Power Apps: Eigene Business-Apps ohne Programmierkenntnisse erstellen

In einer zunehmend digitalisierten Unternehmenswelt stoßen viele Firmen auf ein ähnliches Problem: Sie benötigen den eigenen Wünschen nach programmierten Anwendungen, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Allerdings haben sie nicht die Zeit oder Ressourcen, um klassische Softwareentwicklung zu betreiben. Microsoft Power Apps bietet hierfür eine Lösung. Es handelt sich um eine Low-Code-Entwicklungsplattform, die es Mitarbeitenden ohne tiefgehende Programmierkenntnisse ermöglicht, eigene Apps zu erstellen.

In diesem Beitrag erfährst du, wie Power Apps funktioniert, welche Anwendungsfälle es gibt und wie die Plattform Unternehmen unterstützt. Darüber hinaus lernst du bewährte Praktiken für den Umgang mit Power Apps kennen. So könnt du und dein Team die nächste Anwendung mit Power Apps möglichst effizient und sicher entwickeln.

Was ist Microsoft Power Apps und was kann es leisten?

[DEFINITION][Microsoft Power Apps][Microsoft Power Apps ist Teil der Microsoft Power Platform und ermöglicht die Erstellung von Business-Anwendungen über eine grafische Benutzeroberfläche. Power Apps kommt dabei ganz ohne klassischen Programmiercode aus. Im Kern ist es ein App-Baukasten, mit dem Citizen Developer (technisch bewanderte Fachanwender:innen) per Drag-and-Drop individuelle Anwendungen für Web und Mobile entwickeln können.]

Diese Apps können nahtlos mit verschiedenen Datenquellen und Diensten verbunden werden, insbesondere innerhalb der Microsoft-365-Welt (z.B. SharePoint, Outlook, Excel), aber auch mit Drittsystemen. Es stehen etliche Konnektoren für Power Apps bereit, um Daten aus Systemen wie Salesforce, Dropbox, Google-Services und vielen anderen anzubinden. Für spezielle Anforderungen lassen sich sogar eigene benutzerdefinierte Konnektoren erstellen.

Die ursprüngliche Idee hinter Power Apps war, veraltete oder Prozesse auf Papier digital gestalten zu können. Heute kannst du sowohl einfache Formulare als auch komplexe Geschäftsanwendungen damit realisieren.

Die Power Apps Plattform bietet im Kern zwei verschiedene Komponenten bzw. App-Typen:

• Canvas-Apps: Diese erlauben eine freie Gestaltung der Benutzeroberfläche auf einer Art „Leinwand“ (Canvas = Leinwand). Per Drag-and-Drop können Formulare, Buttons, Bilder und andere Steuerelemente platziert werden. Canvas-Apps eignen sich, um Apps mit attraktivem Design schnell den eigenen Vorstellungen entsprechend zu bauen. Dies ist ideal für spezifische Prozesse, bei denen Design und Flexibilität im Vordergrund stehen. Die sehr intuitive Oberfläche kommt Nutzer:innen ohne Programmiererfahrung dabei sehr entgegen.
• Modellgesteuerte Apps: Diese Variante ist datenzentriert. Man definiert zunächst die Datenmodell-Struktur in Dataverse (z.B. Tabellen und Beziehungen) und Power Apps generiert darauf basierend eine Anwendung mit verschiedenen Ansichten und Formularen. Model-Driven-Apps sind besonders dann sinnvoll, wenn komplexe Datenbeziehungen und Prozesse (Workflows) abgebildet werden sollen. Das kann beispielsweise in Vertriebssystemen oder bei der Verwaltung von Support-Tickets der Fall sein. Sie unterstützen auch Workflows über Microsoft Power Automate nahtlos.

Ergänzend dazu bietet die Plattform den AI Builder (KI-Funktionen) sowie den Copilot-Assistenten. Mit dem AI Builder können Nutzer:innen KI-Modelle (etwa zur Bilderkennung, Vorhersage oder Verarbeitung von Formularen) per Baukasten in ihre Apps integrieren.

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Wie Power Apps zentrale Herausforderungen in Unternehmen löst

Power Apps hilft Unternehmen dabei, digitale Lösungen schnell, flexibel und ohne großen IT-Aufwand umzusetzen. Die Plattform bietet nicht nur Antworten auf typische Herausforderungen. Sie eröffnet neue Möglichkeiten, wie Teams effizienter, kreativer und kostensparender arbeiten können. Die wichtigsten Vorteile sind die folgenden:

• Mit Power Apps Prozesse digitalisieren und automatisieren: Klassische Prozesse wie Genehmigungen, Urlaubsanträge oder Spesenabrechnungen sind oft papierbasiert, langsam und fehleranfällig. Power Apps ersetzt solche Abläufe durch digitale Formulare und automatisierte Workflows. Dank der Verbindung mit Microsoft Power Automate laufen nachgelagerte Prozesse automatisch ab, von der E-Mail-Benachrichtigung bis zur Datenaktualisierung. So werden Prozesse beschleunigt, die Fehlerquote gesenkt und Entscheidungen nachvollziehbar dokumentieren.
• Eigenständig Lösungen ohne Programmierkenntnisse entwickeln: Die intuitive Low-Code-/No-Code-Oberfläche von Power Apps erlaubt es auch Personen ohne IT-Hintergrund, eigene Apps zu erstellen. Fachanwender:innen setzen Ideen aus dem Arbeitsalltag direkt um, ohne auf monatelange IT-Projekte warten zu müssen. Das fördert Innovationskraft und Selbstwirksamkeit in allen Abteilungen. Zudem lassen sich Änderungen jederzeit schnell umsetzen, wodurch Power Apps bestens für dynamische Umfelder geeignet ist.‍
• Zeit- und Kostenvorteile gegenüber herkömmlicher Softwareentwicklung: Durch visuelles App-Design, wieder verwendbare Komponenten und zahlreiche Vorlagen verkürzt sich die Entwicklungszeit deutlich. Unternehmen sparen nicht nur Zeit, sondern auch Geld: Viele Power Apps Funktionen sind bereits in Microsoft-365-Lizenzen enthalten (Premium-Konnektoren, Dataverse u. a. erfordern eigenständige Power Apps/Automate-Lizenzen.)
• Nahtlose Integration von Power Apps in bestehende IT-Landschaften: Power Apps fügt sich ideal in das Microsoft-Ökosystem ein: SharePoint, Excel, Dynamics 365, Microsoft Teams oder Power BI: alle Tools arbeiten Hand in Hand. Die Vielzahl diverser Konnektoren ermöglicht zusätzlich die Anbindung externer Systeme. Das sorgt für durchgängige Datenflüsse und zentrale Informationszugänge. Die plattformübergreifende Nutzbarkeit, vom Desktop bis zum Smartphone, erhöht die Verfügbarkeit und senkt die Entwicklungskosten für mobile Anwendungen.
• Sicherheit, Kontrolle und Zukunftsfähigkeit: Power Apps basiert auf der Microsoft-Plattform und erfüllt deren hohe Sicherheits- und Compliance-Standards. Mit feingranularen Rollen- und Rechtemodellen lassen sich Datenzugriffe exakt steuern. Apps bleiben in der Microsoft-Cloud oder können per Gateway auch on-premises betrieben werden. Darüber hinaus sind moderne Technologien wie KI (z. B. AI Builder oder Copilot) einfach integrierbar. Und dank einer aktiven Community mit Vorlagen, Best Practices und Support gelingt der Einstieg auch ohne Vorkenntnisse.
 

Tipps für die Nutzung von Power Apps

Damit dein Unternehmen den maximalen Nutzen aus Power Apps zieht, lohnt es sich, ein paar Best Practices zu beachten. Die folgenden Empfehlungen haben sich in der Praxis als besonders hilfreich erwiesen, um Power Apps Projekte erfolgreich zu machen:

Anforderungen klar definieren

Beginne jedes Power Apps Projekt mit einer klaren Vorstellung davon, welcher Prozess verbessert werden soll. Investiere genügend Zeit in die Planung der Geschäftsanwendung, bevor du loslegst. Nur wenn das Ziel klar ist, kannst du die App entsprechend ausrichten. Überlege auch frühzeitig, welche Nutzergruppen die App verwenden und welche Anforderungen diese haben. Dieses Vorgehen stellt sicher, dass du wirklich den richtigen Use Case mit Power Apps adressierst.

Beachte dabei: Nicht jede Aufgabe ist sinnvollerweise eine Power App. Manchmal tut es z.B. eine einfache Liste oder ein Teams-Feature. Wenn du aber den passenden Anwendungsfall identifiziert hast, lege messbare Ziele fest (z.B. „Genehmigungsdurchlauf dauert nur noch 2 Tage statt 1 Woche“) und richte die Entwicklung darauf aus.

Klein anfangen und iterativ vorgehen

Starte dein Power Apps Vorhaben idealerweise mit einem überschaubaren Projekt, das aber einen echten Mehrwert liefert. Statt sofort eine äußerst komplexe Anwendung mit allen erdenklichen Features bauen zu wollen, beginnst du besser mit dem Kern des Use Cases. Eine Minimal Viable Product (MVP)-App, die eine Hauptfunktion abdeckt, kann oft in kurzer Zeit entstehen. Ist diese im Einsatz, kannst du erst einmal Feedback sammeln und die App nach und nach erweitern. Auf diese Weise erzielst du mit Power Apps schnelle Erfolge, die im Unternehmen für Motivation sorgen. Die Lernkurve bei den ersten kleinen Apps bereitet dich nebenbei auf größere Projekte vor.

Nutzer:innen frühzeitig befragen

Beziehe von Anfang an die späteren Nutzer:innen der App in den Entwicklungsprozess ein. Das Feedback aus den Fachbereichen ist Gold wert. Es hilft, Anforderungen richtig zu verstehen und die App möglichst benutzerfreundlich zu gestalten. Arbeite z.B. in Workshops oder kurzen Prototyping-Sessions mit Vertreter:innen der Zielgruppe zusammen. So bekommst du schnell ein Gefühl dafür, ob die Bedienung intuitiv ist und ob wichtige Funktionen fehlen. Außerdem steigert diese Einbindung die Akzeptanz: Wenn Mitarbeitende oder Nutzer:innen ihre Ideen wiederfinden und das Gefühl haben, die App mitgestaltet zu haben, nutzen sie sie später viel lieber.

Tipp: Erstelle möglichst früh im Entwicklungsprozess einen klickbaren Prototypen in Power Apps und lasse zukünftigen User:innen diesen ausprobieren. Die Erkenntnisse daraus können direkt in die weitere Verbesserung fließen.

Power Apps Vorlagen und Standards nutzen

Das Rad ständig neu zu erfinden ist nicht nötig. Power Apps stellt bereits viele Templates (Vorlagen) und Bausteine bereit, die du nutzen kannst. Greife auf diese bewährten Komponenten zurück, um Entwicklungszeit zu sparen. Es gibt z.B. fertige Vorlagen für Umfrage-Apps, Besuchererfassung, Meeting-Protokolle u.v.m. Diese kannst du als Ausgangspunkt nehmen und an deine Bedürfnisse anpassen. Der Vorteil: Die grundlegende Struktur und ein ansprechendes Design sind schon vorhanden, basierend auf Best Practices.

Auch wieder verwendbare Komponenten wie Steuerelemente, Bildschirmvorlagen oder Funktionen solltest du dir aufbauen. Wenn etwa mehrere Apps ein ähnliches Formular benötigen, erstelle es einmal so, wie du es benötigst und nutze es immer wieder. Einheitliche Design-Richtlinien (Corporate Design) und Namenskonventionen für deine Apps fördern ebenfalls die Wiederverwendbarkeit und erleichtern die Wartung.

Datenquellen für Power Apps sorgfältig wählen und vorbereiten

Eine Power App ist nur so gut wie die Daten, mit denen sie arbeitet. Über die weiter oben angesprochenen Konnektoren kannst du zwar nahezu jede erdenkliche Datenquelle anbinden. Jedoch solltest du darauf achten, dass diese Quellen gut aufbereitet und gepflegt sind. Vermeide doppelte Datenhaltung und Inkonsistenzen, indem du möglichst auf einen Single Point of Truth zurückgreifst.

Wenn deine App z.B. Kundendaten benötigt, entscheide dich, ob diese aus SharePoint, SQL, Dataverse oder einem anderen System kommen sollen. Mische nicht unnötig viele Quellen für dieselben Daten. Nutze für komplexere Anwendungen nach Möglichkeit Microsoft Dataverse als zentrales Datenfundament. Dataverse bietet relationales Datenbank-Design, Sicherheitsmodelle und ermöglicht modellgetriebene Apps. Das ist bei wachsenden Anforderungen von Vorteil.

Auf Datenschutz und Sicherheit achten

Bei allen Vorteilen der schnellen Entwicklung darf das Thema Datensicherheit nicht vernachlässigt werden. Definiere von Beginn an, wer welche Rechte in der App hat. Power Apps ermöglicht die Zuweisung von Rollen und Berechtigungen, um z.B. festzulegen, wer Datensätze nur lesen oder auch schreiben/ändern darf. Nutze diese Möglichkeiten, um sensible Informationen zu schützen. Prüfe auch, wo die Daten gespeichert werden und ob dies konform zu den Datenschutzrichtlinien in deinem Unternehmen ist. Gerade bei personenbezogenen Daten gelten strenge Anforderungen (Stichwort DSGVO).

Microsoft bietet viele Compliance-Zertifizierungen für die Plattform, dennoch liegt es am Unternehmen, Zugriffskontrollen richtig zu konfigurieren. Eine bewährte Praxis ist zudem, jede App von Anfang an mit einem Audit-Log oder zumindest Nachverfolgbarkeit auszustatten (z.B. Änderungsprotokolle in Dataverse oder Versionshistorien in SharePoint-Listen), um im Bedarfsfall nachvollziehen zu können, wer wann was gemacht hat. Indem du Sicherheit und Datenschutz fest im Entwicklungsprozess via Power Apps verankerst, baust du Vertrauen in die Lösungen auf und minimierst Risiken.

Benutzerfreundlichkeit sicherstellen

Nutzer:innen interagieren nur dann gerne mit einer App, wenn sie einfach zu bedienen und optisch ansprechend ist. Achte deshalb auf ein gutes UX-Design. Halte das Interface übersichtlich. Zeige pro Bildschirm nur die nötigen Informationen und vermeide überfrachtete Masken. Nutze die Möglichkeiten von Power Apps für responsive Gestaltung: Stelle sicher, dass deine App auf allen Geräten (PC, Tablet, Smartphone) eine gute Figur macht. Teste die Anwendung früh auf verschiedenen Bildschirmgrößen, um Layout-Probleme aufzudecken. Power Apps bietet sogenannte Layout-Container und relative Positionierungen, um eine automatische Anpassung an die jeweilige Auflösung zu unterstützen. Greife besser auf diese Funktion zurück anstatt fixe Pixelabstände zu verwenden.

Barrierefreiheit in Power Apps sicherstellen

Sorge dafür, dass die geplante App von jedem bedient werden kann. Verwende z.B. klare Beschriftungen, ausreichend Kontrast und prüfe ggf. die Unterstützung durch Screenreader. Eine benutzerfreundliche, zugängliche App erschließt größere Nutzerkreise und erhöht die Akzeptanz enorm. Denn letztlich entscheidet die User Experience, ob eine Lösung im Alltag tatsächlich genutzt wird oder links liegen bleibt.

Erfolge messen und kommunizieren

Überwache deine Power App, sobald du sie in Betrieb genommen hast. Lege ein paar KPIs fest (z.B. Anzahl eingereichter Anträge pro Woche, Durchlaufzeit, Einsparungen an Arbeitsaufwand) und messe diese regelmäßig. So machst du die Erfolge sichtbar. Nutze die Power-Platform-Admin-Tools oder einfache Excel-Auswertungen, um Nutzungsstatistiken zu erhalten. Verfolge z.B., wie viele Personen die App verwenden und wie die Zufriedenheit ist (eine kurze Umfrage innerhalb der App kann das ermitteln). Der an die Führungsebene berichtete Erfolg ebnet den Weg für weitere Projekte.

Kontinuierlich verbessern und erweitern

Eine Power App ist kein statisches Produkt, sondern sollte sich mit den Anforderungen weiterentwickeln. Plane regelmäßige Updates oder Überprüfungen ein, um die App aktuell und effizient zu halten. Vielleicht tauchen in der Praxis neue Wünsche auf (zusätzliche Felder, neue Berichtsfunktionen), oder Microsoft veröffentlicht neue Features, die nützlich wären. Scheue dich nicht davor, die App nachträglich zu optimieren. Dank der flexiblen Power Apps Plattform kannst du Änderungen meist zeitsparend umsetzen.

Wenn die Nutzerzahl stark steigt oder neue Abteilungen die App verwenden wollen, solltest du sicherstellen, dass die Anwendung skaliert: Das kann bedeuten, eine leistungsfähigere Datenquelle (z.B. Wechsel von Excel zu Dataverse) zu nutzen oder das Berechtigungssystem zu verfeinern.

Regelmäßige Pflege stellt sicher, dass die Apps nicht veralten und immer den bestmöglichen Mehrwert liefern. Auch die Dokumentation solltest du dabei aktuell halten: Was wurde geändert? Welche Funktionen kamen hinzu? etc., damit das Wissen erhalten bleibt (gerade bei mehreren Entwickler:innen oder Übergabe an neue Kolleg:innen ist eine nachvollziehbare Dokumentation unverzichtbar).

Schulungen und Know-how-Aufbau rund um Power Apps

Power Apps ist sehr einsteigerfreundlich. Eigne dir jedoch am besten von Beginn an eine strukturierte Arbeitsweise an, die auf den dargelegten Best Practices beruht. Darüber hinaus zahlt es sich schnell aus, in ein Training für dich oder deine angehenden App-Maker zu investieren, um effizient und fehlerfrei voranzukommen.

Wir können dir folgende praxisnahe Kurse von skill it empfehlen, wenn du deine Fähigkeiten im Bereich MS Power Apps entwickeln oder ausbauen möchtest:

In diesem praxisnahen Kurs erstellst du dein eigenes Datenmodell, deine eigene Canvas-App und einen eigenen Flow, um ein Szenario für ein fiktives Unternehmen zu unterstützen.

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Lerne in diesem Kurs, wie du modellgesteuerter Anwendungen mit Microsoft Power Apps erstellst und verwaltest:

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