Rechnungsprüfung, Buchung & Reports mit KI

Grundlagen & Kernprozesse in der Automatisierung des Rechnungswesens

1. Einführung & Architektur

• Warum ist Automatisierung im Rechnungswesen nützlich? Welche Vorteile, Risiken und regulatorischen Anforderungen gibt es?
• Überblick über das Tool Make: Wie funktionieren Trigger (Auslöser), Nodes (Verarbeitungsschritte), Fehlerbehandlung und Wiederholungslogik?
• Verknüpfung von Systeme wie E-Mail (z. B. IMAP/SMTP), Cloud-Speicher (z. B. Google Drive, SharePoint), ERP-Systeme (z. B. DATEV, SAP, Lexware), Zahlungsanbieter (z. B. Stripe, Adyen), Webhooks und APIs (Programmierschnittstellen).

2. Datenaufnahme & Vorverarbeitung

• Nutzung von geeigneten Quellen: E-Mails, Upload-Ordner, Scanner oder Portale für deine Workflows.
• Automatische Auslesung von Rechnungsdaten wie Lieferant, IBAN, USt-ID und Positionen mithilfe von OCR (Optical Character Recognition).
• Integration von Validierungen, z.B. um Pflichtfelder zu prüfen, Summen abzugleichen, IBANs zu checken und Duplikate zu vermeiden.

Workshop 1 «Automatisiertes Erfassen von Eingangsrechnungen» mit Make
Ziel: PDF-Dateien in strukturierte Daten umwandeln und protokollieren.

3. Klassifizierung & Kontierungsvorschlag

• Definieren von Regeln, um Lieferanten automatisch den richtigen Konten (z. B. Konto 3120) zuzuordnen und Logiken basierend auf Stichwörtern anzuwenden.
• Nutzung von KI-Assistenz (optional): Claude/GPT für Heuristiken.

Workshop 2 «Automatische Buchungsvorschläge erstellen»
Ziel: Überführung von Daten in ein ERP-kompatibles Format (z. B. DATEV oder SAP).

4. Datenqualität, Audit & Fehlerbehandlung

• Revisionssichere Protokollierung durch die Dokumentation jeder Transformation mit Zeitstempel und Hash.
• Beheben von Fehlern über Quarantäne-Prozesse und automatische Rückfragen an Lieferanten.
• Überblick durch tägliche Berichte und Warnmeldungen bei Abweichungen.

Automatisierung von Zahlungen, Berichten & regulatorischen Updates

5. Automatisierter Zahlungsabgleich (Payment Matching)

• Eingabe von Kontoauszügen, Zahlungsdienstleister-Exporte.
• Anwendung verschiedener Matching-Strategien: Exakte Übereinstimmung (Betrag und Verwendungszweck), unscharfe Suche (z. B. ähnliche Namen, ±3 Tage) und KI-gestützte Heuristiken.
• Erstellung von Abgleichsvorschlägen, Differenzenlisten und automatischen Mahnprozess-Triggern.

Workshop 3 «Automatisiertes Payment Matching»

Ziel: Automatisierung des Abgleichs von Zahlungseingängen mit offenen Posten.

6. Monatsberichte & tägliche E-Mail-Zusammenfassung

• Automatisierung wichtiger Kennzahlen (KPIs) wie Umsatz, Kosten, Marge und Cashflow.
• Erstellung automatischer HTML- und PDF-Berichte.
• Plane den Versand zeitgesteuert oder auf Abruf, mit Versionierung und Zielgruppensteuerung.

7. Automatisierte Regulatorik- & Börsen-Updates

• Tagesaktuelle Berichte zu rechtlichen und marktrelevanten Entwicklungen als Report verteilen.
• Quellen: Aufsichtsbehörden, Gesetzesportale, Börsen- und Marktnews.

Workshop 4 „Morning Compliance Briefing“
Ziel: Bauen eines End-to-End-Workflow für tägliche Compliance-Updates.

8. Sicherheit, Compliance & Revisionssicherheit

• Wie erstellt man DSGVO-konforme Workflows? Daten minimieren, sicher speichern und Löschkonzepte umsetzen.
• Nutzung von Secrets-Management für API-Schlüssel, Rechteverwaltung und Protokollierung.
• Revisionssichere Dokumentation aller Änderungen mit unveränderlichen Logs und Versionierung.

In unseren Seminaren behandeln wir explizit die datenschutzrechtlichen Anforderungen beim KI-Einsatz im Rechnungswesen. Wir erläutern DSGVO-konforme Deployment-Optionen (EU-Hosting via Azure, AWS Bedrock, etc.), weisen auf Risiken wie Halluzinationen hin und geben konkrete Handlungsempfehlungen für die betriebliche Umsetzung.