Virtuelle Besprechungen: professionell vorbereiten, moderieren & protokollieren

Meeting-Vorbereitung von A-Z

• Von A wie Agenda bis Z wie Zoom-Meetings.
• Regeln für Ihr virtuelles Meeting.
• Das 3G-Konzept für hybride Meetings.
• Teilnehmerverwaltung, Vorlagen, Aufgaben, Dokument - welche Software ist nützlich?
• Technische Ausstattung für virtuelle und hybride Meetings.
• Software Unterstützung in Meetings (Umfragetools, Whiteboard und virtuelle Pinnwände).
• Formulare für Agenda und Protokol - aus OneNote.
• Dokumentenmanagement in Office 365 für Meetings.

Virtuelle Meetings versus persönliche Meetings

• Ablenkung und geringere Aufmerksamkeit im virtuellen Raum.
• Gruppendynamische Prozesse, die die virtuelle Zusammenarbeit beeinflussen.
• Souveräner Umgang mit technischen Störungen.

Die Kommunikation im Team „anschubsen“

• Arbeitsklima schaffen (Regeln der Zusammenarbeit vereinbaren).
• Aktiv teilnehmen.
• Interaktive Gestaltung und Dauer eines Meetings.
• Gesprächskultur im virtuellen Meeting.
• Die Mute-Funktion: Fluch oder Segen?
• Ergebnis- oder lösungsorientierte Kommunikation im Meeting.

Die Rolle der Moderator:in

• Interaktion fördern - Gruppenräume nutzen: ein Meeting ist mehr als ein Vortrag!
• Informationen sammeln - Entscheidungen treffen: wie Entscheidungsfindung gelingt.
• Diskussionen virtuell steuern : die Assistenz als Co-Moderator:in.
• Die "Dramaturgie": Wer tun wann was wozu?

Digitale Protokollführung in virtuellen Meetings

• Simultane Protokollführung – Tipps und Tricks.
• Protokolle in OneNote – einfacher geht’s nicht.
• Protokollart und -sprache - ein Ergebnisprotokoll reicht?
• Freigabe des Protokolls.