Virtuelle Besprechungen: professionell vorbereiten, moderieren & protokollieren

Meeting-Vorbereitung von A-Z

• Von A wie Agenda bis Z wie Zoom-Meetings.
• 10 goldene Regeln für Ihr virtuelles Meeting.
• Teilnehmerverwaltung, Vorlagen, Aufgaben, Dokumente.
• Technische Grundlagen.
• Technische Hilfsmittel (Umfragetools, Whiteboard und virtuelle Pinnwände).
• Formulare für Agenda und Protokoll.
• Dokumentenmanagement.

Virtuelle Meetings versus persönliche Meetings

• Ablenkung und geringere Aufmerksamkeit im virtuellen Raum.
• Gruppendynamische Prozesse, die die virtuelle Zusammenarbeit beeinflussen.
• Souveräner Umgang mit technischen Störungen.

Storytelling: Die Kommunikation im Team „anschubsen“

• Professionell moderieren – darauf sollten Sie achten!
• Arbeitsklima schaffen (Regeln der Zusammenarbeit vereinbaren).
• Aktiv teilnehmen und aktiv motivieren.
• Interaktive Gestaltung und Dauer eines Meetings.
• Gesprächskultur im virtuellen Meeting.

Kollaborationstechniken

• Interaktion fördern - Gruppenräume nutzen.
• Informationen sammeln - Entscheidungen treffen.
• Diskussionen virtuell steuern - Die Assistenz als Co-Moderator:in.
• Koordination: Wer teilt wann welche Inhalte?
• Redebeiträge aufeinander abstimmen, damit Gespräche sich nicht kreuzen.
• Die Mute Funktion: Fluch oder Segen?
• Professionelles Zuhören und Nachfragen - Die Methode des umschreibenden Zuhörens.

Digitale Protokollführung in virtuellen Meetings

• Simultane Protokollführung – Tipps und Tricks.
• Protokolle in OneNote – einfacher geht’s nicht.
• Digitale Lösungen im Überblick.
• Meetingsoftware und Apps.
• Protokollart und -sprache.
• Berechtigungskonzept und Freigabe des Protokolls.
• Protokoll als Entwurf.
• Rechtliche Grundlagen.