Der IT-Einkauf

Einführung

• Aktuelle Trends auf dem IT-Markt.
• IT-Leistungsarten und ihre für den Einkauf relevanten Aspekte.
• Zentral vs. dezentral einkaufen: Chancen und Risiken.
• Wann hat IT-Beschaffung Projektcharakter und was sind die Auswirkungen?
• Vorbereitung und Ablauf von Beschaffungsmaßnahmen.
• Rollen und Zusammenarbeit der beteiligten Parteien: Einkauf, IT, Jurist:innen/Vertragsexpert:innen.

Voraussetzungen für effizienten IT-Einkauf

• Konzentration auf das Wesentliche: Einsatz der ABC-Analyse im IT-Einkauf.
• Methoden zur Stärkung der Einkaufsposition.
• Wie kann IT-Standardisierung als Garant für eine starke Einkaufsposition genutzt werden?
• Serviceorientierung der IT als Grundlage für anforderungsgerechte Leistungsspezifikationen.
• Stete Marktanalyse der IT-Angebotssegmente mit ihren Bieterstrukturen.

Vertragsgestaltung

• IT relevante Vertragsformen (Kauf-, Lizenz-, Dienstleistungs-, Werkverträge etc.).
• Einsatzbereiche, Chancen, Risiken von Rahmenverträgen und Arbeitnehmerüberlassung.
• Eigene versus fremde Vertragsgrundlagen/-muster in typischen Einkaufssituationen.
• Besonderheiten bei Cloud-Services („as-a-Service“-Lösungen).
• Gestaltung des Zusammenspiels mit internen und externen Jurist:innen/Vertragsexpert:innen.

Angebotsanfragen (Request for Proposal: RfP)

• Methoden zur Ermittlung geeigneter Bieter:innen.
• Aufbau und Komponenten der Angebotsanfrage (RfP-Unterlagen).
• Praxistipps zur Schaffung maximaler Konkurrenz für die Bieter:innen.
• Bewährte Tipps zur Gestaltung der Leistungsbeschreibung inkl. Leistungsverzeichnis.
• Berücksichtigung von Sicherheits- und Datenschutzanforderungen (z. B. Geheimhaltungsvereinbarungen).
• Einkaufsseitige Anforderungen an die Leistungsbeschreibung.
• Qualitätssicherung der RfP-Unterlagen: welche Rolle übernimmt der IT-Einkauf?
• Exkurs: Auswahl und Anfrage von Cloud-Services.
• Umgang mit Bieterfragen nach Versand der RfP-Unterlagen.

Anbieterauswahl und Vertragsabschluss

• Bewertung eingehender Angebote.
• Klärung von Sachfragen zu den Angeboten.
• Grundsätzliche Gestaltung von Verhandlungen, Vorgehen in Verhandlungen.
• Handhabung von Letter-of-Intent, Beauftragung und Vertragsabschluss.
• Gestaltung der Dokumentation eines RfP-Verfahrens.

Prozessautomatisierung und e-Procurement

• Digitalisierung im IT-Einkauf: welche Prozesse lassen sich automatisieren?
• Funktion und Einsatzszenarien für elektronische Auktionen und Einkaufsplattformen, dynamische Beschaffungssysteme, Katalogbestellsysteme.

Lieferantenmanagement

• Auswahl, Überwachung und Steuerung von IT-Lieferant:innen.
• Methoden zur und Vorgehen bei der Lieferantenbewertung.
• Einkaufsseitige Gestaltung von Lieferantenbeziehungen.

Einkaufscontrolling zur Steuerung der Einkaufsleistung

• Einsatz von Kennzahlen zur Überwachung der Einkaufsziele.
• Information von Stakeholdern auf Basis der Kennzahlenwerte.
• Gestaltung eines Soll-Ist-Vergleichs und Ableitung von Steuerungsmaßnahmen.