Internal control system (ICS) in Payroll Accounting

Aufbau und Implementierung eines internen Kontrollsystems (IKS) in der Entgeltabrechnung

Grundlagen und Anforderungen

• Gesetzliche Grundlagen (GoBD, KonTraG).
• Definition eines internen Kontrollsystems.
• Professioneller Aufbau eines IKS: Das COSO-Rahmenwerk.
• Risikomanagement: von der Risikostrategie bis zum Berichtswesen.

Aufbau und Implementierung

• Prozessmanagement: Standardisierung und Transparenz, Definition der wesentlichen Prozesse.
• IKS-Prüfbereiche: Aufbau, Aufgaben und Ziele.
• Praxisnahe firmenspezifische Gestaltung.
• Risikoprüfung, Standardkontrollen, Fehlermeldungen, Korrekturmaßnahmen, Datensicherheit.
• Erstellung von Termin- und Ablaufplänen sowie einer Prüfmatrix.
• Einrichtung von Plausibilitätsprüfungen.
• Konzeption von DV-gestützten Prüfungs- und Kontrollverfahren.
• Dokumentation und Archivierung.

Prüfung der Entgeltabrechnung im Detail

• Prüfungen und Reports zum Monats- und Jahresabschluss.
• Zentrale/dezentrale Datenerfassung, Schnittstellen und Kommunikation.
• Prozessanalyse und -optimierung.
• Risiken der Brutto-/Nettorechnung erkennen und vermeiden.
• Steuerungsparameter und standardisierte Prüfroutinen in der Entgeltabrechnung.
• Vier-Augen-Prinzip, Funktionstrennung, Erfassungs- und Verarbeitungskontrollen.

Interne Optimierungsparameter nutzen

• Prozesse identifizieren, beschreiben, optimieren und implementieren.
• Verfahrenssicherheit durch einfache Dokumentation im "IKS-Ordner".
• Aufbau und Implementierung eines HR-Cockpits mit EXCEL.
• Personalkennzahlen und Lohnartenanalysen: das Arbeiten mit Dashboards und dynamisierten Auswertungen.
• Einsatz einer Risikomanagementsoftware.
• Die wichtigsten Kontrollfelder im Fokus.
• Berechtigungskonzepte.

Externe Prüfungen

• Lohnsteuer, Sozialversicherung, Revision, Zoll.