ideal für Umweltschutzschulungen und ESG-Anforderungen.
Learning Management System (LMS): Zentrale Plattform für die Organisation, Durchführung und Dokumentation aller Pflichtschulungen – automatische Zuweisung, Erinnerungen und revisionssichere Nachweisführung inklusive.
Unsere Lösungen lassen sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren und bieten detaillierte Reportings für Audits und Compliance-Nachweise. Sie profitieren von jahrzehntelanger Erfahrung in der Personalentwicklung und aktuellen Inhalten, die rechtliche Änderungen zeitnah abbilden.
FAQ
Welche Schulungen sind verpflichtend?
Die verpflichtenden Schulungen hängen von der Branche, Unternehmensgröße und dem Tätigkeitsbereich ab. Zu den häufigsten Pflichtschulungen für Unternehmen gehören Arbeitsschutz, Datenschutz, Brandschutz, Erste Hilfe und Antidiskriminierung. Je nach Geschäftsfeld kommen Compliance, IT-Sicherheit oder Hygiene hinzu. Prüfen Sie die für Ihr Unternehmen relevanten gesetzlichen Vorgaben.
Sind Arbeitsschutzschulungen Pflicht?
Ja, Arbeitsschutzschulungen sind gesetzlich vorgeschrieben. Das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und die DGUV Vorschrift 1 verpflichten Arbeitgebende zur Unterweisung über Gefährdungen am Arbeitsplatz – vor Tätigkeitsbeginn und danach mindestens jährlich. Bei Änderungen im Arbeitsablauf oder nach Unfällen sind zusätzliche Schulungen erforderlich.
Ist eine Belehrung eine Unterweisung?
Die Begriffe werden oft synonym verwendet, bezeichnen aber unterschiedliche Formate. Eine Unterweisung ist eine arbeitsschutzrechtliche Pflichtschulung über Gefährdungen und Schutzmaßnahmen. Eine Belehrung bezieht sich auf spezifische gesetzliche Vorgaben, etwa die Infektionsschutzbelehrung nach § 43 IfSG für Beschäftigte im Lebensmittelbereich. Beide sind verpflichtend und müssen dokumentiert werden.
Kann ich eine Schulung verweigern?
Nein, Mitarbeitende können die Teilnahme an Pflichtschulungen nicht verweigern. Die Teilnahme gehört zu den arbeitsvertraglichen Pflichten. Bei Verweigerung kann der Arbeitgebende arbeitsrechtliche Maßnahmen ergreifen – von Abmahnungen bis zur Kündigung. Zudem dürfen Mitarbeitende ohne erforderliche Unterweisung bestimmte Tätigkeiten nicht ausführen.
Das könnte Sie auch interessieren
