Rechnungsprüfung, Buchung & Reports mit KI

Grundlagen und Kernprozesse in der Automatisierung des Rechnungswesens

1. Einführung und Architektur

• Warum Automatisierung im Rechnungswesen 2026? Vorteile, Risiken und regulatorische Anforderungen.

• E-Rechnungspflicht in Deutschland: Empfangspflicht seit 1.1.2025, Versandpflicht ab 1.1.2027 (>800.000 EUR Jahresumsatz) und ab 1.1.2028 (alle B2B). Formate: XRechnung, ZUGFeRD 2.0.1.

• Make 2026: Trigger, Module, AI Agents (native Module für Claude), Fehlerbehandlung, Wiederholungslogik.

• Make-Pricing: Core, Pro, Teams, Enterprise. Credits-Verbrauch der AI Agents im Vergleich zu klassischen Workflows.

• Verknüpfung von Systemen: E-Mail (IMAP, SMTP), Cloud-Speicher (Google Drive, SharePoint), ERP (DATEV, SAP, Lexware Office, sevDesk), Zahlungsanbieter (Stripe, Adyen), Webhooks und APIs.

2. Datenaufnahme und Vorverarbeitung

• Quellen für Workflows: E-Mails, Upload-Ordner, Scanner, Portale, Peppol-Eingang.

• Automatische Auslesung von Rechnungsdaten (Lieferant, IBAN, USt-ID, Positionen) per OCR und Document AI: Mindee, Klippa, Rossum, Hypatos.

• Validierungen: Pflichtfelder prüfen, Summen abgleichen, IBAN-Check, Duplikate vermeiden.

• Workshop 1: Automatisiertes Erfassen von Eingangsrechnungen mit Make. Ziel: PDF und ZUGFeRD-Dateien in strukturierte Daten überführen und protokollieren.

3. Klassifizierung und Kontierungsvorschlag

• Regeln für Lieferanten zu Konten (zum Beispiel Konto 3120) und stichwortbasierte Logiken.

• KI-Assistenz mit Claude (Opus 4.7 und Sonnet 4.7): Heuristiken für Kontenfindung und Anomalieerkennung.

• Workshop 2: Automatische Buchungsvorschläge erstellen. Ziel: Daten in ein ERP-kompatibles Format (DATEV oder SAP) überführen.

4. Datenqualität, Audit und Fehlerbehandlung

• GoBD-konforme Protokollierung jeder Transformation mit Zeitstempel und Hash.

• Beheben von Fehlern über Quarantäne-Prozesse und automatische Rückfragen an Lieferanten.

• Tagesaktuelle Berichte und Warnmeldungen bei Abweichungen.

Automatisierung von Zahlungen, Berichten und regulatorischen Updates

5. Automatisierter Zahlungsabgleich (Payment Matching)

• Eingaben: Kontoauszüge, Stripe- und Adyen-Exports.

• Matching-Strategien: Exakte Übereinstimmung (Betrag und Verwendungszweck), unscharfe Suche (zum Beispiel +/- 3 Tage) und Claude-gestützte Heuristik.

• Erstellung von Abgleichvorschlägen, Differenzenlisten und automatischen Mahnprozess-Triggern.

• Workshop 3: Automatisiertes Payment Matching. Ziel: Abgleich von Zahlungseingängen mit offenen Posten automatisieren.

6. Monatsberichte und tägliche E-Mail-Zusammenfassung

• Automatisierung wichtiger Kennzahlen: Umsatz, Kosten, Marge, Cashflow.

• Erstellung automatischer HTML- und PDF-Berichte, optional als Claude Artifact.

• Versand zeitgesteuert oder auf Abruf, mit Versionierung und Zielgruppensteuerung.

7. Automatisierte Regulatorik- und Börsen-Updates

• Tagesaktuelle Berichte zu rechtlichen und marktrelevanten Entwicklungen als Report verteilen.

• Quellen: Aufsichtsbehörden, Gesetzesportale, Börsen- und Marktnews.

• Workshop 4: Morning Compliance Briefing. Ziel: Aufbau eines End-to-End-Workflows für tägliche Compliance-Updates mit Claude und Make.

8. Sicherheit, Compliance und Revisionssicherheit

• DSGVO-konforme Workflows: Daten minimieren, sicher speichern und Löschkonzepte umsetzen.

• Secrets-Management für API-Schlüssel, Rechteverwaltung und Protokollierung.

• Revisionssichere Dokumentation aller Änderungen mit unveränderlichen Logs und Versionierung.

• EU AI Act 2026 in der Praxis: AI Literacy seit 2.2.2025, GPAI seit 2.8.2025, Hochrisiko-Annex III bis 2.12.2027.

• EU-Hosting für Claude: Anthropic API mit DPA und AWS Bedrock Frankfurt. Hinweise zu Halluzinationen und Kontrollmechanismen.

• Cowork als Desktop-Werkzeug für das Team: Workflows lokal vorbereiten und kontrolliert in Make überführen.

In unseren Seminaren behandeln wir explizit die datenschutzrechtlichen Anforderungen beim KI-Einsatz im Rechnungswesen. Wir erläutern DSGVO-konforme Deployment-Optionen (EU-Hosting via Azure, AWS Bedrock, etc.), weisen auf Risiken wie Halluzinationen hin und geben konkrete Handlungsempfehlungen für die betriebliche Umsetzung.